Abilità di gestione di base per principianti

Il livello 1 della piramide delle abilità di gestione mostra le abilità di base che devono essere padroneggiate da qualsiasi manager iniziale. È la base della piramide delle abilità di gestione, che mostra le competenze che un manager deve padroneggiare per avere successo e mostra come queste abilità di gestione si costruiscono l'una sull'altra verso il successo.

Abilità di gestione di base

Ci sono quattro abilità di gestione di base che chiunque deve padroneggiare per avere successo in un lavoro di gestione. Queste quattro abilità di base sonopianificare, organizzare, dirigere e controllare e sono discussi separatamente in dettaglio di seguito.

Piano

La pianificazione è il primo e più importante passo in qualsiasi attività di gestione. È anche il passo più spesso trascurato o volutamente saltato. Sebbene la quantità di pianificazione e il dettaglio richiesto varieranno da un'attività all'altra, saltare questa attività è invitare a un disastro sicuro, tranne che alla cieca fortuna. Questo è ciò che ci dà l'adagio delle 6 P di pianificazione (o 7 P a seconda di come contate).

Sebbene la maggior parte delle persone associ il termine pianificazione alla pianificazione aziendale generale, ci sono anche diversi livelli di pianificazione:

• Pianificazione strategica
• Pianificazione tattica
• Pianificazione operativa

E ci sono diversi tipi di pianificazione:

• Pianificazione del disastro
• Piani di successione
• Pianificazione della crisi
• Pianificazione della compensazione

Organizzare

Un manager deve essere in grado di organizzare team, attività e progetti al fine di svolgere il lavoro del team nel modo più efficiente ed efficace. Come manager iniziale, potresti organizzare un piccolo team di lavoro o un team di progetto. Queste stesse abilità saranno richieste più avanti nella tua carriera quando devi organizzare un dipartimento o una nuova divisione della compagnia.

Chiaramente, c'è molta sovrapposizione tra la pianificazione del lavoro e l'organizzazione. Dove la pianificazione si concentra su ciò che deve essere fatto, l'organizzazione è più operativa ed è più focalizzata su come portare a termine il lavoro meglio.

Quando organizzi il lavoro, devi:

• determinare i ruoli necessari
• assegnare compiti ai ruoli
• determinare la migliore risorsa (persone o attrezzature) per il ruolo
• ottenere le risorse e assegnarle ai ruoli
• assegnare risorse ai ruoli e delegare loro autorità e responsabilità.

Sia che vi sia stata assegnata una piccola squadra o un progetto da gestire, anche i gestori iniziali devono essere in grado di organizzare uffici e sistemi di dati.

Potresti non essere in grado di spostare fisicamente le persone per riunire la tua squadra, ma dovresti prenderla in considerazione. D'altra parte, potrebbe essere necessario spostare diverse persone in un piccolo spazio e dovrai organizzare le cose in modo che il team possa lavorare efficacemente in quello spazio. Più avanti nella tua carriera, potrebbe essere necessario organizzare un ufficio per ospitare squadre di diversi dipartimenti e le loro esigenze specifiche.

Dovrai inoltre essere in grado di organizzare tutti i sistemi che gestiranno i dati che la tua squadra ha bisogno di raccogliere o distribuire. In questi giorni, quelli sono probabilmente sistemi informatici. È necessario decidere se, ad esempio, è necessario configurare pagine Web condivise sull'intranet aziendale o solo su una cartella condivisa sul file server. Come organizzerai i sistemi in modo che chiunque abbia bisogno di informazioni abbia accesso ad esso (e che non sia disponibile per coloro che non dovrebbero vederlo, come i tuoi concorrenti)? Se la tua squadra ha bisogno o produce qualcosa di diverso dalle informazioni, devi organizzarti in modo che il tuo team ottenga ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno e riesca ad ottenere dagli altri ciò che il tuo team produce al momento giusto.

Non dimenticare di organizzarti. Entreremo in questo livello ad un livello più alto nel Livello 3 della piramide delle abilità di gestione, ma anche come manager di inizio devi essere in grado di organizzare te stesso, il tuo tempo e il tuo spazio in modo da poter essere più efficace.

Infine, ricorda che raramente è sufficiente organizzare le cose una volta. Con costanti cambiamenti di risorse, obiettivi e fattori esterni di solito è necessario riorganizzare per adattarsi a loro.

Diretto

Dirigere è il passo dell'azione. Hai pianificato e organizzato il lavoro. Ora devi dirigere la tua squadra per portare a termine il lavoro. Inizia assicurandoti che l'obiettivo sia chiaro per tutti i membri del team. Tutti sanno qual è l'obiettivo? Tutti sanno qual è il loro ruolo nel portare la squadra all'obiettivo? Hanno tutto ciò di cui hanno bisogno (risorse, autorità, tempo, ecc.) Per fare la loro parte?

Tirare, non spingere

Sarai più efficace nel dirigere la squadra verso il tuo obiettivo se tiri (guidandoli) piuttosto che spingere (sedersi e dare ordini). Vuoi motivare le persone della tua squadra e assisterle e ispirarle verso gli obiettivi della squadra.

Controllo

Alcuni scrittori cercano di "ammorbidire" questa abilità chiamandola "coordinate" o termini simili.Preferisco il termine più forte, controllo perché è essenziale che il manager sia in grado di controllare le attività del team.

Nei passaggi precedenti, hai pianificato il lavoro, organizzato le risorse per farlo in modo più efficiente e indirizzato il team a iniziare il lavoro. Nella fase di controllo, si controlla il lavoro svolto. Confrontate i progressi effettivi con il piano. Verifica che l'organizzazione funzioni come l'hai progettata.

Se tutto procede bene, non è necessario fare altro che monitorare. Tuttavia, ciò accade raramente. Qualcuno si ammala, l'ordinamento del database richiede più tempo ogni iterazione di quanto previsto, un concorrente chiave abbassa i prezzi, un incendio distrugge l'edificio accanto e devi evacuare per diversi giorni, o qualche altro fattore influisce sul tuo piano. Il passo di controllo ora impone che devi agire per minimizzare l'impatto e riportare le cose all'obiettivo desiderato il più rapidamente possibile.

Spesso questo significa tornare alla fase di pianificazione e adattare i piani. A volte può richiedere un cambiamento nell'organizzazione. e dovrai reindirizzare tutti verso i nuovi obiettivi e ispirarli. Quindi, naturalmente, controlli il nuovo piano e aggiusti se necessario. Questo ciclo continua fino al completamento dell'attività.

Gestori strumenti di controllo

Nella fase di controllo, si impostano gli standard per le prestazioni e la qualità e quindi si controlla per assicurarsi che siano soddisfatti. Ci sono tanti strumenti disponibili perché ci sono cose che devi monitorare.

• Strumenti di pianificazione: numerosi strumenti software consentono di inserire la pianificazione e aggiornare i progressi regolarmente. Il programma evidenzierà le modifiche nella pianificazione in modo da poter identificare le azioni correttive da intraprendere.
• Controlli finanziari: come manager, di solito hai un budget. I rapporti del dipartimento finanziario ti faranno sapere in che modo la tua spesa (su persone e altre risorse) corrisponde al piano.
• Controlli delle persone: devi assicurarti che tutte le persone della tua squadra si comportino come pianificato. Se non lo sono, è necessario trovare e risolvere la causa. Non capiscono l'obiettivo? Non hanno alcune risorse o abilità di cui hanno bisogno? L'attività è troppo grande per loro e deve essere modificata o assegnata a una risorsa diversa? Il tuo lavoro come manager significa dare ai membri del tuo team un feedback su come le loro prestazioni soddisfano il piano. Quando non lo fa, è necessario prendere misure correttive.