Come creare un programma di suggerimenti per i dipendenti di successo

Le insidie ​​di un programma di suggerimenti per dipendenti mal concepito sono molteplici, leggendarie e più frequentemente facili da evitare. Un programma di suggerimenti per i dipendenti costruito con cura, lanciato con impegno organizzativo, chiarezza e comunicazione continua può influire positivamente sui risultati economici, sulla motivazione e sull'entusiasmo dei dipendenti.

Un programma di suggerimenti per i dipendenti mal concepito, frettolosamente lanciato e indefinito può allontanare le persone e generare malevolenza, cinismo e incomprensioni. Questo è il destino di molti programmi di suggerimenti per i dipendenti che vengono lanciati senza pensieri tramite una finestra di suggerimenti per i dipendenti.

La tua azienda ha bisogno di un programma di suggerimenti per i dipendenti?

Prima di lanciare un programma di suggerimenti per i dipendenti, considera la tua cultura aziendale. Attualmente stai ricevendo idee fresche e ponderate?

I suggerimenti dei dipendenti stanno già filtrando in superficie durante le riunioni dello staff e nella conversazione casuale? Se è così, forse i metodi più informali per coltivare nuove idee sono giustificati piuttosto che un programma di suggerimenti per dipendenti in piena regola o una scatola di suggerimenti per i dipendenti.

Forse è possibile pianificare sessioni di brainstorming dipartimentali o generare idee su argomenti particolari durante porzioni della riunione settimanale del personale. È possibile impostare un giorno al mese per un pranzo in cui ogni dipendente è invitato a presentare almeno un'idea.

Puoi chiedere ai tuoi dirigenti di portare tre idee per i dipendenti alla riunione di ciascun manager. La creatività ti aiuta molto nella generazione di idee.

Se no, inizia chiedendo che cosa sulla tua cultura stia attualmente soffocando le idee? Questi problemi continueranno a esistere quando implementerai un programma di suggerimenti per i dipendenti? Se è così, il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti di successo deve eliminare o aggirare questi ostacoli prima di iniziare.

I programmi di suggerimento dei dipendenti, compresa la scatola dei suggerimenti spesso implementata, devono essere attentamente costruiti e implementati poiché sono poco maneggevoli, difficili da mantenere, richiedono molto tempo, possono causare più dure emozioni rispetto ai risultati positivi e devono essere rigorosamente e correttamente gestiti.

Elementi in un programma di suggerimenti per i dipendenti

Alcuni programmi di suggerimenti per i dipendenti sono riusciti, ma i programmi di suggerimenti dei dipendenti che hanno avuto successo hanno condiviso elementi di successo comuni. Puoi prendere una pausa al numero di fattori considerati significativi per il successo di un programma di suggerimenti per i dipendenti, ma questi sono fattori comuni a qualsiasi processo di lavoro di successo che richiede tempo al dipendente e offre la possibilità di premi e riconoscimenti significativi.

Se persegui un programma di suggerimenti per i dipendenti, per il suo successo deve succedere quanto segue.

Nominare un team di revisione dei suggerimenti interfunzionali

Un team interfunzionale deve esaminare i suggerimenti che devono essere riconosciuti entro 48 ore. Se questa squadra è composta da tutti i dirigenti o da tutti i direttori, può essere percepita come fuori controllo o bloccare il cambiamento. Avrà, tuttavia, il potere di attuare i suggerimenti che riceve.

Se coinvolge altri dipendenti, il processo può richiedere molto tempo e essere percepito come utile per i propri interessi. L'accordo di gestione senior e la proprietà diventano un secondo passo nel processo di approvazione. Le persone della squadra devono essere disposte a cambiare e disposte a chiedere "perché no" piuttosto che "perché"?

Le finanze, in particolare, e tutti gli altri reparti devono essere rappresentati nel team di revisione dei suggerimenti. Se i dirigenti oi direttori esaminano i suggerimenti, la revisione deve far parte di una riunione regolarmente programmata, con suggerimenti distribuiti e considerati in anticipo.

Se la squadra si incontra più spesso del mensile, diventa più lavoro di quanto le persone siano normalmente disposte a fare. Ruota i membri di questo team 4-6 volte l'anno, ma non tutti i membri in una volta, se un team di dipendenti interfunzionali è il veicolo selezionato per la revisione dei suggerimenti. La scelta dei membri del team per il team di revisione dei suggerimenti dovrebbe riflettere il modo in cui gli affari vengono generalmente raggiunti nella tua cultura.

Ecco altre idee per la progettazione e la gestione di un efficace programma di suggerimenti per i dipendenti, oltre alla casella dei suggerimenti.

Stabilire linee guida per il programma di suggerimenti per i dipendenti

Comunicare pubblicamente il processo di invio e revisione dei suggerimenti

Il processo deciso per la presentazione e la revisione dei suggerimenti nel programma di suggerimenti dei dipendenti dovrebbe essere comunicato pubblicamente. Condividi tutte le linee guida e, in particolare, gli obiettivi che stai cercando di realizzare, avviando un programma di suggerimenti per i dipendenti.

Stabilire linee guida per il processo di suggerimento dei dipendenti

Avrai bisogno di impostare delle linee guida come quali argomenti sono aperti ai suggerimenti. Queste includeranno probabilmente idee che incidono sui risparmi, sulla qualità, sulla produttività, sui miglioramenti dei processi, sulla generazione di entrate e sul miglioramento del morale.

Altrimenti, come un piccolo manager della compagnia in Florida ha scoperto quando ha promesso $ 25 per suggerimento dipendente nella casella dei suggerimenti dei dipendenti; ha ricevuto una serie di suggerimenti dei dipendenti che includevano questi. Metti una macchina per il gelato nella sala da pranzo, metti una macchina per fare il mais nella sala da pranzo e qualsiasi dipendente che soddisfi i numeri di produzione giornaliera dovrebbe essere in grado di tornare a casa a qualsiasi ora del giorno.

Il suggerimento dei dipendenti deve fornire dettagli sul miglioramento

Un suggerimento di un dipendente deve essere più di un suggerimento. Deve fornire alcuni dettagli su come il proponente pensa che il suggerimento debba essere implementato. È facile sbarazzarsi di un'idea, quindi è necessario richiedere che ulteriori dettagli accompagnino l'idea non un piano d'azione in piena regola, ma almeno più dettagli di un'idea.

Il suggerimento dei dipendenti deve descrivere l'impatto potenziale

Sicuramente richiedono il "perché" e "come" l'idea avrà un impatto sull'azienda, compresa un'analisi dei risparmi sui costi. Allo stesso tempo, all'interno di questi parametri, il processo di suggerimento dovrebbe essere semplice. Una società che ha tentato di sollecitare suggerimenti per i dipendenti aveva un modulo di suggerimento per i dipendenti di tre pagine e i dirigenti si chiedevano perché non avessero ricevuto suggerimenti per i dipendenti.

Affrontare in modo diverso i suggerimenti relativi al lavoro di un dipendente

Le idee che sono integralmente connesse al lavoro di una persona non dovrebbero essere considerate o dovrebbero essere trattate in modo diverso. In Toyota, milioni di suggerimenti vengono generati ogni anno. Il motivo per cui hanno così tanti suggerimenti dei dipendenti è che i loro dipendenti sono strettamente focalizzati sul miglioramento del proprio lavoro.

Il dipendente pensa a un'idea di miglioramento, la condivide con il proprio supervisore e quindi, se giustificata, l'idea viene implementata immediatamente. Non vi è alcun processo che richiede tempo o un gruppo di manager che deve considerare la maggior parte delle idee. In questo scenario, i manager devono essere in grado di premiare le persone che escono con idee che si adattano ai parametri del programma.

Metti un dipendente a capo del programma di suggerimenti per i dipendenti

È necessario designare un amministratore per il programma di suggerimenti per i dipendenti che si assicurerà che il processo si muova come promesso. Un'impresa manifatturiera di medie dimensioni del Michigan si è trovata con un elenco di oltre cento suggerimenti impantanati in un comitato di revisione che ha continuato a posticipare le riunioni. Che spavalderia morale per le persone che avevano sperato così tanto che quei suggerimenti venissero presi in considerazione.

Comunicare il processo di suggerimento e gli obiettivi

Comunicare pubblicamente il processo deciso con tutte le linee guida e, in particolare, gli obiettivi che si sta tentando di realizzare, avviando un programma di suggerimenti per i dipendenti. Stabilire linee guida come gli argomenti aperti ai suggerimenti: risparmi sui costi, qualità, produttività, miglioramenti dei processi, idee generatrici di entrate e una migliore motivazione dei dipendenti e morale positivo.

Un senior manager deve sostenere il programma di suggerimenti per i dipendenti e sedersi nel comitato di valutazione. Ciò conferisce credibilità al programma di suggerimenti per i dipendenti e fa sentire i suggeritori importanti.

Ecco altre idee per la progettazione e la gestione di un efficace programma di suggerimenti per i dipendenti, oltre alla casella dei suggerimenti.

Premi e riconoscimenti nel programma di suggerimenti per i dipendenti

La ricompensa per i suggerimenti implementati deve essere chiaramente definita sul front-end. Se il suggerimento dei dipendenti è un'idea di risparmio, in molti programmi di suggerimenti dei dipendenti, il dipendente riceve una percentuale del risparmio: spesso questo premio può equivalere al cinque-venti per cento dei risparmi comprovati.

Quando pensi al tuo programma di suggerimenti per i dipendenti, riconosci che è difficile "provare" i risparmi sui costi se non disponi di buoni numeri che definiscono il processo prima che il suggerimento dei dipendenti venga implementato. Pertanto, spesso il primo passo in un'implementazione di suggerimento per il risparmio dei costi consiste nel "misurare" il processo per assicurarsi di sapere come si sta svolgendo il processo attualmente.

Altre idee di processo meno misurabili richiedono una ricompensa standard designata.Spesso, il riconoscimento è più importante per il dipendente.

I premi possono includere la merce con il logo aziendale, i buoni regalo, il pranzo con un responsabile della scelta del dipendente, una cena premio trimestrale e punti per l'acquisto di articoli più costosi dai cataloghi.

Infatti, data la difficoltà di misurare l'esito di molti suggerimenti dei dipendenti, alcune aziende offrono questi riconoscimenti di riconoscimento anche quando le idee si aggiungono sostanzialmente ai profitti. Ciò non è tanto motivante quanto il dipendente che riceve una parte dei risparmi realizzati durante un periodo di tempo definito, ad esempio un anno.

Feedback nel tuo programma di suggerimenti per i dipendenti

Rendi le risposte private alle persone con suggerimenti, soprattutto se l'idea viene respinta. Altrimenti, le persone saranno riluttanti a tirarsi fuori il collo offrendo suggerimenti fuori dall'ordinario, e possibilmente i più fruttuosi.

D'altra parte, quando viene implementata una proposta di dipendente che si traduce in una ricompensa, riconoscere pubblicamente il contributo in una riunione del personale, con il permesso del dipendente coinvolto. Inoltre, è possibile pubblicare il suggerimento dei dipendenti, i nomi dei dipendenti sul team di implementazione e il premio dato per il suggerimento.

Mantenere i partecipanti al programma di suggerimenti dei dipendenti al passo con i progressi dei loro suggerimenti nel programma è più importante che fornire al suggeritore risposte rapide. I dipendenti vogliono solo sapere cosa sta succedendo lungo il percorso con le loro idee.

In molte organizzazioni, i suggerimenti sembrano scomparire in un buco nero dal quale potrebbero non emergere per mesi, errore garantito per il programma di suggerimenti dei dipendenti.

Un approccio popolare per l'implementazione dei suggerimenti consiste nell'includere il suggeritore su qualsiasi team di implementazione. Ciò mantiene anche i suggerimenti resi ragionevoli. Come minimo, se un suggerimento è accettato, è necessario avere una tempistica per l'implementazione che il suggeritore è a conoscenza e capisce.

Ulteriori suggerimenti per il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti

I programmi di suggerimento dei dipendenti devono enfatizzare la qualità dei suggerimenti piuttosto che il numero di suggerimenti. Molti programmi incoraggiano il contrario, che è uno dei motivi per cui le persone si scoraggiano così facilmente con loro; non forniscono molto denaro per i soldi e il tempo investito.

I suggerimenti dei dipendenti anonimi non sono incoraggiati come parte del processo di suggerimento o della casella dei suggerimenti dei dipendenti. Le persone dovrebbero essere disposte a sostenere pubblicamente le loro idee. Almeno, questo è il tipo di cultura aziendale che devi incoraggiare per creare un'organizzazione di successo.

Infatti, Peter Block, uno dei più importanti guru dello sviluppo organizzativo che lavora oggi, si oppone a qualsiasi feedback anonimo (dai sondaggi tra i dipendenti e così via) a causa della cultura che il feedback anonimo incoraggia. Alcuni dipendenti non consegneranno suggerimenti? Probabilmente, ma chiediti che tipo di azienda vuoi creare? Vuoi incoraggiare i dipendenti a praticare il coraggio organizzativo.

Ricompensa non solo i dipendenti che inviano idee vincenti. Premia e riconosci i manager e i supervisori che hanno fatto il miglior lavoro sia incoraggiando i suggerimenti dei dipendenti che abbandonando la strada del progresso.

Prendi in considerazione anche l'inclusione di clienti e fornitori come suggeritori, specialmente se il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti matura e ha successo.

Molti programmi di suggerimenti sono stati implementati in passato. La maggior parte ha fallito a causa del fallimento delle organizzazioni a prestare attenzione a questi punti.

Le persone tendono ad avviare programmi mal definiti e sfocati che non riescono a definire premi, strategie di implementazione e sistemi di comunicazione. Le persone, che non riescono a ottenere feedback tempestivi, smettono di inviare idee.

Se ogni idea diventa un "perché dovremmo" piuttosto che un "perché non dovremmo", le persone si scoraggiano rapidamente. Il processo diventa uno scherzo. Oppure, il processo o la scatola dei suggerimenti viene semplicemente ignorata. Quante scatole vuote di suggerimenti stanno sedendo in aziende in America? Più di quello che ti piacerebbe contare. Utilizzare questi suggerimenti per assicurarsi che il processo di suggerimento dei dipendenti o il programma si sviluppi.