Elenco ed esempi di competenze clericali

Il lavoro d'ufficio assicura che un ufficio funzioni senza intoppi. Implica le attività amministrative quotidiane di un ufficio, come rispondere a telefoni, pianificare appuntamenti, inviare fax e archiviare documenti.

Le abilità amministrative / amministrative sono utili per quasi tutti coloro che lavorano in un ufficio. La maggior parte dei dipendenti deve fare almeno un lavoro di ufficio, quindi queste competenze possono tornare utili indipendentemente dal titolo di lavoro ufficiale. Gli impiegati di ufficio e i segretari devono avere competenze clericali particolarmente forti. I dipendenti in queste posizioni svolgono la maggior parte delle attività quotidiane di un ufficio.

Tipi di lavori d'ufficio

Mentre alcune persone usano questi titoli di lavoro in modo intercambiabile, impiegati e segretari sono diversi dagli assistenti amministrativi. Gli assistenti amministrativi spesso hanno bisogno di una laurea e hanno maggiori responsabilità, tra cui progetti di punta e talvolta anche la gestione di squadre.

Al contrario, gli impiegati e i segretari in genere non hanno bisogno di un'educazione estensiva oltre il diploma di scuola superiore (anche se ci sono programmi di istruzione superiore che si concentrano sul lavoro clericale e di segreteria). Gestiscono le operazioni quotidiane di un ufficio, ma generalmente non hanno responsabilità manageriali.

Impiegati e segretari lavorano in una varietà di settori, tra cui finanza, economia, medicina, governo, legge e altro.Alcune di queste posizioni richiedono competenze specifiche. Tuttavia, ci sono abilità di base che sono necessarie per quasi tutte le posizioni di assistente amministrativo e amministrativo.

Leggi di seguito per un elenco di abilità di segreteria che i datori di lavoro cercano nei candidati per l'impiego. È incluso un elenco dettagliato delle cinque più importanti abilità del clero, nonché elenchi supplementari di competenze amministrative correlate.

Come usare le liste delle abilità

Puoi utilizzare questi elenchi di competenze durante la tua ricerca di lavoro. È importante utilizzare diverse di queste parole di abilità nel curriculum. I datori di lavoro utilizzano sempre più i sistemi di tracciamento dei candidati per classificare e "valutare" i curricula che ricevono. Questi sistemi sono programmati per cercare parole chiave specifiche e pertanto i curricula che li incorporano saranno più probabilmente selezionati per ulteriori analisi assumendo i manager durante il loro secondo ciclo di considerazione.

In secondo luogo, puoi utilizzare queste parole chiave nella tua lettera di presentazione. Nel corpo della tua lettera, prova a menzionarne una o due e fornisci un esempio specifico di quando le hai dimostrate al lavoro.

Infine, puoi usare queste parole di abilità in un'intervista. Assicurati di avere almeno un esempio per volta in cui hai dimostrato le cinque migliori abilità elencate qui.

Naturalmente, ogni lavoro richiederà competenze ed esperienze diverse, quindi assicurati di leggere attentamente la descrizione del lavoro e di concentrarti sulle abilità elencate dal datore di lavoro.

Inoltre, rivedi le nostre altre liste di abilità elencate per mestiere e per tipo di abilità.

Abilità clericali migliori

Attenzione ai dettagli

Il lavoro d'ufficio implica prestare attenzione ai dettagli quotidiani di un ufficio, cose che altre persone potrebbero ignorare, come rispondere e tenere traccia delle e-mail, tenere traccia degli appuntamenti e altro. Un impiegato o un segretario deve essere in grado di concentrarsi su questi dettagli e non lasciare che qualcosa scivoli attraverso le fessure.

• Analitico
• Fare accordi di viaggio
• Definizione delle priorità
• Problem solving
• Ragionamento
• Tenuta dei registri
• Programmazione degli appuntamenti
• Digitando

Comunicazione

Gli impiegati devono avere forti capacità di comunicazione scritta e orale. In genere rispondono ai telefoni, scrivono promemoria, inviano email e salutano clienti e clienti.

Pertanto, devono essere in grado di parlare e scrivere in modo chiaro ed efficace. Devono trasmettere le informazioni in modo facile da capire.

• Rispondere ai telefoni
• Comunicazione
• Corrispondenza
• Assistenza clienti
• E-mail
• Invio di fax
• Reception
• Abilità linguistiche
• Ascoltando
• Comunicazione orale
• Correzione di bozze
• scrittura

Competenze informatiche

In questo giorno ed età, le competenze informatiche sono fondamentali per qualsiasi lavoro d'ufficio. Gli impiegati e i segretari devono essere dattilografi veloci e precisi. In genere, inoltre, sono tenuti a eseguire alcune immissioni di dati, pertanto dovrebbero avere familiarità con Excel e altri software di registrazione dei dati. Dovrebbero anche avere familiarità con altri software Microsoft Office, come Word e PowerPoint. Qualsiasi altra competenza informatica, come la capacità di progettare o modificare pagine Web, sarebbe considerata un grande vantaggio.

• Inserimento dati
• Gestione dati
• Fluidità del database
• Desktop publishing
• Microsoft Office
• Macchine da ufficio
• Elaborazione di testi

numeracy

Gran parte del lavoro clericale implica la matematica. Alcuni impiegati sono incaricati, in una certa misura, di contabilità e / o contabilità per un'azienda. Richiede abilità di calcolo. La capacità di calcolare rapidamente le somme è una qualità positiva in un impiegato o segretario.

• Contabilità
• Precisione
• Fatturazione
• Contabilità
• budgeting
• Spese
• Fogli di calcolo
• Tecnologia

Organizzazione

I cancellieri e i segretari devono essere organizzati. Hanno il compito di assicurarsi che l'ufficio funzioni senza intoppi. Si tratta di tenere traccia del programma del datore di lavoro, rispondere alle e-mail e alle telefonate e mantenere i file. Tutto ciò richiede molta abilità organizzativa.

• Il processo decisionale
• Consegna di posta
• Efficiente
• limatura
• Gestione
• Multitasking
• svista
• Fotocopie e fascicolazione
• Pianificazione
• Ordinamento
• Gestione del tempo

Soft Skills

Oltre a queste cinque migliori abilità del clero, i migliori impiegati d'ufficio possiedono anche competenze trasversali che sono spesso tratti innati della personalità piuttosto che competenze acquisite. Questi includono forti abilità interpersonali, lavoro di squadra, flessibilità, affidabilità, creatività, adattabilità e creatività. Sono caratteristiche essenziali per i dirigenti d'ufficio, i receptionist, gli assistenti personali, gli assistenti d'ufficio e gli assistenti esecutivi.