Come lo staff delle risorse umane deve pensare ai problemi ogni giorno

La domanda dei dipendenti sembra semplice, diretta e dovrebbe essere facile da rispondere. Destra? Non se il tuo lavoro è in Risorse umane. Anche la domanda dei dipendenti più semplice solleva innumerevoli bandiere rosse per il team delle risorse umane di un datore di lavoro. Ancora una volta, cammini per quella strada a cinque punte. Come soddisfi tutti e cinque i soggetti interessati mentre trattano equamente l'attuale dipendente?

Cosa c'è di meglio per il datore di lavoro? Cosa c'è di meglio per il dipendente? Cosa è legale o richiesto da un'agenzia governativa? Che cosa costituisce il precedente per le decisioni future e il trattamento equo dei dipendenti? Quale decisione ti porterà in tribunale con tutti i costi e gli aggravanti concomitanti?

Non puoi prendere una decisione a meno che la decisione non soddisfi tutte e cinque le parti interessate - in una certa misura. È davvero strano che a volte sia lo stakeholder dipendente a soffrire? Ecco come le risorse umane devono pensare e prendere decisioni per rispondere a una domanda dei dipendenti. Usiamo la modifica di questa politica di viaggio della fiera commerciale dell'azienda come un esempio.

Come l'HR pensa, fa decisioni e risponde a domande

La domanda fornita da un lettore sembrava abbastanza semplice. Un dipendente, che viaggia per affari aziendali a fiere e altri eventi dei clienti, desiderava estendere il proprio tempo nella città dell'evento utilizzando il tempo di vacanza. Nessun problema.

Nessun problema, cioè fino a quando le Risorse umane non lo informarono di come sarebbero state addebitate le giornate per il suo periodo di ferie pagate. Con simpatia per le risorse umane e il dipendente, ecco come una persona delle risorse umane deve pensare e prendere decisioni.

L'impiegato ha viaggiato di domenica ad una fiera. (Nessun problema con questo tempo di viaggio, l'azienda, per politica, che tutti i dipendenti capiscono, non paga il tempo di viaggio del fine settimana per i dipendenti esenti.) L'impiegato ha lavorato dal lunedì al mercoledì alla fiera e voleva iniziare l'uso del giorno di vacanza dopo l'evento.

Va bene, ha detto che il responsabile delle risorse umane, giovedì e venerdì sono giorni di vacanza. No, ho risposto al dipendente, giovedì, normalmente tornerei in azienda; dato che quel giorno sarebbe stato pagato come parte della mia settimana di lavoro normale, non è giusto farmi prendere una giornata di ferie per coprire giovedì. Sei con me?

Il pensiero delle risorse umane e il processo decisionale iniziano a rotolare

Va bene, dice il responsabile delle risorse umane, la cui prima inclinazione è quella di caricare giovedì come giorno di vacanza dal momento che il dipendente non sta, infatti, usando il giorno per tornare in azienda. La persona delle risorse umane, giustamente, non vuole dover prendere decisioni in merito al tempo libero dei dipendenti caso per caso, per i dipendenti che partecipano a eventi sponsorizzati dalla società.

Controllando con un paio di amministratori delegati e un'altra persona delle risorse umane, entrambe le decisioni hanno avuto sostenitori. Se il dipendente dovesse rientrare dalla conferenza mercoledì e lavorare giovedì, il giovedì dovrebbe essere un giorno di vacanza.

Se il giovedì fosse normalmente un giorno di viaggio, sarebbe considerato come un giorno di lavoro, non come un giorno di vacanza. In circostanze normali, sarebbe rientrato comunque e la compagnia non avrebbe dovuto penalizzarlo perché aveva prolungato la sua permanenza in vacanza.

Ma ha scelto di non tornare indietro ma di andare in vacanza, dissero i dissidenti. Questo non è il problema dell'azienda e paghiamo solo il tempo di viaggio se il dipendente utilizza il giorno della settimana per tornare indietro. Dal momento che non paghiamo il tempo di viaggio nei fine settimana e non esiste una giornata di viaggio, i dipendenti devono essere pagati solo se lavorano.

Inoltre, normalmente un dipendente, a meno che non fosse assegnato al teardown dello stand, dovrebbe tornare mercoledì e presentarsi al lavoro giovedì.Poteva fare in modo di arrivare in ritardo con il suo manager se il suo volo aveva gli occhi rossi.

In tal caso, nessuna domanda, giovedì dovrebbe essere addebitato come giorno di vacanza. Ma quale è stata la pratica passata in azienda? Si prevede che i dipendenti tornino mercoledì, se possibile, o il giovedì del normale giorno di viaggio per il ritorno.

La maggior parte dei dipendenti desidera tornare a casa e lavorare il prima possibile. Così, tornano a casa mercoledì se è possibile qualsiasi volo, piuttosto che passare una notte da soli in una strana città senza nulla da fare.

Questa è anche una domanda del settore dei dipendenti privati ​​o pubblici. Se sei un dipendente del settore pubblico, che spesso lavora sotto le condizioni negoziate di un contratto sindacale, ti aspetti tali considerazioni come il pagamento per ogni minuto in cui lavori. Se non si tratta di un compenso diretto, un dipendente del settore pubblico si aspetta un tempo di comp per le ore lavorate e si aspetterebbe di essere pagato per viaggiare anche nel fine settimana.

Questo modo di pensare è un anatema per un datore di lavoro del settore privato che si aspetta dipendenti esenti per portare a termine il lavoro e raggiungere gli obiettivi. In effetti, pensare come un dipendente orario ostacolerà la tua carriera e renderti meno stimato come dipendente. Ecco alcune prime riflessioni sulla compensazione dei dipendenti per il tempo di viaggio.

Se il dipendente è un dipendente orario o non esente, i datori di lavoro devono tenere conto del tempo di viaggio pagato, oltre alle ore lavorate alla fiera. Quando un dipendente è ammissibile per il tempo eccessivo, queste norme si applicano anche sulla strada.

(Questa è una delle teorie sul perché ai dipendenti non esenti viene così raramente chiesto di viaggiare per eventi e formazione dei clienti. Le norme governative rendono la loro partecipazione a costo proibitivo - o almeno - una sofferenza dietro per giustificare e pagare dai datori di lavoro., poiché queste regole possono inibire l'utilizzo e la crescita della carriera dei dipendenti orari, le simpatie delle risorse umane sono con i datori di lavoro.)

Considerazioni sulla decisione delle risorse umane in merito alla politica delle fiere commerciali

Il prossimo problema che HR deve prendere in considerazione, in questo caso, è che molti dipendenti viaggiano frequentemente per fiere commerciali e altri eventi aziendali. Una decisione presa, in questo caso, ha ramificazioni di vasta portata per il datore di lavoro e decisioni su altre richieste di dipendenti in futuro.

Le risorse umane vogliono veramente prendere queste decisioni caso per caso? A che punto inizia il lavoro e le vacanze? Quando la fiera finisce alle 16:00 di mercoledì?

Quando parte l'ultimo aereo parte per la città natale del dipendente mercoledì sera? E se mercoledì non ci fosse un aereo? Quanta documentazione e ricerca le risorse umane dovranno richiedere in futuro agli altri dipendenti per garantire che le decisioni in materia di assestamento dell'azienda siano coerenti ed eque?

A un certo punto, l'HR deve determinare che una decisione a favore di consentire a questo impiegato di utilizzare Giovedi come giorno di vacanza abbia troppe conseguenze per richieste simili in futuro. Il dipendente si sentirà comprensibilmente infelice.

Ma nessuno nelle risorse umane, che conosco, vuole passare il proprio tempo di lavoro come poliziotto responsabile delle risorse umane. L'impiegato sta scegliendo di non tornare indietro nel tempo pagato; può tornare indietro se vuole la sua paga, e poi andare in vacanza. Qualsiasi altra decisione si apre in modo troppo grande di una lattina di vermi.

Un ultimo pensiero per la persona delle risorse umane riguarda il modo in cui i dipendenti sono stati trattati in passato. I dipendenti viaggiano generalmente il mercoledì sera o il giovedì? Se giovedì, dovrebbero presentarsi in ufficio? Se mercoledì sera, quanti giovedì avrebbero dovuto lavorare?

Se nel normale corso degli affari, sarebbe tornato mercoledì sera, poi giovedì dovrebbe essere considerato come ferie. Se nel corso della normale attività commerciale, viaggerà giovedì, ma dovrebbe anche presentarsi sul posto di lavoro giovedì, poi giovedì dovrebbe essere addebitato come giorno di ferie.

Ah, è la prima volta che hai mai incontrato questa domanda? Grande. Hai la possibilità di impostare il precedente e stabilire le politiche e le pratiche di viaggio della tua azienda.

Probabilmente arriverai anche ad aggiungere la tua decisione al manuale del dipendente, in modo che tutti i dipendenti conoscano la situazione del terreno per guidare il loro processo decisionale in futuro.

HR raggiunge una soluzione

Che ne dici di questo per una soluzione alla domanda attuale? In che modo l'azienda ha gestito il viaggio dei dipendenti per le fiere e gli eventi dei clienti in passato? I dipendenti tornano indietro quella notte e lavorano il giorno successivo o l'azienda dà loro il margine di manovra e li lascia tornare indietro il giorno dopo l'evento e si presenterà al lavoro il giorno successivo?

Determina cosa ha governato la gestione di queste pratiche in passato, secondo molti dei tuoi dirigenti che sono responsabili per i dipendenti che partecipano agli eventi rivolti ai clienti. Le pratiche passate determineranno l'uso di un giorno di ferie, o meno, per l'assenza di giovedì.

Che cosa succede se si scopre, come è probabile, che le pratiche sono state incoerenti a tutti i livelli e non esiste una chiara prassi precedente? Disegna la linea nella sabbia. Dì al dipendente che sta chiedendo, che non aveva regole per guidarlo, che può usare un giorno di ferie per giovedì. Poi:

• Sviluppa la tua politica,
• Aggiungi la politica al manuale del dipendente,
• Formare i dipendenti che viaggiano sulla politica rivista,
• Fai sapere ai dirigenti che la discrezione della direzione non guiderà più le decisioni di viaggio dei dipendenti perché le decisioni non sono state coerenti e corrette, e
• Utilizza la nuova politica per prendere decisioni coerenti ed eque in futuro.

Linguaggio di politica dei viaggi per il futuro

In un'azienda in cui i dipendenti viaggiano spesso per lavoro e, soprattutto, se il gruppo di dipendenti è grande, sarebbe un incubo per l'azienda prendere decisioni caso per caso e la società non potrebbe mai essere equa su tutta la linea. I requisiti di documentazione per i dipendenti aggiungono un onere inutile.

Nitpicking con buoni dipendenti che contribuiscono al monitoraggio dei minuti è offensivo e umiliante, per il manager, le risorse umane e il dipendente. E, sconfigge il tuo scopo di fidarsi dei dipendenti, trattare dipendenti come adulti e aspettarsi che i dipendenti prendano decisioni responsabili all'interno delle linee guida stabilite.

Quindi, a seconda delle esigenze della tua azienda, ecco la politica raccomandata come parte della tua politica generale di viaggio. (Avete un sacco di decisioni aggiuntive per una politica globale.)

E, a proposito, se hai solo un paio di dipendenti che viaggiano? Ignora tutto questo pensiero delle risorse umane e processo decisionale. Duh! I manager possono prendere decisioni sulla contabilità temporale caso per caso.

Viaggi da e per eventi sponsorizzati dalla compagnia:

In (nome dell'azienda), i dipendenti viaggiano spesso per lavoro. I dipendenti partecipano a riunioni di formazione o ad associazioni professionali, visitano venditori e concorrenti, incontrano clienti, partecipano a fiere e altri eventi di interazione con i clienti, per citarne solo alcuni esempi. Poiché questi eventi sono spesso organizzati in luoghi desiderabili, i dipendenti spesso chiedono di utilizzare la loro presa di forza o il tempo di ferie per prolungare la loro permanenza nel luogo dell'evento.

In questi casi, l'azienda è responsabile per il costo del viaggio dei dipendenti, compresi aerei, taxi, bus aeroportuali e trasporti necessari dal giorno in cui il dipendente viaggia fino all'evento fino a quando il dipendente completa l'attività dell'azienda durante l'evento. Il dipendente deve contabilizzare per ogni giorno feriale supplementare ritirato dal lavoro successivo all'evento come tempo di ferie pagate, tempo PTO o congedo non retribuito con permesso di gestione.

Tutti i costi sostenuti dal dipendente o dai compagni di viaggio per viaggi, vitto, alloggio, trasporto e così via, durante il periodo di pausa, devono essere pagati dal dipendente. La parte del biglietto aereo, acquistata dalla società per il ritorno del dipendente dopo la partecipazione all'evento, o contabilizzata per il chilometraggio, normalmente pagata per il ritorno dell'impiegato da parte dell'azienda, può essere utilizzata per il ritorno a casa del dipendente.

La società non pagherà spese aggiuntive. Il dipendente deve tenere conto di ogni giornata decollata seguendo l'evento sponsorizzato dalla società.

Sì, questa è una lunga risposta alla domanda del dipendente sull'uso del tempo di ferie per prolungare il suo viaggio negli eventi aziendali. Ma, è un buon esempio di tutti i fattori che le risorse umane devono considerare nel pensiero delle risorse umane e nel processo decisionale. Non è divertente per le risorse umane, ma è necessario il pensiero delle risorse umane e il processo decisionale per soddisfare le esigenze dei cinque stakeholder aziendali.

Non ti piace il gergo delle risorse umane? Inizia con la parola: incentivare.