Passi che dovresti includere nel tuo piano di progetto

01 Obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono definiti in una carta del progetto, ma dovrebbero essere inclusi anche nel piano del progetto. Ci sono diversi modi per farlo. Il piano del progetto potrebbe spiegare ulteriormente gli obiettivi del progetto, o potrebbe includere la carta come appendice. Indipendentemente dal modo in cui un project manager sceglie di incorporare gli obiettivi nel piano del progetto, l'importante è mantenere un chiaro collegamento tra la carta del progetto, il primo documento chiave del progetto, e il secondo documento chiave del progetto, il piano del progetto.

02 Scopo del progetto

Come gli obiettivi del progetto, lo scopo è definito nella carta. Tuttavia, un project manager dovrebbe perfezionare ulteriormente l'ambito nel piano del progetto. Ad esempio, un progetto per automatizzare un processo manuale dovrebbe definire l'ambito definendo dove inizia e finisce quel processo.

Definendo l'ambito, il project manager può iniziare a mostrare l'aspetto del progetto o del prodotto finito alla fine. Se l'ambito non è definito, può essere esteso durante tutto il progetto e portare a superamenti dei costi e scadenze impreviste.

Ad esempio, se stai conducendo un team di marketing per creare una brochure per la linea di prodotti di un'azienda, quante pagine sarà? Quali sono alcuni esempi di come potrebbe apparire il prodotto finito? Per alcuni membri del team, un opuscolo potrebbe significare due pagine mentre per gli altri potrebbe significare dieci pagine. La definizione dell'ambito può portare l'intero team sulla stessa pagina all'inizio.

03 Milestones and Major Deliverables

Le realizzazioni chiave per un progetto sono chiamate pietre miliari. I prodotti chiave del lavoro sono definiti prodotti importanti. Rappresentano le grandi componenti del lavoro su un progetto. Un piano di progetto dovrebbe identificare questi elementi, definirli e fissare scadenze per il loro completamento.

Se un'organizzazione intraprende un progetto per lo sviluppo di nuovo software, i principali risultati possono essere l'elenco finale dei requisiti aziendali e le modalità di implementazione. A seguito di ciò, il progetto potrebbe avere pietre miliari per il completamento del progetto, test del sistema, test di accettazione degli utenti e data di lancio del software. Queste pietre miliari hanno prodotti di lavoro associati a loro, ma riguardano più i processi che i prodotti stessi.

Le pietre miliari e le principali scadenze consegnabili non devono essere date esatte, ma più precise sono, meglio è. Date precise aiutano i project manager ad abbattere le strutture lavorative in modo più accurato.

In questa fase del piano, creerai delle pietre miliari in modo che tu possa realizzare deliverable di grandi dimensioni o di alto livello e suddividerli in piccoli deliverable, che possono essere delineati nel passaggio successivo.

04 Struttura di scomposizione del lavoro

Una struttura per la ripartizione del lavoro, o WBS, decostruisce le pietre miliari ei principali risultati finali di un progetto in blocchi più piccoli, in modo che ad una persona possa essere assegnata la responsabilità per ogni blocco. Nello sviluppo della struttura di ripartizione del lavoro, il project manager prende in considerazione molti fattori come i punti di forza e di debolezza dei membri del team di progetto, le interdipendenze tra i compiti, le risorse disponibili e la scadenza complessiva del progetto.

I project manager sono in ultima analisi responsabili del successo del progetto, ma non possono svolgere il lavoro da soli. La WBS è uno strumento utilizzato dal project manager per garantire la responsabilità del progetto in quanto comunica allo sponsor del progetto, ai membri del team di progetto e agli stakeholder responsabili di cosa. Se il project manager è preoccupato per un compito, sa esattamente chi incontrarsi riguardo a tale preoccupazione.

05 Budget

Il budget di un progetto mostra quanti soldi vengono assegnati per completare il progetto. Il project manager è responsabile della dispersione di queste risorse in modo appropriato. Per un progetto che ha fornitori, il project manager garantisce che i deliverable siano completati secondo i termini del contratto, prestando particolare attenzione alla qualità. Alcuni budget di progetto si collegano al piano delle risorse umane.

È importante stabilire il costo per ogni traguardo e deliverable osservando quanto tempo e costo del lavoro saranno coinvolti per completare le attività. Il costo del progetto sarà legato alla durata del progetto, che risale allo scopo del progetto. L'ambito, le pietre miliari, le attività e il budget devono essere allineati e realistici.

06 Piano delle risorse umane

Il piano delle risorse umane mostra come verrà gestito il progetto. A volte è noto come il piano di assunzione del personale. Questo piano definisce chi sarà nel team di progetto e quanto tempo ci si aspetta da ogni persona. Nello sviluppo di questo piano, il project manager negozia con i membri del team e i loro supervisori su quanto tempo ciascun membro del team può dedicare al progetto. Se è necessario personale aggiuntivo per consultare il progetto ma fanno parte del team di progetto, anche questo è documentato nel piano di assunzione del personale. Di nuovo, vengono consultati i supervisori appropriati.

07 Piano di gestione dei rischi

Molte cose possono andare storte su un progetto. Mentre ogni possibile disastro o singhiozzo minore è imprevedibile, molti possono essere previsti. Nel piano di gestione del rischio, il project manager identifica i rischi per il progetto, la probabilità che tali rischi si verifichino e le strategie per mitigare tali rischi. Il project manager cerca input dallo sponsor del progetto, dal team di progetto, dalle parti interessate e dagli esperti interni.

Strategie di mitigazione sono messe in atto per i rischi che possono verificarsi o hanno alti costi associati a loro. Rischi che è improbabile che si verifichino e quelli che hanno costi bassi sono indicati nel piano; tuttavia, potrebbero non avere strategie di mitigazione.

08 piano di comunicazione

Un piano di comunicazione delinea come un progetto verrà comunicato a diversi tipi di pubblico. Proprio come la struttura di ripartizione del lavoro, un piano di comunicazione assegna la responsabilità del completamento di ciascun componente a un membro del team di progetto.

In questo passaggio, è importante delineare come i problemi verranno comunicati e risolti all'interno del team e quanto spesso la comunicazione verrà fatta al team e agli stakeholder o al boss.

Ogni messaggio ha un pubblico previsto. Un piano di comunicazione aiuta i project manager a garantire che le informazioni giuste arrivino alle persone giuste al momento giusto.

09 Piano di gestione delle parti interessate

Un piano di gestione degli stakeholder identifica il modo in cui le parti interessate saranno utilizzate nel progetto. A volte le parti interessate devono solo ricevere informazioni. Questo può essere curato nel piano di comunicazione. Se è necessario un maggior numero di parti interessate, un piano di gestione degli stakeholder illustra come sarà ottenuto.

10 Piano di gestione delle modifiche

Un piano di gestione delle modifiche definisce un quadro per apportare modifiche al progetto. I project manager tendono a voler evitare modifiche al progetto, ma a volte sono inevitabili. Il piano di gestione delle modifiche fornisce protocolli e processi per apportare modifiche. È fondamentale per la responsabilità e la trasparenza che gli sponsor del progetto, i project manager e i membri del team di progetto seguano il piano di gestione delle modifiche.