Domande frequenti sull'intervista per receptionist e risposte ottimali

In molte organizzazioni, i receptionist sono il volto dell'azienda. Ogni nuovo cliente, richiedente lavoro, dipendente o venditore di terze parti passerà o si presenterà con un addetto alla reception, quindi i datori di lavoro sono desiderosi di trovare qualcuno che sia responsabile, amichevole e calmo.

10 domande tipiche poste in un'intervista al receptionist

Qui troverai le domande più frequenti per gli addetti alla reception, esempi di risposte e suggerimenti su cosa dire durante il colloquio.

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Guarda ora: Come rispondere a 4 domande frequenti sull'intervistato al receptionist

1. Che cosa fai per tenere il passo in un ambiente di lavoro frenetico?

Cosa vogliono sapere: Il tuo intervistatore vuole essere sicuro di poter tenere il passo. Il modo in cui lo fai è probabilmente irrilevante, ma dovresti avere una risposta chiara e sicura pronta.

La cosa numero uno che faccio è mantenere la calma, dal momento che un atteggiamento frenetico e stressato non è utile e non è un buon aspetto di fronte a nessuno staff o clienti. Cerco di triage i compiti, in modo tale che io sia sempre al lavoro per svolgere il compito più importante. Di solito, questo è tutto ciò che riguarda uno dei clienti dell'azienda. Inoltre, tengo una lista corrente di tutto ciò che devo fare, così da non trascurare nessuna responsabilità importante.

2. Come mantieni il tuo programma giornaliero organizzato?

Cosa vogliono sapere: Come organizzi la tua giornata non è proprio il punto. Il punto è dimostrare che siete ben organizzati e completerete tutti i vostri doveri in modo competente e tempestivo.

Comincio ogni giorno facendo una lista di tutto ciò che ho bisogno di realizzare. Controllo il mio calendario per eventuali riunioni o appuntamenti, quindi posso essere consapevole di loro e ottenere copertura sulla reception, se necessario. Nel mio lavoro, la comunicazione è fondamentale, quindi rispondo costantemente al telefono e controllo le mie e-mail per nuove richieste, quindi aggiorno la mia lista di cose da fare con le attività di follow-up di conseguenza.

3. Che ruolo ha un addetto alla reception nella prima impressione di un'organizzazione di un cliente?

Cosa vogliono sapere: Il tuo intervistatore deve essere sicuro di aver compreso la posizione per cui ti stai candidando, ma questa domanda potrebbe anche essere culturale, toccando la tua filosofia di lavoro.

Un addetto alla reception può fare una grande impressione, positiva o negativa, sui clienti. Dato che sono una delle prime persone a vedere i clienti, un'interazione frustrante o scarsa può in realtà rendere la loro opinione negativa sull'azienda o sull'esperienza complessiva che hanno avuto. Per me, è simile a quando l'ospite ti saluta in un ristorante. Se sembrano frenetici o si comportano in modo rude, allora possono sentirsi in un secondo momento come se il tuo cibo non fosse così delizioso. Ecco perché mi assicuro sempre di salutare le persone con un sorriso sul mio viso e mi assicuro che tutti i clienti si sentano come se avessero tutta la mia attenzione.

4. Parlami di un'occasione in cui hai avuto a che fare con un cliente o un cliente arrabbiato, al telefono o di persona. Come hai gestito la situazione?

Cosa vogliono sapere: Questa è una delle numerose domande che potrebbero essere poste su come gestire le condizioni stressanti e difficili. Potresti anche chiederti come hai risposto a un'attività criminale o non etica. Essere onesti. Non esagerare e inoltre non venderti breve.

Come receptionist di un medico, mi occupavo spesso di pazienti frustrati al telefono. Una volta, una donna era così furiosa che il dipartimento di fatturazione non l'aveva richiamata lo stesso giorno, che cominciò a urlarmi al telefono. E 'stato spiacevole! Quello che cerco di fare in queste situazioni è pensare a quanto stressato deve sentirsi la persona a comportarsi in questo modo. Dopo un minuto in cui lei urlò, dissi: "Devi essere davvero frustrato. Puoi dirmi di più su cosa sta succedendo?" Ciò ha aiutato a rallentare la conversazione ea ridurre il suo volume. Ha spiegato l'intera situazione, e l'ho rassicurata sul fatto che la nostra persona incaricata della fatturazione era appena uscita per il giorno e sarebbe stata in contatto. Le ho anche detto che avrei messo un appunto sulla scrivania della persona incaricata della fatturazione, chiedendole di chiamare la donna come prima cosa da fare. Alla fine della telefonata, era molto più calma e si scusò per le sue prime dure parole.

5. Sei disposto a fare gli straordinari?

Cosa vogliono sapere: Se non sei disposto a fare gli straordinari, dillo. Se sei disposto a fare gli straordinari ma solo entro certi limiti, dillo pure. Sì, ci sono aziende in cui non si lavora fuori orario vi costerà il lavoro. Ma assumere un impegno che non puoi mantenere, o metterti in una posizione in cui devi sacrificare il tuo benessere o quello della tua famiglia per il tuo lavoro, non è un'opzione accettabile. Hai bisogno di un lavoro che corrisponda alla tua disponibilità.

Sono a mio agio a fare gli straordinari un paio di volte al mese, purché abbia in anticipo un preavviso di un giorno. Avere un heads-up mi rende più facile riorganizzare i miei piani. In un pizzico, posso anche molto probabilmente fare lo straordinario lo stesso giorno, ma preferirei davvero avere un preavviso di un giorno.

6. Quanti impiegati hanno lavorato nel tuo ultimo ufficio?

Cosa vogliono sapere: L'intervistatore vuole sapere che tipo di ambiente hai lavorato, come si confronta con l'azienda con cui stai intervistando e se ti senti a tuo agio a lavorare in ambienti di lavoro piccoli e / o grandi.

Nel mio ultimo ufficio c'erano cinque impiegati. È abbastanza piccolo da farci sentire un po 'come una famiglia. Sai, tutti sapevano che Martha, nel reparto di fatturazione, aveva bisogno di due tazze di caffè prima di poter fare domande complicate. Prima però, il mio ufficio era abbastanza grande: 60 impiegati. Mi sentivo a mio agio in entrambi gli ambienti, anche se il primo mese nel grande ufficio era un po 'impegnativo dal momento che dovevo capire chi ha fatto cosa e dove indirizzare le chiamate con molte opzioni disponibili.

7. Descrivi i tuoi compiti precedenti come assistente amministrativo, segretario o receptionist.

Cosa vogliono sapere: L'intervistatore vuole esaminare le responsabilità che hai elencato nel tuo curriculum e confermare che si adattino alla posizione che viene offerta. Questa è anche una buona opportunità per espandere i punti evidenziati nella tua esperienza lavorativa.

Come receptionist di ABC Financials, ero la prima persona per i clienti. Ho risposto alla linea telefonica generale, oltre a rispondere ai telefoni per i cinque VP della compagnia. Ero anche incaricato di ricevere pacchi e distribuire la posta, di salutare e scortare clienti e venditori nelle sale riunioni e di tenere il passo con l'indirizzo di posta elettronica generale della società. Avevo anche molte responsabilità amministrative: gestivo i calendari di quei VP, organizzavo i loro viaggi d'affari e aiutavo a creare e perfezionare presentazioni PowerPoint e altri materiali da distribuire agli eventi.

8. Come si stabiliscono le priorità di chiamate, clienti, consegne e altri problemi che devono essere risolti immediatamente?

Cosa vogliono sapere: L'intervistatorevuole sapere quanto sei bravo a fare il multitasking, organizzare il tempo e assegnare priorità alle attività. Questa è anche una buona opportunità per sottolineare come hai affrontato più priorità e spiegato come le hai gestite tutte.

Il multitasking è essenziale quando l'ufficio è occupato. Ogni volta che non è maleducato, cerco di svolgere alcune attività contemporaneamente. Ad esempio, posso rispondere facilmente a una telefonata mentre firmo un pacco dal corriere. Quando il multitasking non è possibile, focalizzo la mia attenzione su clienti e clienti come priorità numero uno. Se necessario, chiederò se possono darmi un minuto per fare un altro compito prima e, se le cose sono veramente impegnate, cerco di chiamare un collega per fornirmi una copertura.

9. Quanto sono forti le tue abilità informatiche?

Cosa vogliono sapere: L'intervistatore vuole che tu confermi quali competenze informatiche hai, se il tuo livello di abilità è compatibile con le aspettative dell'azienda e quali sono i programmi che ritieni più confortevoli. Se possibile, è una buona idea cercare i programmi che l'azienda sta usando prima dell'intervista.

Ho competenze informatiche molto forti. Oltre ad avere familiarità con Microsoft Office, ho anche effettuato degli aggiornamenti al sito Web dell'azienda nel mio ultimo ruolo, quindi mi sento a mio agio anche con WordPress. Quando inizio a utilizzare un nuovo programma o applicazione, di solito trovo che la maggior parte delle mie domande possa essere risolta con una ricerca online, anche se apprezzo molto ricevere un tutorial da un collega.

10. Parlami della tua esperienza nel servizio clienti.

Cosa vogliono sapere: L'intervistatore vuole una panoramica della tua esperienza di servizio al cliente: quanti anni, esempi specifici e quali competenze ti trovi a tuo agio per risolvere i problemi.

Ho lavorato nel servizio clienti da quando ero un adolescente. Il mio primo lavoro è stato lavorare in una libreria, dove ho aiutato i clienti a trovare libri ea volte coperto il registratore di cassa. Durante il college, ho avuto anche un lavoro part-time al dettaglio, questa volta, vendendo vestiti. Poi, come receptionist della ABC Company, ho anche avuto a che fare con i clienti, anche se in questo ruolo non stavo direttamente facendo vendite. Mi sento davvero a mio agio a interagire con i clienti e a risolvere i loro problemi, sia che stiano cercando il libro che stanno cercando o cambiando il loro tempo di incontro con un dirigente.

Suggerimenti per rispondere alle domande del receptionist

I migliori receptionist sono orientati ai dettagli, organizzati e comunicatori eccellenti. Pertanto, i candidati devono presentarsi pronti a rispondere a domande di intervista aperte che valuteranno esperienza, familiarità con gli strumenti, i processi e le competenze sul posto di lavoro, incluso il servizio clienti, il multitasking e la possibilità di effettuare chiamate rapide.

In questo caso, gli intervistatori non cercano necessariamente risposte sì o no. Invece si aspettano che i candidati rispondano con esempi specifici che descrivono come hanno gestito le situazioni passate sul posto di lavoro e pongono domande attentamente studiate sulle priorità, le aspettative, gli obiettivi e le sfide aziendali.

A causa dei crescenti progressi tecnologici sul posto di lavoro, gli addetti alla reception devono anche avere forti capacità tecniche. Dovresti avere esperienza nell'uso di sistemi telefonici e macchine per ufficio come stampanti, copiatrici, scanner e fax (sì, ancora), oltre a applicazioni informatiche come MS Office e software specifici del settore.

7 domande da porre all'intervistatore

Gli intervistatori si aspettano che tu faccia domande. Ecco un elenco di domande che puoi porre durante o alla fine del tuo colloquio:

1. Puoi dirmi di più sulle responsabilità quotidiane per questo lavoro?
2. Quali qualità stai cercando in una persona che vuoi assumere per la compagnia?
3. Quali sono le tue aspettative per questo lavoro e come misuri il successo?
4. Perché l'ultima persona che ha tenuto questo lavoro è partita?
5. A chi è rivolta questa posizione?
6. Quali sono le opportunità per l'avanzamento di carriera con l'azienda?
7. L'azienda offre opportunità di formazione per i dipendenti?

Come ottenere la migliore impressione

Una posizione di receptionist può essere considerata entry-level, ma può anche essere il primo passo verso la scala aziendale. Un potenziale datore di lavoro sarà attratto da una persona sicura e sicura di sé. Spesso sarai la prima persona che i loro clienti o pazienti incontreranno quando entrerai in ufficio per la prima volta.

Assicurati che la tua prima impressione sia la migliore possibile. Ecco come prepararsi per un colloquio. Insieme a un curriculum straordinario, prenditi il ​​tempo di vestire la parte quando intervisti. Se ottieni il lavoro, sarai la persona di prima linea ed è importante mostrare al datore di lavoro la tua immagine professionale.

Se non sei sicuro di cosa indossare per il colloquio, dai un'occhiata a questi suggerimenti su come vestirsi per un colloquio. Se il tuo curriculum e il tuo abbigliamento professionale sono puntuali e sei pronto a rispondere a domande probabili, riuscirai a ottenere la posizione per cui stai intervistando.