Come scrivere una lettera commerciale

Hai bisogno di scrivere una lettera commerciale? Non sei sicuro del miglior layout da utilizzare o di cosa includere nella tua lettera? È importante che tutte le lettere commerciali che scrivi siano formattate correttamente e in apparenza professionale.

Quando stai scrivendo a potenziali datori di lavoro, colleghi, relazioni professionali e commerciali, il layout della tua lettera è quasi importante quanto quello che stai scrivendo.

Se la lettera non è formattata correttamente, non ha abbastanza spazio tra i paragrafi e utilizza uno stile o una dimensione di carattere non tradizionale, può rifletterci male.

Linee guida per la scrittura di lettere d'affari

Ecco le linee guida per scrivere una lettera commerciale, quindi tutta la tua corrispondenza fa la migliore impressione.

margini

I margini delle lettere di lavoro dovrebbero essere di circa 1 "tutto intorno, per conferire alla tua lettera professionale un aspetto ordinato: devi allineare il testo a sinistra, in questo modo la maggior parte dei documenti è allineata, quindi renderà leggibile la tua lettera.

Spaziatura del carattere

Lasciare spazio nella tua lettera crea un aspetto chiaro, sgombro e di facile lettura che il lettore apprezzerà. La tua lettera dovrebbe essere in formato di blocco: l'intera lettera deve essere allineata a sinistra e a spaziatura singola ad eccezione di un doppio spazio tra i paragrafi.

Dimensione del font

La dimensione del carattere tradizionale per una lettera professionale è 12. Il carattere dovrebbe essere Times New Roman o Arial. Tuttavia, se si utilizza la carta intestata, la carta intestata potrebbe avere dimensioni e stile diversi.

Stile del font

Non è necessario utilizzare stili diversi all'interno di una lettera professionale. Utilizzare un carattere uniforme (carattere di stampa del libro come Times New Roman o Arial) ed evitare la sottolineatura, il corsivo o il grassetto. Tuttavia, se si utilizza la carta intestata, la carta intestata potrebbe avere uno stile di carattere diverso.

Testo della lettera

Il testo della lettera commerciale dovrebbe essere pulito e leggibile. Evita di scrivere la tua lettera in un grande blocco di testo. Rompi il tuo testo in diversi paragrafi concisi. Questi paragrafi dovrebbero essere allineati a sinistra; questo consente una lettura più facile. Quando hai completato la tua lettera, chiedi a qualcun altro di leggerla per te. Chiedi loro di dare una breve occhiata alla lettera. C'è troppo testo sulla pagina? È facile vedere i paragrafi distinti?

Informazioni sui contatti

La prima sezione della tua lettera dovrebbe includere anche le tue informazioni di contatto e le informazioni di contatto della persona che stai scrivendo. Inoltre, includi la data in cui stai scrivendo nella parte superiore della tua lettera.

Saluto alle lettere

A meno che tu non conosca bene il lettore e in genere le indirizzi con il loro nome, dovresti includere il titolo personale e il nome completo della persona nel saluto (ad es. "Caro signor James Franklin"). Se non sei sicuro del nome del lettore, includi il suo titolo (ad es. "Gentile dirigente del marketing"). Se non si è sicuri del genere del lettore, è sufficiente indicare il proprio nome completo ed evitare il titolo personale (ad es. "Caro Jamie Smith"). Se non sei sicuro del sesso, del nome e del titolo del lettore, scrivi semplicemente "A chi può interessare". Lascia una riga vuota dopo il saluto.

Paragrafi

I paragrafi delle lettere professionali dovrebbero essere relativamente concisi. Il primo paragrafo può includere una breve apertura amichevole e una spiegazione concisa del motivo della tua scrittura. Il secondo paragrafo (e tutti i paragrafi successivi) dovrebbero ampliare il motivo della tua scrittura. L'ultimo paragrafo dovrebbe riaffermare il motivo della tua scrittura e, se applicabile, indicare il tuo piano d'azione (o richiedere l'azione da parte del lettore).

Chiusura

Quando scrivi una lettera commerciale o un messaggio e-mail è importante chiudere la tua lettera in modo professionale, quindi la tua lettera, nella sua interezza, è ben scritta e professionale.

Firma

Quando invii una lettera cartacea, completa la lettera con la tua firma, scritta a mano, seguita dal tuo nome digitato. Se questa è un'e-mail, includi semplicemente il tuo nome digitato.

Infine, non dimenticare di eseguire il controllo ortografico e correggere la tua lettera prima di inviarlo. Di nuovo, chiedi a un familiare, amico o collega di esaminarlo per te. È sempre bene che un altro paio di occhi guardino perché è difficile cogliere i propri errori.

Formato lettera commerciale

Rivedi una lettera commerciale formattata con informazioni su cosa includere in ogni sezione della tua lettera.

Esempio di lettera commerciale

Nome e cognome

Il tuo indirizzo

La tua città, codice postale dello stato

Il tuo numero di telefono

La tua email

Data

Nome del contatto

Titolo

Nome della ditta

Indirizzo

Città (*): Stato (*): CAP

Caro signor / m. Cognome:

Sto scrivendo per invitarvi a una sessione di networking che stiamo organizzando per i nostri studenti laureati in informatica presso l'Hazelwood University. Ci stiamo concentrando su aziende IT e pensiamo che la tua azienda sarebbe perfetta. È sempre ben frequentato ed è un ottimo modo per riempire qualsiasi posizione che hai aperto.

L'evento è programmato per il 30 aprile dalle 13:00 alle 17:00 presso l'Holland Hall Student Center. Se sei interessato, per favore fatemelo sapere e posso prenotare un posto per voi o il vostro gestore assumente. Inviate una e-mail a [email protected] o chiamatemi al 555-555-5555 se avete domande o desiderate maggiori informazioni.

Grazie.

Firma scritta a mano (per una lettera cartacea)

Il tuo nome digitato

Altri esempi

Esamina gli esempi di lettera commerciale per una varietà di corrispondenza commerciale, professionale e relativa all'occupazione, inclusi campioni e modelli di lettere e messaggi di posta elettronica.