Suggerimenti per ravvivare la riunione aziendale

Sei il responsabile della riunione mensile o periodica della società o del dipartimento? Possono essere mortalmente noiosi se non stai attento. Conosci il trapano. Un gruppo di teste parlanti si allineano per dare informazioni alle persone. Sì, è sicuramente un onore per te tenere questo incontro periodico.

I dipendenti hanno bisogno delle informazioni per allinearsi alla direzione strategica dell'azienda. Vogliono sapere cosa sta succedendo in tutta l'azienda, specialmente quando le informazioni toccano il loro lavoro o il successo generale dell'azienda. Sono sinceramente interessati a ciò che sta accadendo nei vari dipartimenti.

Quindi, i tuoi dipendenti sono interessati, ma concedi loro una pausa dalle teste parlanti e dai powerpoint senza fine. Gli incontri più efficaci attirano la loro attenzione con domande e risposte stimolanti, audiovisivi e partecipazione. Questi suggerimenti ti porteranno al successo.

Cosa ti serve per una riunione di successo

• Supporto per altoparlante o tavolo
• Microfono
• ordine del giorno
• Aiuti visuali
• Videocamera
• Tripode
• Dispositivo di codifica
• Tecnologia Live Streaming

10 suggerimenti per riunioni migliori

1. Inizia le tue riunioni, presentazioni e sessioni di allenamento con un rompighiaccio o un'attività di riscaldamento. In una riunione di grandi dimensioni o in un breve incontro, il rompighiaccio può essere una singola domanda che fa riflettere e parlare le persone con il prossimo. Ad esempio, fai una domanda che fa alzare le mani alle persone. La lunghezza del rompighiaccio dipende dalla durata del tuo incontro, quindi pianifica con saggezza.
2. Diversifica i tuoi metodi di presentazione. Se ogni oratore parla al pubblico, in un formato di conferenza, anche i capi interessati annuiscono presto. Chiedi alle persone di parlare in piccoli gruppi. Usa materiali audiovisivi come video, diapositive e presentazioni e immagini di PowerPoint. Se stai parlando di un nuovo processo di verniciatura, mostra ai tuoi dipendenti prima e dopo le parti verniciate. Passa sondaggi cliente positivi e schede di commento.

1. Invita oratori ospiti per la partecipazione del pubblico e l'eccitazione. I tuoi clienti hanno molto da dire alla tua forza lavoro in merito alle loro esigenze e ai requisiti di qualità. Un'organizzazione cliente che collabora con associazioni di beneficenza senza scopo di lucro presenta oratori ospiti delle organizzazioni che ricevono le loro donazioni. I relatori di organizzazioni che i tuoi dipendenti supportano finanziariamente sono dinamici.
2. Incoraggia le domande per avviare un dialogo. Chiedi alle persone di scrivere le loro domande prima della riunione e durante l'incontro. Dedica del tempo alle domande rivolte a ciascun oratore mentre procedi. Se non puoi rispondere alla domanda immediatamente e correttamente, dì alla gente che tornerai con loro quando avrai la risposta corretta. Se le domande superano il tempo, pianifica una riunione sull'argomento.

1. Una tattica di incontro spesso trascurata, ma cruciale, di successo consiste nel chiedere a ciascun oratore di ripetere a voce alta ogni domanda che gli viene posta. La persona che fa la domanda poi sa che l'oratore ha capito la domanda. Anche gli altri partecipanti alla riunione possono ascoltare e conoscere la domanda, non solo ipotizzare la domanda - forse erroneamente - dalla risposta dell'oratore.
2. Stabilisci gli obiettivi per il tuo incontro periodico. Non è possibile presentare ogni aspetto dell'attività dell'azienda in una riunione di un'ora. Quindi, decidi i problemi importanti e tempestivi e dedica loro il tempo dedicato alla riunione. Prendi in considerazione anche gli interessi della maggioranza dei partecipanti. Ricorda che hai altri metodi per comunicare informazioni aziendali che includono programmi quali Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, e-mail e IM. La comunicazione di tutte le informazioni strategiche dell'azienda non deve avvenire durante una riunione.

1. Formula attentamente la tua agenda. Identificare i bisogni e gli interessi della maggioranza dei partecipanti. Inizia con le buone notizie che faranno sentire bene i partecipanti.
2. Variare l'ordine degli oratori nell'agenda ogni mese. Non vuoi che la gente sia annoiata dall'identicità. Distribuisci gli elementi aziendali necessari nell'agenda, in modo che le persone non si adeguino alla fine della riunione o pensi che gli elementi finali siano meno importanti. Un articolo sul "Wall Street Journal", diversi anni fa, affermava che i manager degli Stati Uniti avrebbero risparmiato l'80% delle volte che sprecavano nelle riunioni se facevano correttamente due cose. Il primo era sempre avere un ordine del giorno. Il secondo era di iniziare in orario e finire in orario. Aggiungerò che è necessario consentire a ciascun oratore la quantità di tempo necessaria per coprire il proprio argomento. Tenerli al loro limite di tempo, piacevolmente.

1. Organizzare l'ambiente fisico in modo che le persone siano attente ai contenuti della riunione.Nessuno dovrebbe sedere dietro o al lato degli altoparlanti. Assicurati che ci siano posti per tutti i partecipanti, e se è necessario prendere appunti, anche una superficie su cui scrivere. Assicurati che le immagini siano visibili e che le persone possano ascoltare. Potrebbe essere necessario utilizzare un microfono. Puoi passare oggetti di scena o campioni nella stanza per la visione. Se le dimensioni della riunione sono diventate troppo grandi per l'ambiente fisico della sala riunioni, utilizzare la tecnologia per lo streaming della riunione in diverse posizioni aggiuntive della sala riunioni. Mentre è certamente possibile trasmettere l'incontro ai portatili di singoli individui, ciò annulla l'impatto positivo del team building che favorisce la partecipazione con altri dipendenti in diverse sedi di sale conferenze.

1. Mai sottovalutare il potere del cibo durante una riunione. Il cibo rilassa l'atmosfera, aiuta a far sentire le persone a proprio agio, aiuta le persone a sostenere livelli di energia positivi e costruisce il cameratismo della squadra. Assicurati di soddisfare le diverse esigenze del tuo gruppo con il cibo che servi. Ad esempio, offrono frutta e yogurt oltre alle ciambelle. Offri hot dog vegetariani e kosher con le frank regolari.