Come scrivere un piano di gestione del progetto

Un piano di gestione del progetto è un documento che illustra come il team lavorerà al progetto. Descrive il ciclo di vita del progetto e illustra come il lavoro sarà eseguito, monitorato, controllato e quindi formalmente chiuso.

Il piano di gestione del progetto è in realtà un termine generico per tutti i sottoprogetti che produrrai per il progetto. Possiamo definire il piano di gestione del progetto come tutto ciò che è contemplato in questi piani:

• Piano di gestione dei requisiti
• Piano di gestione dell'ambito
• Pianificare il piano di gestione
• Piano di gestione della qualità, se ne hai uno
• Piano di gestione dei costi
• Piano di gestione del rischio (che dovrebbe fare riferimento al registro dei rischi)
• Cambia piano di gestione
• Piano di gestione degli approvvigionamenti, se ne avete bisogno per il progetto
• Il piano di gestione della configurazione, di nuovo, solo se si pianifica di scriverne uno: si potrebbe non ritenere che sia necessario per il proprio progetto
• Piano di gestione delle risorse umane

Il piano di gestione del progetto include anche importanti informazioni sulle linee di base del progetto, in particolare per quanto riguarda la portata e la pianificazione. Questo ti dà una linea nella sabbia a cui puoi fare riferimento in modo da poter vedere facilmente cosa è cambiato quando finalmente chiudi il progetto e confronta le prestazioni pianificate con quelle reali.

Detto questo, il piano di gestione del progetto esiste come un documento a sé stante. Ecco cosa includere e come fare riferimento a quelle altre sezioni.

Scrivere il documento del piano di Project Management

Inizia il tuo documento con il nome del progetto e la data. Usa un modello dal tuo ufficio gestione progetti se ne hai uno, per risparmiare dover ricominciare da capo.

Quindi includi queste sezioni:

Soglie e linee di base: Spiegare come verranno gestite le linee di base per la pianificazione, l'ambito, i costi e le aree di qualità del progetto. Stabilisci quali saranno le differenze accettabili per il piano (ad esempio, +/- 10 percento) e cosa farai se sembrerà che quelle saranno violate. Potresti aver già documentato questi nella tua Carta del Progetto.

Governance: Stabilite quali revisioni dei progetti, revisioni tra pari e altre misure di governance che applicherete durante il ciclo di vita della gestione del progetto. Come minimo, dovresti includere l'approvazione formale alla fine di ogni fase. Questo è uno dei ruoli dello sponsor del progetto. Puoi anche inserire dettagli delle recensioni di qualità che conserverai se ciò è appropriato per il tuo progetto.

Decisioni metodologiche: Questo è un buon posto per scrivere quali parti della metodologia di gestione del progetto hai deciso di non fare perché non è rilevante. Ad esempio, puoi notare qui che non hai intenzione di fare un piano di gestione degli approvvigionamenti perché non è richiesto alcun appalto per il tuo progetto.

Qualunque altra cosa: Non essere limitato a questi titoli. Includere qualsiasi altra cosa che si ritiene possa essere rilevante per la pianificazione del progetto, come i collegamenti ad altri progetti in azienda, fattori esterni che possono influire sulla pianificazione che si desidera portare all'attenzione di qualcuno e così via.

I piani sussidiari

Se unisci tutti i tuoi documenti di progetto in uno, sarà un enorme piano di gestione del progetto. È meglio includere collegamenti (o almeno una descrizione di dove è possibile trovare il documento) in questo documento. Quindi, se qualcuno vuole andare a leggerlo, può trovarlo, senza che il tuo piano di gestione del progetto diventi così atrocemente lungo che nessuno lo guarda affatto.

Non dimenticare di collegare anche le linee di base. Per la pianificazione di base del progetto, salvare una versione del piano e collegarsi a tale. Per la baseline dei costi, salva una versione della pianificazione del budget a partire da oggi e collegala a quella. Questi documenti sono documenti viventi e cambieranno con il progredire del progetto, ma manterrai quei file originali in modo che tu possa rivederli e fare il confronto.

Infine, aggiungi il controllo della versione al tuo piano di gestione del progetto in modo che, se hai bisogno di aggiornarlo, sarai facilmente in grado di vedere se stai lavorando alla copia più recente.