Modi per infastidire le parti interessate del progetto

In qualità di project manager, parte del tuo lavoro consiste nell'assicurarti che le parti interessate, ovvero il tuo team di progetto e i principali clienti e fornitori, ottengano ciò di cui hanno bisogno dal progetto. I tuoi stakeholder dovrebbero essere i tuoi campioni chiave. Dovrebbero supportarti, aiutandoti a raggiungere gli obiettivi del progetto e assicurandoti che tutti stiano andando nella stessa direzione.

Ma è facile infastidirli. E quando ciò accade, possono trasformarsi in persone che non vogliono più avere niente a che fare con il tuo progetto. Questo è un grosso rischio per un project manager perché hai bisogno del loro aiuto e supporto per avere successo. Senza il loro contributo, potresti non essere in grado di consegnare il tuo progetto. Ecco alcuni modi per infastidire i tuoi stakeholder del progetto e cosa invece dovresti fare.

Mancata comunicazione

La comunicazione dovrebbe essere circa l'80% di quello che fai come project manager. Quando non comunichi alla tua squadra, ai fornitori o ai clienti cosa sta succedendo, si arrabbieranno rapidamente. Peggio ancora, tendono a colmare le lacune con la loro spiegazione di ciò che sta accadendo, che probabilmente non è accurato e potrebbe essere addirittura dannoso per la reputazione del progetto.

Invece, metti insieme chiare relazioni di progetto. Incontrarli individualmente e in gruppo e tenerli informati in ogni fase del percorso. Metti insieme un piano di comunicazione del progetto ed esegui l'analisi degli stakeholder in modo che tu possa capire chi ha bisogno di sentire cosa e quando hanno bisogno di ascoltarlo.

Non riuscendo a chiedere la loro opinione

La comunicazione è una cosa, ma tende ad essere relativa agli aggiornamenti di stato e al monitoraggio del progetto. Devi fare di più per coinvolgerli nel progetto. Questo può infastidire le persone quando sono l'esperto in materia in una particolare area, e non chiedi il loro contributo su qualcosa che sono altamente qualificati per commentare. I project manager possono cadere nella trappola di credere di dover fare tutto e prendere tutte le decisioni da soli, ma non è affatto così.

Invece, chiedi la loro opinione su come gestire i problemi del progetto man mano che si presentano. Prendi in considerazione le loro opinioni. Non devi fare ciò che suggeriscono, ma aiuta a costruire relazioni se ascolti. Puoi farlo attraverso le riunioni di progetto ed essere disponibile ad ascoltare quando vengono da te con suggerimenti. Se è il tuo team, assicurati di avere un'opportunità adeguata per esprimere le loro opinioni.

Credere nelle tue qualifiche ti darà superpoteri

Essere un PMP® non ti rende il miglior project manager del mondo (anche se potrebbe aiutare un pochino). Tenere un certificato PRINCE2® Practitioner o un APMP o qualsiasi altra designazione di gestione del progetto non ti rende irreprensibile.

Parlare sempre delle tue qualifiche e di come i libri fanno le cose è un modo sicuro per infastidire i tuoi stakeholder. Non vogliono sentire parlare dei tuoi grandi punteggi nell'esame o di come stai applicando la metodologia al loro progetto. In realtà, tutto ciò che vogliono è che il progetto vada bene. A loro non importa molto di come ci si arriva, la maggior parte del tempo.

Non dare per scontato che, poiché hai una qualifica e sai come gestire i rischi, ad esempio, non sarai colto dal rischio del progetto. Succede al meglio di noi. Quindi è meglio essere umili e dedicati, mettendo a frutto le tue abilità in modo pratico senza credere di metterti al di sopra dei tuoi pari.

Le tue qualifiche dovrebbero invece tranquillamente darti la sicurezza di fare il tuo lavoro al meglio delle tue capacità, ma scoprirai che molte persone che lavorano come project manager possiedono certificati. Infatti, molte persone che lavorano in settori specialistici detengono certificati e per molte aziende, le credenziali nella propria area di competenza, che si tratti di architettura, contabilità o gestione del progetto, sono semplicemente un fattore di igiene.

Non aspettarti che i tuoi stakeholder siano impressionati e non ne parli continuamente. Dimostrate le vostre abilità consegnando bene il progetto e mostrando come applicate le conoscenze apprese in classe.

Modifica della scadenza

Quando tutti hanno aderito alle pietre miliari del progetto e sanno cosa sta succedendo quando tutti possono lavorare armoniosamente come una squadra. Quando cambi le scadenze e non lo comunichi a nessuno, è allora che la gente inizia a seccarsi.

Cambiare le date ha un enorme impatto sul lavoro di altre persone. Potrebbero aver prenotato un periodo di ferie attorno al loro lavoro critico sul progetto. Potrebbero aver dovuto recuperare le risorse in altri team perché qualcuno è necessario per il progetto in un determinato momento. Se cambi le date senza comprendere tutto questo background, potresti mettere a rischio il progetto.

Lo sponsor del progetto capirà invece se non è possibile raggiungere i traguardi concordati. Le cose cambiano. Ci sono nuovi elementi aggiunti alla portata del tuo progetto o cose portate fuori. Ma non è il tuo lavoro concordare solo le modifiche alle scadenze. Collaborare con il team di progetto per comprendere l'impatto dei cambiamenti. Quindi proporre una soluzione allo sponsor del progetto, spiegando la logica alla base della modifica delle date.

Assicurati che tutti gli stakeholder siano consapevoli del cambiamento e di come possa influenzare il loro lavoro. Quindi, con il consenso di tutti, apporta la modifica e aggiorna la documentazione del progetto. Non devi mai semplicemente apportare modifiche alle date senza prima far sapere al resto del team.

Sprecando il loro tempo

Le riunioni dovrebbero essere efficienti, ben gestite e un ottimo uso del tempo di tutti. Ma non è sempre così. Molte volte le parti interessate si lamentano di aver perso tempo nelle riunioni. Non c'è stata un'agenda, o la decisione che si aspettavano di fare non è stata presa perché le persone sbagliate erano nella stanza.

Hai anche altre opportunità per perdere tempo: non sono solo incontri. Non ingombrare la posta in arrivo inserendoli in una copia delle e-mail quando non è necessario. Invece, le parti interessate ai progetti hanno un altro lavoro da fare, quindi hanno bisogno di usare il loro tempo con saggezza. Assicurati che le tue riunioni abbiano un ordine del giorno. Pianificali, invita le persone giuste e assicurati di seguirti in seguito.

Invia solo email alle persone interessate. Se hai bisogno di qualcuno, assicurati che capisca perché è importante che loro ne siano consapevoli ed eviti il ​​temuto "rispondi a tutti" il più lontano possibile. Devi solo essere consapevole del fatto che altre persone sono impegnate e che il tuo progetto non è la loro priorità assoluta per tutto il tempo (se è in qualsiasi momento).