Come scrivere un'e-mail professionale - 7 domande da porsi prima di inviare Invio

Per molti anni, le persone hanno predetto la scomparsa dell'email. Anche se è vero che utilizziamo altre forme di comunicazione come messaggi di testo e social media per "parlare" con i nostri amici o inviare messaggi rapidi ai nostri colleghi, utilizziamo ancora le e-mail, soprattutto per le comunicazioni relative al lavoro. È anche il mezzo principale di contatto quando fai domanda per un posto di lavoro. È sempre più importante sapere come scrivere un'e-mail professionale.

L'email può essere il tuo primo punto di contatto con qualcuno e per questo è la tua prima opportunità di fare un'impressione. Abbi molta cura nel comporre i tuoi messaggi. Prima di premere invia, rispondi a queste 7 domande.

1. Il mio messaggio è privo di errori?

Controllare la tua email per errori è la cosa più importante che puoi fare prima di inviarlo. L'ortografia sbagliata e la grammatica sbagliata ti faranno apparire imprudente. Ciò va contro l'impressione che stai cercando di fare, specialmente se stai facendo domanda per un posto di lavoro.

Correzione di bozze finché non si è sicuri di aver colto tutti gli errori ortografici e grammaticali, così come gli errori di battitura. Grammarly.com ha strumenti gratuiti, inclusa un'estensione per il browser Chrome, che può aiutarti in questo.

2. Che cosa dice il mio indirizzo email su di me?

Il tuo indirizzo email di lavoro, che comunque non dovresti mai usare per la ricerca di un lavoro, probabilmente è molto semplice. Molto probabilmente è una variante del tuo nome. Potresti aver scelto un indirizzo meno aziendale da utilizzare per l'email personale. Un indirizzo che è suggestivo, infantile o carino va bene se lo si utilizza solo per inviare messaggi ai propri amici e familiari, ma se è necessario scrivere un'e-mail professionale, registrarsi per un nuovo account che trasmetta professionalità.

Configura un indirizzo email che utilizza il tuo vero nome. Prova il tuo nome e cognome; il tuo nome, l'iniziale e il cognome centrali; o qualche combinazione di quelli. Non inviare mai la tua email professionale da [email protected].

3. Il nome e l'indirizzo e-mail nel campo "A" sono corretti?

Quando inizi a digitare il nome di un destinatario nel campo "A", la maggior parte dei client di posta elettronica riempirà il resto del nome con uno dei tuoi contatti. Si potrebbe facilmente finire con il nome sbagliato in quel campo, quindi assicurati di prestare attenzione a questo.

Immagina quali problemi potrebbero sorgere se invii accidentalmente un'email al destinatario sbagliato. Diciamo che stai cercando un lavoro mentre sei ancora occupato. Un responsabile delle assunzioni presso un potenziale datore di lavoro potrebbe avere un nome che inizia con la stessa lettera del nome del tuo attuale capo. Quanto sarebbe imbarazzante se mandassi al tuo capo un messaggio destinato a quel gestore assumente? Non solo vuoi essere sicuro che il tuo messaggio raggiunga la destinazione prevista, ma vuoi anche essere sicuro che non raggiunga uno non intenzionale.

4. Ho usato il titolo corretto per indirizzare il destinatario?

Se sei già in base al nome con la persona che invii per e-mail, è corretto indirizzarli in questo modo nel tuo messaggio. Tuttavia, se è la prima volta che comunichi con qualcuno o non sei sicuro di come preferiscono essere indirizzati, è preferibile utilizzare un titolo formale come Mr., Ms., Mrs. o Dr. e l'ultima del destinatario nome.

Scambia sempre sul lato della cautela. Non può far male essere formali. Per un suggerimento su come una persona con cui hai già una relazione consolidata preferisce essere indirizzata, guarda indietro ai messaggi precedenti per vedere come sono firmati. Questo ti aiuterà a decidere cosa fare.

5. Il mio tono trasmette bene il mio messaggio?

Come dice il proverbio, "Non è quello che dici ma come lo dici." Quando parli con qualcuno faccia a faccia, puoi fare affidamento su intonazione, linguaggio del corpo ed espressione facciale per contribuire a dare un significato aggiuntivo alle tue parole.

Quando provi a trasmettere lo stesso messaggio per iscritto, c'è più spazio per incomprensioni perché il lettore non può vedere il tuo viso, leggere il tuo linguaggio del corpo o ascoltare la tua voce. Assicurati che il tuo messaggio sia educato e amichevole, e che il tuo significato previsto sia chiaro.

6. Il mio messaggio è semplice, ma non criptico?

Mantenere i tuoi messaggi brevi e dolci li renderà più facili da capire. Allo stesso tempo, non dovresti omettere nulla di importante. Non vuoi forzare il destinatario della tua email a indovinare cosa stai cercando di dire. Il tuo messaggio dovrebbe essere il più preciso possibile, ma includere tutte le informazioni necessarie.

7. Ho incluso allegati non richiesti?

Molte persone si rifiutano di aprire allegati e-mail che non si aspettavano. Hanno ragione di evitare di farlo. I virus informatici vengono spesso trasmessi in quegli allegati. Se vuoi inviare un file a qualcuno, ad esempio, il tuo curriculum, chiedi prima il permesso al tuo destinatario. Mandalo solo se dice che va bene.