Come organizzare una riunione a mani nude per i dipendenti

La tua azienda tiene riunioni a tempo pieno? Altrimenti, potresti voler pensare a organizzare un incontro del genere. Ovviamente, non dovresti mai tenere una riunione puramente perché vuoi che un articolo venga controllato dalla tua lista di cose da fare, quindi ecco perché, quando e come organizzare una riunione a mani sole.

Perché potresti desiderare di tenere una riunione a mani nude?

A volte è necessario ottenere informazioni a tutto il personale, e una riunione a mani aperte è un'eccellente opportunità per farlo. Sì, è possibile inviare le informazioni via e-mail, ma a seconda delle informazioni, si può scoprire che la consegna di persona è un modo più efficace per comunicare.

Inoltre, a seconda di quanto grande e diffuso è il tuo business, la riunione a mani aperte è una buona opportunità per creare team e consentire ai dipendenti di connettersi tra loro. e consentire ai dipendenti di connettersi tra loro. Se la tua azienda ha diversi siti, un dipendente del sito A potrebbe avere un problema che qualcuno nel sito B può risolvere, ma se non sanno che quella persona esiste, non chiederanno aiuto.

Infine, una riunione a mani aperte consente ai dipendenti di porre domande in presenza dei propri colleghi. Ciò ti consente di risparmiare tempo perché puoi condividere la risposta appropriata una volta anziché ripeterla più volte per diversi dipendenti.

Quali problemi sono meglio racchiusi in una riunione a mani nude?

Questi tipi di problemi sono generalmente meglio comunicati quando vengono consegnati in una riunione a mani nude piuttosto che via email o chiedendo ai manager locali di informare il proprio personale.

• Presentazione di una nuova leadership senior. Se hai un nuovo presidente o amministratore delegato, vuoi che si presenti a tutto lo staff. Fa una grande differenza per le persone conoscere il volto dietro il nome e le modifiche alle politiche.
• Nuovi obiettivi aziendali. Quando la tua squadra senior vuole condividere gli obiettivi dell'azienda con lo staff, avere tutti nella stessa stanza è una grande idea. Permette alle persone di fare domande, così capiscono la logica e il ragionamento dietro gli obiettivi.
• Quando c'è un cambiamento significativo. Può trattarsi di una nuova acquisizione aziendale, una dismissione, una riorganizzazione o qualsiasi altra cosa che riguarda tutte le aree dell'azienda. Ancora una volta, la comunicazione aperta e onesta sono gli obiettivi qui.

Questi non sono, ovviamente, gli unici motivi per definire una riunione a mani strette, ma assicurati che un incontro a mani aperte sia il modo migliore per fornire informazioni prima di andare a cercare di organizzare una riunione a mani sole.

Come organizzare una riunione a mani sole

Il primo passo, come indicato sopra, sta avendo uno scopo utile per una riunione a mani aperte. Una volta che hai uno scopo, puoi pianificare e tenere la riunione.

In primo luogo, pensa attraverso la logistica. Potresti scoprire che è divertente scegliere e invitare i relatori, preparare i documenti e pianificare i tempi di networking, ma se non si riesce a fare i conti con la logistica, la riunione a mani aperte non funzionerà. È necessario affrontare questi problemi per una riunione di successo con tutte le mani.

• Posizione. Se la tua azienda è piccola e puoi adattarla al tavolo della conferenza, allora questo problema è risolto. Se la tua azienda è grande, anche se lavori tutti nello stesso edificio, probabilmente dovrai affittare un auditorium o un centro conferenze per la tua riunione. Assicurati di avere posti a sedere per tutti.
• Viaggio. Le persone dovranno percorrere lunghe distanze per venire a una riunione a mani sole? Se le persone hanno bisogno di guidare da lontano, assicurati di iniziare la riunione abbastanza tardi che il tuo personale non debba uscire di casa alle 4:00 del mattino per arrivare alla riunione. Ricorda, lasciare casa presto è un disagio per molti.

• Praticità. Un incontro faccia a faccia a mani aperte può essere il modo migliore per presentare un nuovo CEO. Ma, se coinvolge persone che volano da più posizioni e le inserisce negli hotel, mentre i tuoi uffici in questi luoghi si bloccano per più giorni, probabilmente non è la migliore idea. Invece, pensa a fare videoconferenze. Non permettere alle persone di guardare la videoconferenza dalle loro scrivanie, ma chiedi loro di incontrarsi per posizione per l'opportunità di team building di guardare l'introduzione.

• Cibo. Se questa è una breve riunione di un'ora che introduce l'amministratore delegato, ti servirà solo una posizione. Se si tratta di una conferenza di un giorno che coinvolge più relatori e workshop, è necessario organizzare del cibo per il pranzo e le pause.

Chi ha bisogno di presentarsi ad una riunione a mani sole?

Con questa logistica ordinata, devi solo sistemare gli altoparlanti. Avrai bisogno di apportare modifiche a livello aziendale introdotte dal CEO / proprietario / presidente. I capi dipartimentali possono spiegare le questioni rilevanti per i loro dipartimenti, ma le spiegazioni sulle iniziative a livello aziendale devono provenire dall'alto.

Naturalmente, un cambiamento nella politica delle risorse umane può venire dal Chief HR Officer, e un cambiamento nel marketing può venire dal Chief Marketing Officer, ma il piano generale compresi gli obiettivi, la strategia e la visione deve venire dall'alto.

Assicurati che tutti i dipendenti siano inclusi o che non si tratti di una riunione a mani aperte. Se l'informazione è rilevante solo per i manager, allora perché porterebbe i singoli partecipanti alla riunione? Se le modifiche riguardano solo l'IT, perché la contabilità sta prendendo il tempo per partecipare a questo incontro?

Che cosa deve accadere ad una riunione a mani sole?

Tutte le informazioni fornite a una riunione a mani aperte devono essere pertinenti, tempestive, critiche e (si spera) interessanti. Certo, l'introduzione di come la tua azienda si conformerà alle nuove normative governative è improbabile che si traduca in folle plaudenti. Ma ricorda, è più probabile che tu coinvolga le persone se presenti le informazioni in un modo interessante.

Oltre agli oratori e ai workshop (se applicabile), assicurati di fornire tempo per il networking. La rete è spesso pensata come qualcosa che fai per trovare nuovi posti di lavoro, ma puoi anche usare la rete internamente. Vuoi che il tuo staff si conosca. Fornisci etichette nome (se generalmente non indossi badge) che mostrano nomi, titoli e luoghi.

L'obiettivo generale di una riunione a mani nude è riunire i dipendenti dell'azienda. Vuoi che la gente se ne vada sentendosi come se l'incontro valesse il loro tempo. Se non riesci ad avere la sensazione che valga la pena, salta la riunione a mani unite e invia invece un'email con le informazioni.