Come organizzare i tuoi documenti

L'unica volta in cui sembri pensare ai tuoi documenti importanti è quando ne hai bisogno. E, spesso, non riesci a trovarli quando ne hai bisogno perché non hai un sistema organizzato e centralizzato per archiviare i tuoi documenti importanti e / o l'ultima volta che ne hai avuto bisogno, l'hai semplicemente buttato nel mare di documenti nel tuo ufficio a casa invece di rimetterlo dove apparteneva.

Iniziare

Con tutte le tue carte importanti sparse per tutta la casa, sprechi un sacco di tempo ed energie per cercarle. Sei anche a rischio di perdere alcuni di loro completamente. Ma con pochi semplici passaggi, puoi organizzare i tuoi documenti cartacei importanti in un'ora questo fine settimana!

Avrai bisogno di un piccolo schedario a due cassetti o di una scatola per documenti sospesa portatile, di file sospesi multicolori (6 colori diversi), di cartelle in alto a sinistra e di una cassaforte a prova di fuoco (opzionale). Oppure puoi acquistare un grande raccoglitore e inserti a rubrica. Una volta che hai preso la merce, ecco i sei passaggi che seguirai per organizzare i tuoi documenti.

Raccogli i tuoi documenti

Prima di poter organizzare tutti i tuoi documenti importanti, devi individuarli. A volte è più facile a dirsi che a farsi.

Controlla il tuo ufficio di casa con i cassetti e i documenti impilati sulla scrivania o sul tavolo. Controlla le pile di carta che ingombrano i tuoi piani cucina, cassetti e cestini da cucina. Guarda sul comodino e sul comodino della tua camera da letto (potresti averli lasciati lì al mattino e averli dimenticati). Infine, ma non meno importante, controlla il tuo portafoglio o la tua borsa per documenti importanti che stai per caso trasportando in giro.

Classificare

I documenti più importanti rientrano in una delle seguenti sei categorie. Ordina tutti i documenti raccolti come segue:

1. Home e documenti immobiliari - ipoteca, proprietà immobiliari, progetti di miglioramento della casa e ricevute, manuali e garanzie di apparecchi, informazioni sulla tassazione della proprietà, polizze di assicurazione sulla casa e manuali
2. Registri automatici - titoli, documenti di manutenzione, polizze assicurative e informazioni, informazioni sui prestiti e registri di pagamento
3. Cartella sanitaria - polizze assicurative, manuali delle prestazioni dell'assicurazione malattia, spiegazione delle prestazioni mediche, fatture mediche, elenchi di prescrizioni, informazioni flessibili sulla spesa, ricevute mediche, direttive mediche, polizze vita

1. Record finanziari - estratti conto bancari, dichiarazioni dei redditi, registri di detrazioni fiscali, registrazioni di investimenti, registrazioni di prestiti, estratti conto di carte di credito
2. Registrazioni elettroniche - contratti e manuali per telefoni cellulari; ricevute di vendita e garanzie per computer, laptop e iPad; piani e bollette via cavo e via Internet; ricevuta di vendita del router wireless e manuale
3. Record personali - certificati di nascita, certificato di matrimonio, certificato di divorzio, documenti di custodia, informazioni sulla sicurezza sociale, registri di vaccinazione, passaporti, documenti di servizio militare, documenti di battesimo e di conferma, testamenti, piano funebre e informazioni sul luogo di sepoltura. Se si hanno animali domestici, è possibile includere anche i loro documenti importanti come informazioni veterinarie e vaccinali in questa categoria.

Trova i tuoi documenti vitali

La maggior parte dei tuoi documenti importanti può essere archiviata in un normale archivio o in una scatola per documenti sospesa. Ci sono alcuni. Tuttavia, questo dovrebbe essere conservato in un deposito sicuro o off-site come una cassaforte.

I documenti vitali sono documenti che sarebbero molto difficili o molto dispendiosi in termini di tempo per essere sostituiti. Possono contenere informazioni personali sensibili che potrebbero essere compromesse in caso di effrazione o rapina. Nel caso in cui la tua casa sia stata distrutta da un incendio o da un'inondazione, vorrai che questi documenti vitali rimangano intatti.

Per la maggior parte delle persone, i seguenti documenti sarebbero considerati vitali: informazioni sulla sicurezza sociale, certificati di nascita, polizze assicurative insieme alle informazioni di contatto del vostro agente, testamenti, proprietà immobiliari, titoli di auto, passaporto e qualsiasi contratto o accordo che richiedesse la vostra firma originale.

Crea un elenco principale di tutti i documenti vitali che inserisci nella tua cassaforte antincendio o in una opzione di archiviazione fuori sede.

Duplica il tuo portafoglio

La maggior parte di noi porta ogni giorno informazioni critiche nei portafogli. Sai tutto ciò che è nel tuo portafoglio? Cosa faresti se il tuo portafoglio venisse perso o rubato?

Fai le copie della patente di guida, della carta del donatore, delle tessere di assicurazione sanitaria, delle tessere come le carte fedeltà del negozio di alimentari, i club del magazzino e, soprattutto, tutte le carte di credito e di debito (copia fronte e retro). Conservare queste copie insieme agli altri documenti cartacei importanti:

Passaggio 5: creare un semplice sistema di archiviazione

Più semplice è il sistema di archiviazione, più è probabile che lo si utilizzi su una base coerente. Prendi ciascuna categoria di documenti importanti e assegnagli un colore per i file sospesi:

• Home e documenti immobiliari
• Registri automatici
• Cartella sanitaria
• Record finanziari
• Registrazioni elettroniche
• Record personali

Aggiungi il numero appropriato di file sospesi al tuo sistema di archiviazione per il numero di documenti che hai in ogni categoria.

Usa le cartelle manila e crea una cartella per ogni singolo documento all'interno di ogni categoria. Posiziona le cartelle nella sezione del file appeso colorato appropriato.

Se hai acquistato un raccoglitore a tre anelli di grandi dimensioni e inserti a rubrica, etichetta le schede con i nomi dei record sopra, punzonatura carta tutti i documenti e organizzali. Se i fogli non devono essere perforati con carta, perforare una cartella e inserire i documenti nella cartella.

Ora, se il lavoro di ufficio non è la tua cosa, questo potrebbe essere un momento di liberazione per te. È possibile eseguire la scansione di tutti questi documenti, salvarli su un disco rigido e quindi distruggere tutto. Ma usa la tua discrezione dato che alcuni documenti sono meglio conservati. Usa il tuo miglior giudizio.

Manutenzione continua

Ora che i tuoi documenti importanti sono organizzati, organizzali. Ogni mese in cui si pagano le bollette, inserire tutti i nuovi documenti nella sezione appropriata del proprio sistema di archiviazione. Allo stesso tempo, cerca tutti i documenti che hai rimosso dal sistema durante il mese che potrebbero ancora essere fuori dal sistema di archiviazione. Ri-archiviarli. Almeno due volte all'anno, controlla i documenti nel tuo sistema di archiviazione per vedere se è possibile eliminarli. Un buon programma da seguire è il primo dell'anno e alla fine di ogni anno scolastico.

Con un piccolo sforzo, puoi ottenere benefici a lungo termine organizzando i tuoi documenti cartacei importanti.

A cura di Elizabeth McGrory.