Come scrivere e inviare messaggi email professionali

Ogni volta che invii messaggi email professionali, è molto importante assicurarsi che il messaggio sia perfetto. Non si vuole saltare un'opportunità facendo errori, sia nel modo in cui si inviano le e-mail, sia in che modo si tiene traccia di esse. Continua a leggere per imparare a scrivere e inviare messaggi e-mail professionali di alto livello.

Perché vorresti inviare un'email professionale? Ci sono molte ragioni. Potresti inviare la tua lettera di copertura a un potenziale datore di lavoro, una lettera di ringraziamento a un collega che ha accettato di essere un riferimento, una lettera di dimissioni al tuo attuale capo o una richiesta di una lettera di raccomandazione.

Potresti avere altri motivi per inviare email non personali e, in effetti, è una buona idea assicurarsi che tutta la tua email sia organizzata e professionale.

Ecco cosa includere nei messaggi, cosa non includere e come chiudere, firmare e inviare i tuoi messaggi di posta elettronica.

Linee guida professionali per i messaggi di posta elettronica

Rivedi questi passaggi per scrivere un'e-mail professionale di alta qualità e farai sempre un'ottima impressione sul destinatario:

• Linea tematica: La riga dell'oggetto deve concisamente comunicare il tuo scopo per la scrittura. La riga dell'oggetto può essere semplice come "Grazie" o "Richiesta di raccomandazione".
• Saluto: Anche se stai scrivendo un'email molto breve, includi un saluto. Se conosci il nome della persona, includilo. A meno che non siate in prima persona con la persona, chiamateli per nome.
• Lunghezza: Mantieni la tua e-mail il più concisa possibile. Le persone tendono a sfogliare lunghe email, quindi includono solo informazioni essenziali.
• Stile del font: Evita caratteri decorativi, giocosi o colorati; questi semplicemente distraggono il destinatario dal tuo messaggio reale. Evita di esagerare con il grassetto e il corsivo, cosa che rende l'e-mail ingombra. Non scrivere neanche in maiuscolo; questo appare arrabbiato o sovraeccitato in una email.

• Emoticons:Non includere le emoticon in un'email professionale; salvali per corrispondenza personale.
• Compitazione e grammatica: Solo perché stai scrivendo una e-mail non significa che dovresti essere sciatta su ortografia e grammatica. Modifica la tua email con attenzione prima di inviarla. Un messaggio senza errori indica al destinatario che la tua e-mail dovrebbe essere presa sul serio.
• Chiusura:Esci con un breve "Grazie", "Il migliore" o un altro semplice invio, quindi il tuo nome. La maggior parte degli account e-mail ti consente di incorporare una firma con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto in ogni e-mail. È un modo fantastico per rendere ogni corrispondenza più professionale.

Suggerimenti aggiuntivi

Dopo aver scritto la tua email, segui tutti questi passaggi prima di fare clic sul pulsante "invia":

• Assicurati che il tuo messaggio sia completo:Effettua un doppio controllo per assicurarti che la riga Oggetto della tua e-mail sia compilata, che tu abbia incluso una firma, che tu stia inviando il messaggio alla persona di contatto giusta e che tu abbia compilato il bcc campo per inviare una copia a te stesso, in modo da avere una registrazione del messaggio di posta elettronica.
• Prova il tuo messaggio email:Prima di inviare l'invio, assicurati anche di eseguire il controllo ortografico e controllare la grammatica e le maiuscole. Sono altrettanto importanti nella corrispondenza di ricerca di lavoro di email come sono in una lettera di carta.

• Invia un messaggio email di prova:Prima di inviare effettivamente la tua email, invia prima il messaggio a te stesso per verificare che la formattazione funzioni e che nulla sia fuori luogo. Se tutto sembra a posto, vai avanti e invia l'email all'azienda o alla persona che stai contattando.
• Invia una copia del messaggio di posta elettronica a te stesso:Utilizzare il bcc campo per inviare una copia del messaggio di posta elettronica a te stesso, in modo da avere una registrazione di quando hai inviato il messaggio e chi l'hai inviato a. È inoltre possibile trovare queste informazioni nella cartella inviata.

• File le tue copie:Con molti programmi di posta elettronica è possibile impostare le cartelle per facilitare l'individuazione di importanti e-mail precedenti. Configura una cartella per tutte le e-mail di ricerca di lavoro e archivia le copie del messaggio e-mail che hai inviato nella cartella di ricerca lavoro.

Controlla regolarmente la tua email

Il tempo è essenziale quando stai cercando lavoro, quindi è importante controllare la tua posta regolarmente e frequentemente, in modo da non perdere opportunità importanti. Per lo meno, controlla la tua e-mail al mattino e durante il primo pomeriggio, così avrai il tempo di rispondere prontamente ai messaggi che ricevi.

Oggigiorno, avere uno smartphone può facilitare il controllo delle e-mail ovunque tu vada e in qualsiasi momento tu voglia - non più in bilico sul tuo computer. In effetti, puoi ricevere notifiche per i nuovi messaggi di posta elettronica, in modo che tu possa leggerli non appena raggiungono la tua casella di posta.