Come organizzare eventi produttivi per le riunioni di gestione

Non è necessario guardare molto lontano per trovare articoli di esperti sulla gestione del tempo, dirigenti esperti e altri guru e commentatori che condannano le riunioni e suggeriscono di evitare, ridurre o altrimenti rinunciare a questi perditempo aziendali spesso laboriosi.

Tuttavia, a volte dobbiamo solo incontrarci. E sì, ci sono alcuni ottimi consigli disponibili dagli esperti sulla gestione del tempo, il controllo dell'agenda e le regole dell'ordine. L'attenzione qui è un po 'diversa, offrendo una guida provata e vera che aiuterà i manager a trasformare cinque tipi di riunioni comuni in eventi indolori e produttivi.

Cinque soluzioni comuni per riunioni

1. Elimina la morte con gli aggiornamenti "Around the Table". Conosci questo incontro. Cram diciotto persone in una stanza e poi richiedere a ogni persona di condividere un aggiornamento che in genere suona come un tentativo di giustificare la loro esistenza e fare un caso per la loro consacrazione nella grande hall of fame dei dipendenti. Amministratori delegati e dirigenti senior sono noti per la conduzione di questi incontri, credendo ingenuamente che questo sia un ottimo modo per tutti di ascoltare ciò che sta accadendo in tutta l'azienda. In realtà, le persone per lo più si sintonizzano e si concentrano sulla pianificazione del proprio aggiornamento che nessuno ascolterà.

Anziché: Con tutti i mezzi, stare insieme con i colleghi, i membri del team o i colleghi chiave, ma non soccombere all'approccio "intorno al tavolo". Offrire informazioni su base eccezionale. Condividi notizie rilevanti, inclusi risultati finanziari, vittorie di clienti importanti o aggiornamenti su iniziative a livello di organizzazione. Inoltre, estendere l'offerta per le persone per sollevare questioni importanti. Se si è verificato qualcosa di notevole e poco conosciuto, qualcuno dovrebbe condividerlo. Se un gruppo ha bisogno di aiuto da un altro gruppo, solleva la richiesta.

Altrimenti, non obbligare tutti i partecipanti a condividere.

2. Riunioni di stato in generale. Questi possono essere brutali crimini temporali, in particolare quando si bloccano come eventi ricorrenti e sono mal gestiti.

Anziché : Non chiamare mai una riunione per qualcosa che puoi cercare. Sfrutta gli strumenti tecnologici del giorno per garantire che i tuoi team di lavoro mantengano un aggiornamento di stato attuale e visibile in cui tutti possono vederlo con un semplice clic del mouse. Se è necessario soddisfare l'orario di riunione pianificato a metà, utilizzare approcci agili ed eseguire brevi sessioni di "stand-up". Sii draconiano riguardo alle divagazioni e alle distrazioni che allungano queste sessioni. Concentrati sullo stato di condivisione e chiedi alle persone di affrontare i problemi al di fuori di questo forum.

3. Riunioni di brainstorming non strutturate. La maggior parte delle riunioni di brainstorming sono così scarsamente facilitate che finiamo per sopprimere idee, sostenere l'idea del capo o generare grandi liste di cose interessanti sui post-it che non vengono mai più ascoltate né viste.

Anziché: Lavora per definire l'argomento del brainstorming e condividerlo con gli invitati prima della sessione. Raccogli i loro input e consolidali e pubblicali o condividili senza attribuzione alle idee. Usa la sessione live per saltare e costruire le idee inviate, aggiungendo alla lista. Resisti all'impulso di valutare le idee in questa sessione. Incorporare altre tecniche che riducono al minimo le pressioni di socializzazione, come la scrittura del cervello. E soprattutto consolidare le idee e creare un processo per valutarle e archiviarle per un facile riferimento al gruppo nelle sessioni e situazioni future.

4. Revisioni delle operazioni che fanno sembrare l'Inquisizione addomesticato. Se hai mai sofferto in una sessione in cui il leader dell'incontro, di solito un dirigente, si concentra su una delle funzioni in difficoltà o cerca il punto debole nella presentazione di tutti e poi griglia i messaggeri senza pietà, sai quanto sia distruttivo questo formato. Non perpetuare questo processo.

Anziché: mantenere privati ​​i deep dive funzionali e gli esami di proctologia aziendale e concentrarsi sulla condivisione di indicatori operativi, problemi e opportunità chiave. L'incontro di gruppo non è il momento o il luogo per squarciare un'area o un individuo con prestazioni insufficienti. Organizza una riunione di follow-up sul posto, ma non sottoporre tutti gli altri al tuo controinterrogatorio visibile su questo problema. Non rinunciare alla responsabilità per il miglioramento, ma elimina la crudeltà e ciò che equivale a pubblico vergogna dal tuo repertorio di gestione delle riunioni.

5. Riunioni che sollevano questioni che richiedono decisioni spontanee. Stranamente o ironicamente, la sala riunioni è uno dei posti peggiori per decisioni rapide. Sollevare un problema per la prima volta e chiedere una decisione mette le persone sul posto, e si risentiranno per l'utilizzo di questo approccio.

Anziché: Lavorare incessantemente in anticipo rispetto alle riunioni di gruppo per coinvolgere gli stakeholder chiave su questioni e opzioni. Sollecitate il loro contributo, offrite le vostre prospettive e lavorate per mediare interessi condivisi. Utilizzare il forum di riunione per convalidare gli interessi degli stakeholder e identificare le loro raccomandazioni. Sebbene tu non possa ancora prendere la decisione immediata senza un altro passo o due, avrai rafforzato i tuoi rapporti di lavoro con il tuo lavoro pre-sessione.

The Bottom-Line for Now

Siamo creature comuni per natura e anche con una varietà di strumenti tecnologici che ci permettono di connetterci senza essere nello stesso posto, a volte, aiuta solo a essere faccia a faccia. Sfruttate questa volta con saggezza e dimostrate il vostro rispetto per i partecipanti producendo riunioni che riducano al minimo gli investimenti in termini di tempo e massimizzino la condivisione di informazioni di alta qualità in un ambiente non minaccioso.