Come sviluppare un'agenda di riunione efficace

L'agenda di una riunione è un elenco di elementi che i partecipanti sperano di realizzare durante una riunione. L'agenda dovrebbe essere distribuita prima di una riunione, con almeno 24 ore di anticipo in modo che i partecipanti abbiano l'opportunità di prepararsi per l'incontro. Preferibilmente, se possibile, l'agenda dovrebbe essere disponibile diversi giorni prima della riunione.

Sviluppare un programma di incontri

Innanzitutto, identifica se sono necessari altri dipendenti per aiutarti a pianificare la riunione. Quindi, decidi ciò che speri di realizzare tenendo la riunione e stabilisci gli obiettivi realizzabili per il tuo incontro. Gli obiettivi che stabilirai stabiliranno il quadro per un piano di riunione efficace. Assicurati di non aver pianificato più di quanto sia ragionevolmente realizzabile entro i tempi della riunione.

Come ha detto Stephen Covey nelle "7 abitudini di persone altamente efficaci", "Inizia con la fine in mente". Lo scopo della riunione determinerà l'obiettivo della riunione, l'agenda della riunione e i partecipanti alla riunione.

Quindi, considera quanto tempo ti aspetti di aver bisogno per ciascun elemento dell'ordine del giorno. Se l'incontro ha una durata di un'ora e hai cinque punti all'ordine del giorno, questo ti dà un'idea generale dei tempi con i quali stai lavorando. Ciò non significa che ogni elemento dell'ordine del giorno deve essere esattamente 12 minuti, ma i cinque combinati, ovviamente, non possono avere una durata media superiore a quella.

Decisioni da fare

Dopo aver determinato il tuo obiettivo generale, tu o il tuo team dovete prendere determinate decisioni. Oltre allo scopo o all'obiettivo dell'incontro, includi anche la tua agenda:

• Una data, l'ora e il luogo dell'incontro
• I partecipanti avevano bisogno dell'incontro
• Articoli per la discussione
• La quantità di tempo che anticipi il gruppo dovrà discutere ogni articolo
• Pre-lavoro per la riunione. Ciò includerà qualsiasi lettura, documentazione, dati, verbali di riunione da una riunione precedente o qualsiasi altra preparazione che renderà il vostro incontro effettivo di successo. I documenti pertinenti devono essere allegati all'avviso di convocazione e all'ordine del giorno quando li distribuisci ai partecipanti invitati.

Identificazione dei partecipanti

Una volta che hai deciso che è necessario un incontro per raggiungere il tuo obiettivo, devi sviluppare un elenco di partecipanti. Non tutti i dipendenti possono o devono partecipare a ogni riunione, ma invitare i giusti partecipanti aumenterà le probabilità di successo. Determina i tuoi partecipanti ponendoti alcune domande:

• Chi deve possedere la soluzione che il gruppo sviluppa?
• Chi è il proprietario del processo che il gruppo sta discutendo?
• Chi ha bisogno di sapere le informazioni che stai distribuendo?
• Chi può fornire dati e fatti per guidare il processo decisionale?
• Chi ha esperienza o esperienza da condividere con il gruppo?
• Chi deve supportare l'implementazione di qualsiasi soluzione o attività?
• Chi deve fornire il permesso o le risorse per raggiungere il risultato dell'incontro?
• Chi potrebbe opporsi all'attuazione di qualsiasi soluzione o direzione?

Riunioni regolarmente pianificate

Non tutte le riunioni richiedono un programma personalizzato sviluppato. La maggior parte dei dipendenti ha programmato regolarmente riunioni per i propri reparti o gruppi di lavoro. Hai anche squadre e progetti a cui partecipi.

Un progetto in corso potrebbe non richiedere un nuovo ordine del giorno per ogni riunione, ma il tuo team sarà ben servito adottando un approccio standard alla tua riunione.

La riunione dei dipendenti regolarmente programmata è divisa in tre segmenti per i quali ciascuno ha gli elementi dell'agenda standard:

1. Articoli informativi: Scrivi gli articoli dell'agenda che sono informativi per ogni riunione. Ad esempio, il gestore aggiorna il gruppo sui risultati della riunione del senior management.
2. Elementi di azione: Inserisci all'ordine del giorno tutti gli elementi che ti aspetti che il gruppo desideri rivedere in occasione di ogni riunione regolarmente programmata. Ad esempio, prestazioni per il budget per il periodo di tempo e l'identificazione di risparmi sui costi e miglioramenti continui che il gruppo intende raggiungere.
3. Pianificazione anticipata: Inserire all'ordine del giorno tutti gli elementi che il gruppo desidera pianificare o preparare in anticipo. Ad esempio, gli obiettivi a breve termine per il prossimo mese o la necessità dell'assistenza dei collaboratori per i prossimi compiti.

Se si seguono queste linee guida quando si sviluppa l'agenda della riunione, si aumenta la probabilità che la riunione sia più produttiva.

Cosa includere

Un'agenda per una riunione regolarmente programmata può aiutare a produrre i risultati che cerchi includendo alcuni elementi di base:

• Riscaldamento e saluti. Considera un breve rompighiaccio a seconda della frequenza con cui il gruppo si incontra.
• Riesaminare lo scopo della riunione, l'agenda, i risultati attesi e il prodotto.
• Rivedere, correggere (se necessario) e approvare i verbali della riunione precedente.
• Fornire le informazioni di dipartimento e aziendali appropriate di cui ha bisogno la squadra.
• Riesaminare i progressi su elementi di azione, piani d'azione e impegni. Rivedi i progressi del gruppo sugli obiettivi.
• Discutere e prendere decisioni sugli argomenti dell'agenda per questo incontro.
• Identifica i prossimi passi.

• Identificare lo scopo, i risultati e l'ordine del giorno per il prossimo incontro.
• Al termine dell'incontro, l'addetto alle note dovrebbe rivedere gli impegni assunti dalle persone durante la riunione.
• Identifica l'eventuale assistenza necessaria da persone che non fanno parte del gruppo e assegna ai partecipanti il ​​contatto.
• Determinare chi è al di fuori dei partecipanti alla riunione ha bisogno di sapere cosa e decidere come si realizzerà la comunicazione.
• Distribuisci i minuti entro 24 ore dalla riunione o immediatamente se il responsabile della ricezione li ha presi elettronicamente.