Pianificazione per la conversazione sul posto di lavoro difficile

Ogni leader e manager ad ogni livello ha uno sporco piccolo segreto che si sta nascondendo attivamente.

Sì, la verità nuda è che tutti evitano attivamente di condurre una conversazione difficile. Questo probabilmente include te. Abbiamo imparato nel modo più duro che nessuno vince quando il leader ritarda di affrontare un argomento difficile.

Sia che tu sia il supervisore di prima linea che ha ricevuto reclami (che hai convalidato) che Bob potrebbe voler cambiare o utilizzare il deodorante, oppure, sei l'amministratore delegato che sta ritardando di fronte alla realtà che la sua stella di noleggio è in fiamme, c'è una dura conversazione che prende in affitto lo spazio nella tua mente da qualche parte. È tempo di liberare lo spazio e ridurre l'ansia pre-conversazione con una preparazione adeguata.

Suggerimenti per pianificare una conversazione difficile produttiva

Inizia la tua pianificazione concentrandoti sui vantaggi di condurre questa conversazione in ritardo

Nelle situazioni più gravi, lo stato di salute della tua squadra, della tua azienda e persino della tua reputazione è influenzato negativamente dai tuoi sforzi di stallo. Affrontando e conducendo la conversazione, si eliminerà efficacemente un ostacolo, risolvendo un problema di vecchia data e / o consentendo a qualcuno o qualche gruppo di rafforzarsi nella sua ricerca del successo. E sì, libererai lo spazio che questo evento futuro che ti angosciosa ha affittato nella tua mente.

Valutare la situazione e la direzione desiderata per la discussione

Chiediti: che tipo di situazione abbiamo a che fare qui? Pensare attraverso la situazione e concentrarsi sull'individuazione dell'approccio o risultato più probabile. È utile per alcuni manager classificare la situazione prima di condurre la discussione. Sebbene non esista una categorizzazione universale, la struttura di coach, treno, consulente o empower è un utile punto di partenza.

Alcune situazioni meritano il coaching, dove incoraggiate, offrite feedback e sfidate l'individuo ad adattarsi o ad adattarsi tramite la pratica.

Altre situazioni sono esempi chiari di dove le competenze sono il problema. In questo caso, la formazione è un approccio praticabile seguito da osservazione e coaching.

In alcune situazioni, la regolazione del comportamento è essenziale per sicurezza, prestazioni accettabili o produttività più ampia. L'impiegato cronicamente in ritardo mette a repentaglio le prestazioni del gruppo. L'impiegato caustico mette a repentaglio la salute della squadra. Queste situazioni devono essere complete di implicazioni. Faccio riferimento a questi eufemisticamente come "conversazioni di consulenza".

Nelle situazioni in cui un individuo dimostra competenza o padronanza, la situazione richiede il potere di fare di più. Mentre una situazione positiva, molte persone sono a proprio agio nel sentirsi a proprio agio e sarete sfidati a guidarli verso nuove aree e sfide.

Concentrarsi sull'identificazione del problema comportamentale di base

Lo scopo di una discussione di feedback o di coaching è supportare il cambiamento o il rafforzamento del comportamento. L'atteggiamento non è un comportamento. Qual è il comportamento principale che tu e altri avete osservato che sta influenzando le prestazioni? Sii specifico.

Collegare il comportamento al business, non alla persona. Resisti a incriminare la persona cronicamente in ritardo come pigra o irresponsabile. Concentrarsi sull'impatto che il ritardo ha sulla capacità della squadra o della funzione o dell'individuo di completare con successo il proprio lavoro. Allo stesso modo, il noleggio star del CEO potrebbe essere indeciso su talenti chiave o questioni strategiche. Concentrati sull'impatto che la mancanza di una decisione tempestiva ha sulle prestazioni aziendali.

Per esempio:

John, sei in ritardo per il tuo turno 3 volte in due settimane. Quando sei in ritardo, i membri del tuo team devono coprire la tua zona e la loro allo stesso tempo. Aggiunge stress al gruppo, aumenta gli errori e mette a repentaglio la qualità del nostro servizio ai nostri clienti.

Cheryl, ti sei soffermato su due decisioni chiave per il mese scorso. La mancanza di decisioni su questi temi sta spingendo il nostro calendario. Come sapete, stiamo recuperando terreno con i nostri concorrenti in queste aree e i ritardi da parte nostra incideranno direttamente sui nostri risultati migliori e finali il prossimo anno.

Pianifica e pratica la frase di apertura

In dozzine di workshop che aiutano le persone a imparare come affrontare con successo discussioni difficili, l'attività di creazione e pratica della frase di apertura viene costantemente identificata come il singolo passo più importante in un processo di successo. Prenditi il ​​tempo di scrivere i problemi e i comportamenti, forma e inquadratura e poi pratica la tua frase di apertura. C'è un alto grado di correlazione tra inchiodare l'apripista e condurre una conversazione efficace e costruttiva.

Pianifica e pratica la tua frase di apertura fino a quando non è confortevole.

Pianificare la destinazione finale di questa conversazione iniziale

Hai già valutato la situazione (coaching, training, counseling, empowering). Il tuo obiettivo è ottenere un accordo (ideale) o la conformità (in circostanze di consulenza) a sostegno del rafforzamento o del cambiamento del comportamento. Mentre conduci la discussione sia sull'arte che sulla scienza e un argomento per un post successivo, dovresti pianificare come introdurre i passi successivi desiderati. In alcuni casi, sarà un dialogo e in altri casi un mandato.

Scopri dove vuoi che la conversazione finisca prima di iniziare la conversazione.

Pianificare un orizzonte temporale ragionevole e adeguato

Conoscere ed essere preparati ad articolare se è necessario un cambiamento di comportamento immediatamente o, se deve essere osservato nel tempo e tramite coaching e feedback regolari. La conversazione non è la fine del processo e coloro che padroneggiano conversazioni difficili hanno un'idea chiara di un orizzonte temporale in cui i cambiamenti giusti avranno luogo.

The Bottom-Line for Now

Leader efficaci e grandi manager capiscono l'importanza e l'urgenza di conversazioni difficili. E mentre la nostra tendenza potrebbe essere quella di bloccarli o di evitarli del tutto, questo approccio è dannoso per tutti. Il primo passo per affrontare le conversazioni difficili in ritardo è meglio spendere come sessione di pianificazione. Misura due volte, taglia una volta. E sì, sappiamo tutti che una pianificazione preventiva impedisce prestazioni particolarmente scarse.