12 cose che HR deve considerare quando si tratta di congedo familiare

Pagato o no, l'80% dei genitori prende un congedo per motivi familiari dopo la nascita di un bambino. Quindi, mentre i dipendenti che stanno per diventare genitori sono occupati a dipingere asili e leggere "Cosa aspettarsi quando ti aspetti", puoi iniziare a pianificare il loro congedo per motivi familiari.

Quando si tratta di congedi familiari, le risorse umane devono coprire molte basi. Sei legalmente obbligato a fare alcune cose mentre devi fare gli altri per mantenere il flusso di lavoro e prendersi cura dei dipendenti che sono nuovi genitori. La tua famiglia lascia la lista di controllo deve considerare questi dodici elementi.

Conoscere le regole sul congedo di famiglia

Gli Stati Uniti sono uno dei pochi paesi al mondo che non richiedono un congedo di maternità o paternità retribuito, ma il Family Medical Leave Act (FMLA) richiede di fornire 12 settimane di congedo non retribuito per i dipendenti idonei.

Comprendere questa legge e ciò che i dipendenti hanno il diritto di ricevere. Ad esempio, i dipendenti non sono tenuti a occupare tutte le 12 settimane in un blocco: possono prendere il tempo a intermittenza.

Le mamme di nascita, i partner e i genitori adottivi si qualificano tutti (ammesso che soddisfino i criteri). Conosci questa legge, così come ogni altra legge nel tuo stato. Più leggi sul lavoro sono adottate regolarmente, quindi paga per rimanere informati sulle leggi nella tua giurisdizione.

Scrivi una politica formale sul congedo per famiglie

Documenta la politica aziendale in merito ai congedi familiari. Sì, rispetta le leggi, ma la tua azienda può decidere altri dettagli. Considera queste opzioni quando pensi al congedo di famiglia.

• Offrirai un periodo di ferie retribuito per un congedo di famiglia? Non è richiesto dalla legge federale, ma ci sono molti vantaggi per farlo. Google ha aumentato la percentuale di nuove madri del 50% semplicemente offrendo un po 'di tempo extra pagato. Se offri un periodo di ferie retribuito, specifica in particolare quanto tempo viene offerto e quali dipendenti si qualificano. Ad esempio, i dipendenti a tempo pieno ricevono l'importo x, ma i dipendenti a tempo parziale non si qualificano.
• Il periodo di ferie retribuito per il congedo per motivi familiari verrà eseguito in concomitanza con il tempo FMLA? Se i dipendenti ricevono due settimane di ferie retribuite, decidere se tale orario verrà eseguito separatamente o in concomitanza con il tempo FMLA. Se viene eseguito separatamente, i dipendenti potrebbero potenzialmente passare 14 settimane di pausa. Se viene eseguito contemporaneamente, è sufficiente pagare il dipendente durante due delle 12 settimane a cui hanno diritto tramite FMLA.

• Avrai un piano universale per i congedi familiari? Se offri un periodo di tempo retribuito ai dipendenti, decidi se ciascun genitore riceverà lo stesso intervallo di tempo o se diverse situazioni riceveranno un trattamento diverso. Per esempio, se le madri nate ricevono due settimane di riposo retribuito, i genitori adottivi o i partner non parto ricevono una settimana di retribuzione? Spetta all'azienda, ma annota la politica di congedi familiari in modo che situazioni simili vengano trattate in modo coerente.

Coordinate Work for Family Leave

Assicurarsi che i manager lavorino con i dipendenti con largo anticipo rispetto al congedo familiare per coordinare il lavoro mentre il dipendente è assente. Ottenere tutti i dettagli coperti, chiaro per avere le loro e-mail inoltrate a un collega (se necessario).

Ciò ridurrà lo stress sui colleghi ed eliminerà potenziali colli di bottiglia. I manager possono lavorare con la propria squadra per migliorare le responsabilità, il che è utile non solo per i periodi di congedo in famiglia, ma anche quando si perde un dipendente per altri motivi.

Ricorda la privacy dei dipendenti riguardo alle ferie in famiglia

Non tutti vogliono che l'intera azienda sappia che si aspettano o hanno avuto un bambino. E in realtà, non è richiesto alle Risorse Umane di dire ai dirigenti in modo specifico perché un dipendente è fuori con FMLA (anche se probabilmente sapranno perché un dipendente evidentemente incinta è improvvisamente andato via per alcune settimane).

Considera quanto apertamente il dipendente abbia discusso della gravidanza con i colleghi e agisca con rispetto. Se il dipendente vuole far circolare le foto del neonato sul social network aziendale, su Facebook o via email, ottimo. Ma tu non dovrei farlo

Rendere i benefici accessibili

I benefici sono importanti durante la gravidanza e il parto, e la loro mancanza o confusione genera stress per i dipendenti. Quasi tutti i dipendenti desiderano vantaggi comunicativi personalizzati per gli eventi della vita. Sebbene i bisogni di salute siano impossibili da prevedere, sono certamente più facili da prevedere quando qualcuno si aspetta un bambino.

È una linea sottile da percorrere, ma fornire il massimo aiuto possibile senza mancare di rispetto alla privacy del dipendente. Ad esempio, non è appropriato comunicare a un dipendente in stato di gravidanza che il proprio fornitore di assistenza sanitaria dispone di una hotline per il supporto di personale infermieristico, a meno che non chieda espressamente.

Non hai idea di quali scelte faranno per il loro bambino, ma puoi comunque aiutarlo ricordando loro che il programma di assistenza per i dipendenti (EAP) ha delle buone risorse di supporto.

Avere un sistema sicuro online in cui i dipendenti possono accedere ai dettagli sui vantaggi o fornire ai dipendenti copie dei documenti applicabili. Ogni volta che è possibile, indirizzare gli impiegati verso luoghi in cui possono cercare e trovare risposte. Ciò comporta meno lavoro per te e consente loro di navigare ed esplorare i benefici da soli, nel rispetto della loro privacy.

Fornire flessibilità

Le persone vogliono flessibilità ma tracciano le linee necessarie. Ilil nuovo titolo di genitore non rende accettabile per i dipendenti a tempo pieno lavorare solo 25 ore a settimana. Probabilmente non è ragionevole per i dipendenti portare il loro nuovo bambino al lavoro tutto il tempo. Probabilmente non è un grosso problema se Erica arriva alle 9:15 del mattino mentre capisce il programma di ritiro del nido.

La flessibilità può aiutare i dipendenti ad adeguarsi alle loro nuove responsabilità. I dipendenti dovrebbero avere un team di persone che li supportano al lavoro e offrire orari flessibili illustra il tuo supporto.

Alcune aziende trovano vantaggioso per entrambi consentire ai dipendenti di tornare lentamente al lavoro. Permettere ai dipendenti di tornare a tempo parziale per alcune settimane dopo il congedo familiare dà loro la possibilità di portare denaro senza essere sopraffatti. Allevia anche l'onere di avere un dipendente fuori dall'ufficio.

Se i dipendenti utilizzano tutta la loro ora FMLA ma hanno ancora bisogno di un po 'più di tempo per riprendersi, provare ad estenderlo con il tempo di congedo non retribuito. Se i dipendenti non si qualificano per FMLA (e secondo i sostenitori dei congedi parentali pagati, il 40% dei dipendenti statunitensi non lo fa), cerca comunque di accontentarli.

Crea un piano di emergenza

La flessibilità può anche avvantaggiare la società se viene richiesto un cambiamento di posizione prima o dopo che un dipendente prende il congedo parentale. Ad esempio, un genitore potrebbe voler ridurre le ore o cambiare parte (o tutto) del proprio tempo di lavoro al telelavoro per rimanere a casa con il suo nuovo figlio.

Sei solo legalmente obbligato a ripristinare una posizione di pari retribuzione, benefici e prestigio a un dipendente di ritorno da FMLA, ma i dipendenti potrebbero lavorare in modo più efficace se vengono apportati ulteriori aggiustamenti.

Non tutte le aziende possono permettersi di apportare queste modifiche, ma a volte sono possibili sistemazioni. Alcuni genitori vogliono cambiare il loro piano di lavoro dopo una nascita e possono tagliare del tutto il lavoro fuori dal loro piano. E, non dare per scontato che solo le donne scelgono di lasciare la forza lavoro.

Considera le modifiche al beneficio del dipendente

Con tutta l'eccitazione di un nuovo bambino, i dipendenti possono dimenticare che il nuovo pacchetto di gioia è anche un nuovo dipendente che devono aggiungere ai loro piani di assicurazione sanitaria. Ricorda ai dipendenti le date e le finestre in cui possono e hanno bisogno di cambiare le loro elezioni.

Altri cambiamenti da considerare riguardano i dipendenti in congedo. Durante il congedo FMLA non retribuito, i dipendenti non raccoglieranno uno stipendio. Come pagheranno per i loro premi benefici?

È necessario prendere decisioni su diversi altri aspetti della politica relativi al manuale e all'implementazione del dipendente.

• Decidi se i dipendenti continueranno ad accumulare tempo libero durante il loro congedo. Se non si accumuleranno, tenerne conto al momento del calcolo del tempo di pausa o dell'adeguamento di tale congedo nel software di sospensione della società.
• Se i dipendenti non torneranno dopo la nascita, incassare il tempo di ferie sulla busta paga finale se ciò è previsto nella politica di ferie della compagnia.
• Controlla la politica di ferie per determinare se i dipendenti possono aggiungere il tempo di ferie accumulato al congedo parentale o al momento FMLA che stanno già assumendo.

Tutti questi dettagli dovrebbero essere inclusi nelle politiche di sospensione. Se non lo sono, aggiungili in modo che ogni dipendente sia trattato allo stesso modo.

Sii sensibile

Occasionalmente, la nascita di un bambino non è un evento celebrativo nella vita delle persone. Si verificano gravidanze non programmate Gli aborti a breve termine e la mortalità infantile sono devastanti. Un dipendente può scegliere di mettere il figlio in adozione o interrompere una gravidanza. Affrontare ognuna di queste situazioni con sensibilità e rispetto.

Collaborare con il dipendente e il manager del dipendente per gestire in modo sensibile la transizione al lavoro. Inoltre, considera alcune situazioni (come gli aborti spontanei) nella politica di lutto della compagnia.

Gli eventi della vita dolorosi sono difficili per i dipendenti, ma anche difficili per le persone al lavoro che si prendono cura di loro. Pensa a come l'azienda può sensibilmente (e in privato) gestire queste situazioni in anticipo.

Celebrare

Un piccolo, simpatico gesto dell'organizzazione ricorderà ai dipendenti che hanno una squadra di colleghi che li incoraggia a tornare in ufficio. Attendi qualche giorno dopo la nascita per assicurarti che tutto vada per il meglio, quindi invia dei fiori, una cartolina o una tutina. Considera cosa apprezzerà quell'impiegato e cerca di individuare il gesto.

Pensa alle sistemazioni post-baby

Per molte aziende, i benefici genitoriali non si estinguono in caso di congedi familiari. Considera quali sistemazioni avranno bisogno o apprezzeranno i dipendenti. Il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede alle aziende di fornire alle madri che allattano il tempo di interruzione e in qualche luogo privato per esprimere il latte materno.

Anche i genitori che lavorano senza un compagno di soggiorno avranno probabilmente bisogno di assistenza all'infanzia, che si classifica come la più grande voce di bilancio per le famiglie americane. In media, le famiglie americane spendono $ 9.589 all'anno per la cura dei figli fino a $ 28.353 per un caregiver in casa.

Considerare ulteriori vantaggi per i dipendenti

Prendi in considerazione la creazione di qualche tipo di benefit per l'assistenza all'infanzia per i dipendenti, come i costi di sussidio o anche la fornitura di opzioni di assistenza all'infanzia in loco o vicine al lavoro. L'83% dei dipendenti che hanno prestazioni di assistenza all'infanzia affermano che questo li aiuta a ridurre lo stress e ad aumentare l'equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.

Quando si tratta di prestazioni di assistenza all'infanzia, i dipendenti apprezzeranno l'aiuto e l'unico limite è in quanto in modo creativo è possibile accedere al vantaggio (e ciò che l'azienda può permettersi e ospitare).

Aiuta i dipendenti a concedersi un congedo di famiglia stressante, non stressante, assicurando al contempo che l'azienda sia adeguatamente curata sia mentre sono fuori, sia quando tornano.

Seguire le regole e stabilire le linee guida per garantire la conformità e un trattamento equo a tutti i dipendenti in congedo per motivi familiari.

I grandi cambiamenti nella vita dei dipendenti sono entusiasmanti e una transizione per tutti. Con un po 'di pianificazione, puoi navigare facilmente tra le foglie della famiglia.

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Kelsie Davis è una giornalista di marca e una sostenitrice di professionisti delle risorse umane ad alto impatto. Lei ricerca, analizza e scrive per incoraggiare le risorse umane a ottenere il massimo dalle loro iniziative.