3 scenari quando la comunicazione online non è corretta

Ci sono tanti modi in cui comunichiamo online. C'è posta elettronica, messaggi di testo o messaggistica attraverso una delle tante app là fuori che la supportano. Ma l'uso della posta elettronica o della messaggistica non è sempre il modo più efficace per comunicare.

In determinate circostanze, dovresti evitarli. Certo, è facile nascondersi dietro il tuo computer e dire cosa vuoi dire via tastiera. Ma a volte devi uscire nel mondo e usare la tua voce.

Qui ci sono tre situazioni in cui sarebbe meglio se non hai colpito invia.

Evitare di colpire Invia per risolvere i conflitti

Siamo stati tutti parte di un'e-mail o di una stringa di messaggi tra due parti che tentano di risolvere un problema. A volte potresti essere uno dei due partecipanti principali o forse sei semplicemente una delle tante persone che qualcuno si è sentito in dovere di includerti.

Con ogni e-mail o risposta al messaggio, il problema si intensifica. Alla fine, quello che era forse un problema relativamente piccolo è diventato molto più grande. Questo di solito si traduce in un incontro faccia a faccia tra le due parti, nonché un supervisore o manager per risolvere il conflitto.

Invece di utilizzare l'e-mail o la messaggistica per risolvere i conflitti, chiama la persona o pianifica una riunione faccia a faccia. Se sei il destinatario di un'email o un messaggio di qualcun altro che sta tentando di risolvere un problema, resisti alla tentazione di rispondere via email. Prendi il telefono o entra nell'ufficio dell'altra persona e dì: "Ho ricevuto la tua e-mail e ho pensato che sarebbe stato meglio se avessimo discusso questa situazione uno contro uno piuttosto che via email. Hai qualche minuto per parlare?"

Se l'e-mail è la tua unica opzione, non copiare altre persone su di essa. Così facendo intensifica il problema. Se sei destinatario di tale e-mail non premi "Rispondi a tutti". Rispondi semplicemente alla persona che ha inviato l'email. Se rispondi a tutti, la tua risposta dovrebbe dire: "Apprezzo che tu abbia portato questa situazione alla mia attenzione. Ti chiamerò tra un minuto per discutere". Questo avviserà tutti coloro che sono stati copiati che ti stai prendendo cura della situazione uno contro uno.

Evita di colpire Invia quando sei sconvolto

Dopo una situazione o un'interazione sconvolgente, ciò di cui abbiamo bisogno è un periodo di raffreddamento. Email e messaggi non si prestano a questo; è istantaneo per design. Invece, una volta che ti sei calmato, chiama o visita l'individuo per discutere della situazione. Se si è sul lato ricevente di un'e-mail graffiante, evitare l'impulso di rispondere. Datti il ​​tempo di calmarti e poi chiama la persona e chiedi di discutere faccia a faccia.

In futuro, decidi in anticipo che non utilizzerai mai la posta elettronica o la messaggistica quando sei turbato. Rendi questo un patto non negoziabile con te stesso.

Se senti il ​​bisogno di scrivere qualcosa quando sei arrabbiato, scrivi un messaggio a mano. Non inserirlo in e-mail anche se non si intende inviare il messaggio. Non saresti la prima persona a premere per errore "invia" anziché il pulsante "salva".

Evitare di colpire Invia a inviare cattive notizie

A nessuno piace ricevere cattive notizie e riceverlo via email o un messaggio può aggiungere sale alla ferita. Hai mai inviato un cliente via email per dire che il loro ordine è stato ritardato?

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è sì, smetti di usare email o messaggi per comunicare cattive notizie. L'uso di e-mail o di messaggistica per comunicare cattive notizie può inviare il messaggio che non ti interessa o che il problema non è abbastanza importante da meritare la tua attenzione personale. Quando usi l'e-mail o la messaggistica per comunicare cattive notizie, non hai modo di giudicare la reazione della persona. Molto probabilmente, le persone saranno deluse o sconvolte. Se non stai consegnando le notizie di persona, i loro sentimenti di disappunto potrebbero intensificarsi e creare una situazione ancora peggiore.

Infine, quando usi la posta elettronica o la messaggistica in questo scenario, sembri codardo. Clienti, colleghi, capi e amici apprezzano le persone che hanno il coraggio di comunicare cattive notizie di persona.

Se non sei sicuro che il tuo messaggio sia considerato come una cattiva notizia da porsi, "Vorrei ricevere un'email o un messaggio con questo tipo di notizie o preferirei che fosse comunicato di persona?". Quindi agire di conseguenza.

Mentre non c'è dubbio che l'e-mail o la messaggistica è un mezzo di comunicazione rapido ed efficiente, non è sempre appropriato. Segui le linee guida sopra riportate ed evita di usare email o messaggi quando non è opportuno farlo.