La definizione e il monitoraggio della presenza sul posto di lavoro

Monitorare la presenza dei tuoi dipendenti è importante per il profitto della tua azienda. La partecipazione è definita, abbastanza semplicemente, come presentarsi al lavoro, ma come si può tenere traccia delle presenze di ogni dipendente? Anche se può sembrare un compito scoraggiante, è piuttosto semplice se si implementa una politica ben definita e un sistema di tracciamento.

Per quanto riguarda i dipendenti orari o non esenti, un sistema di presenza definisce chiaramente quando i dipendenti devono presentarsi al lavoro. Ciò è particolarmente importante per i dipendenti non esenti che svolgono frequentemente lavori che richiedono che un'altra persona sia presente per servire i clienti.

È anche importante per i dipendenti che fanno parte di un processo automatizzato che richiede che un lavoratore sia presente in ogni postazione al fine di produrre un particolare prodotto o servizio. In generale, le politiche di presenza esistono a causa di questi tipi di lavoratori. Non esistono per il bene degli impiegati esenti. La frequenza viene anche utilizzata per definire il numero di persone presenti in un determinato giorno e più frequentemente si riferisce a dipendenti che vengono pagati ogni ora.

Presente al lavoro e al reparto risorse umane

Si parla anche di presenza "presente al lavoro" o "presenteismo". Ad esempio, un reparto risorse umane può prendere appunti nel file del personale di un dipendente o nella valutazione di un'impresa sulle sue sfide o obiettivi sul posto di lavoro.

Esempi di note "presentismo" conservate da HR includono:

• Rob aveva uno splendido record di presenze sul lavoro; raramente ha mancato una giornata di lavoro.
• Mary ha una sfida con la frequenza e arriva in ritardo al lavoro almeno due giorni alla settimana.
• La frequenza al primo turno era in media del 75% solo il lunedì, perché i dipendenti si stavano riprendendo dal divertimento del fine settimana.
• Ottenere dipendenti qualificati che vogliano lavorare un secondo turno con una buona presenza è impegnativo. I dipendenti preferiscono lavorare giorni anziché notti di lavoro o preferiscono lavorare il turno di mezzanotte in modo da avere i loro giorni liberi. I secondi turni riducono il tempo libero dei dipendenti sia nei giorni che nelle notti.

Che cos'è una politica di partecipazione?

In poche parole, una politica di presenza fornisce le linee guida e le aspettative per la partecipazione dei dipendenti al lavoro, come definito, scritto, diffuso e implementato da un'organizzazione.

Le politiche di frequenza sono più frequenti per i dipendenti orari o non esenti per i quali un'organizzazione deve generalmente tenere traccia delle ore e pagare per gli straordinari che superano le 40 ore settimanali.

La tenuta dei registri sul tempo di lavoro è richiesta dalla Fair Labor Standards Act (FLSA) che regola il pagamento degli straordinari.

Inoltre, i dipendenti per i quali viene monitorata la presenza spesso svolgono lavori che dipendono da altri dipendenti presenti. Tali lavori includono il lavoro in linea di produzione in un impianto di produzione.

Una politica di frequenza è talvolta utilizzata in modo intercambiabile con una politica di assenteismo. Tuttavia, una politica di frequenza è molto più strettamente definita e limitata alla frequenza, al contrario delle politiche di assenteismo che trattano questioni di gestione dell'assenteismo.

Un sistema di presenze senza errori di esempio

Un sistema No-Fault Point è un esempio di una politica di frequenza effettiva. L'obiettivo di questo sistema è quello di premiare la buona presenza ed eliminare l'impiego di persone con un numero ridotto di presenze. Poiché utilizza un sistema a punti e non scusa le assenze, lascia manager e supervisori fuori dal ruolo di giudice e giuria. È un sistema oggettivo che attribuisce responsabilità e responsabilità per la frequenza alle spalle del dipendente, che è dove dovrebbe essere.

In un sistema di presenza senza errori, le assenze possono essere registrate utilizzando questo sistema:

• Ogni assenza = 1 punto (senza occorrenze di più giorni)
• Ogni late-in (tardivo) o early-out = 1/2 punto
• Ogni no-show per lavoro = 2 punti
• Ogni ritorno senza chiamata precedente = 1 punto
• Ogni trimestre senza assenze elimina tutti i punti e premia il dipendente con un giorno di riposo retribuito.
• Ogni dipendente inizia fresco, senza punti, ogni anno.

L'azione disciplinare progressiva accompagna un sistema di presenza senza colpa. Se un dipendente guadagna una certa quantità di punti, riceve un avvertimento che peggiora progressivamente. Un sistema come questo consente al datore di lavoro e al dipendente di sapere esattamente quali saranno le conseguenze per la scarsa partecipazione.

• 7 punti = avvertimento verbale
• 8 punti = avvertimento scritto
• 9 punti = 3 giorni di sospensione
• 10 punti = termine

È importante portare i dipendenti in linea con una politica dettagliata sulla partecipazione che includa premi e penalità per la frequenza oraria dei dipendenti.