Come fornire un nuovo orientamento efficace dei dipendenti

Orientare i dipendenti sui loro luoghi di lavoro e il loro lavoro è una delle funzioni più trascurate in molte organizzazioni. Un manuale per i dipendenti e pile di documenti non sono più sufficienti quando si tratta di accogliere un nuovo dipendente nella propria organizzazione.

Le lamentele più frequenti sull'orientamento dei nuovi dipendenti sono che è travolgente, noioso o che il nuovo dipendente viene lasciato affondare o nuotare. I dipendenti hanno l'impressione che l'organizzazione abbia scaricato troppe informazioni su di essi che avrebbero dovuto comprendere e implementare in un periodo di tempo troppo breve.

Il risultato è spesso un nuovo dipendente confuso che non è produttivo come potrebbe essere. È anche più propenso a lasciare l'organizzazione entro un anno. È costoso sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Moltiplicate questo per il numero di dipendenti che assumete ogni anno e il costo del turnover diventa significativo.

Con una crisi del lavoro in corso, lo sviluppo di un'efficace esperienza di orientamento dei dipendenti continua a essere cruciale. È fondamentale pianificare con attenzione nuovi programmi di assunzione per informare il dipendente sui valori e la storia dell'organizzazione e su chi è chi all'interno dell'organizzazione.

Un programma di orientamento ben ponderato, che duri un giorno o sei mesi, aiuterà non solo la fidelizzazione dei dipendenti, ma anche l'aumento della produttività dei dipendenti. Le organizzazioni che dispongono di buoni programmi di orientamento consentono alle persone nuove di accelerare più rapidamente, hanno un migliore allineamento tra ciò che i dipendenti fanno e ciò che l'organizzazione ha bisogno di loro di fare e hanno tassi di turnover più bassi.

Scopi di orientamento

I datori di lavoro devono rendersi conto che l'orientamento non è solo un bel gesto messo in atto dall'organizzazione. Serve come elemento importante della nuova accoglienza dei dipendenti e dell'integrazione organizzativa.

Ridurre i costi di avvio

Un orientamento corretto può aiutare il dipendente a velocizzare molto più velocemente, riducendo così i costi associati all'apprendimento del lavoro.

Per ridurre l'ansia

Qualsiasi dipendente, quando viene messo in una nuova, strana situazione, sperimenterà ansia che può impedire la sua capacità di imparare a fare il lavoro. L'orientamento corretto aiuta a ridurre l'ansia che deriva dall'entrare in una situazione sconosciuta e aiuta a fornire le linee guida per il comportamento e la condotta, in modo che il dipendente non debba sperimentare lo stress di indovinare.

Ridurre il fatturato degli impiegati

Il turnover dei dipendenti aumenta man mano che i dipendenti si sentono non valutati o inseriti in posizioni in cui non possono svolgere il proprio lavoro. L'orientamento mostra che l'organizzazione valuta il dipendente e aiuta a fornire gli strumenti necessari per avere successo nel lavoro.

Per risparmiare tempo per il supervisore

In parole povere, migliore è l'orientamento iniziale, minore è la probabilità che supervisori e colleghi debbano trascorrere del tempo a insegnare al dipendente. Puoi coprire in modo efficace ed efficiente tutte le cose riguardanti l'azienda, i dipartimenti, l'ambiente di lavoro e la cultura durante l'orientamento. Il manager ei colleghi dovranno quindi solo rafforzare questi concetti.

Sviluppare aspettative di lavoro realistiche, atteggiamenti positivi e soddisfazione sul lavoro

È importante che i dipendenti imparino al più presto ciò che ci si aspetta da loro, e cosa aspettarsi dagli altri, oltre a conoscere i valori e gli atteggiamenti dell'organizzazione.

Mentre le persone possono imparare dall'esperienza, faranno molti errori che sono inutili e potenzialmente dannosi. I principali motivi per cui i programmi di orientamento falliscono: il programma non è stato pianificato; il dipendente non era a conoscenza dei requisiti del lavoro; il dipendente non si sente benvenuto.

L'orientamento dei dipendenti è importante: l'orientamento offre molti vantaggi e puoi utilizzare il feedback dei dipendenti partecipanti per rendere i tuoi orientamenti ancora migliori.

Tutti i nuovi dipendenti dovrebbero completare un nuovo programma di orientamento dei dipendenti che è stato progettato per assisterli nell'adattamento al loro lavoro e all'ambiente di lavoro e per instillare un atteggiamento positivo e una motivazione positiva all'inizio.

Un nuovo programma di orientamento per i dipendenti può ridurre il fatturato e salvare migliaia di dollari in un'organizzazione. Uno dei motivi per cui le persone cambiano lavoro è che non si sentono mai i benvenuti o parte dell'organizzazione che aderiscono.

Cosa devi includere nel processo?

Il principio più importante da trasmettere durante l'orientamento è il tuo impegno per il miglioramento continuo e l'apprendimento continuo. In questo modo, i nuovi dipendenti si sentono a proprio agio nel fare domande per ottenere le informazioni necessarie per apprendere, risolvere problemi e prendere decisioni.

Un processo di orientamento ben ponderato richiede energia, tempo e impegno. Tuttavia, di solito paga per il singolo dipendente, il dipartimento e l'organizzazione. Uno di questi esempi è il successo della Contea di Meclemburgo (North Carolina) nel rinnovamento del suo programma di orientamento dei dipendenti.

Il datore di lavoro voleva tener fede al fatto che i dipendenti rappresentavano la maggiore risorsa dell'organizzazione. Nel 1996, nell'ambito di un'iniziativa più ampia volta a ridisegnare i servizi per soddisfare le esigenze dei clienti, il personale del dipartimento Risorse umane della Contea di Mecklenburg ha preso una decisione intelligente. Hanno visto nuovi dipendenti come parte della loro base di clienti e hanno chiesto ai loro clienti cosa volevano.

Ai dipendenti è stato chiesto cosa volevano e avevano bisogno di orientamento. A loro è stato anche chiesto cosa volevano e non gli piaceva l'orientamento. Ai nuovi dipendenti è stato chiesto cosa volevano sapere dell'organizzazione. Inoltre, ai senior manager dell'organizzazione è stato chiesto che cosa credevano fosse importante che i dipendenti imparassero quando si univano al libro paga della contea.

Usando il feedback raccolto dai dipendenti, lo staff di formazione delle risorse umane di Mecklenburg si è reso conto che soddisfare le esigenze dei dipendenti richiedeva più di mezza giornata di sessioni di formazione. Fidandosi del feedback dei dipendenti, i formatori hanno elaborato un orientamento di un giorno che ha dato ai dipendenti ciò che dicevano di volere e ciò che gli alti dirigenti ritenevano che i dipendenti dovessero conoscere.

In sostanza, il mix di orientamento include ora argomenti meno interessanti come W-2 e varie politiche e procedure, ma include anche dettagli che consentono al dipendente di conoscere qualcosa sull'organizzazione.

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Domande di pianificazione chiave

I professionisti delle risorse umane e i direttori di linea devono prima considerare le nuove domande sulla pianificazione dell'orientamento dei dipendenti prima di implementare o rinnovare un programma corrente. Queste sono le domande chiave da porre.

• Che cosa devono sapere i nuovi dipendenti per conoscere questo ambiente di lavoro che li renderebbe più confortevoli?
• Quale impressione e impatto vorresti avere nel primo giorno di un nuovo dipendente?
• Quali politiche e procedure chiave devono essere al corrente dei dipendenti il ​​primo giorno per evitare errori nel secondo giorno? Concentrati su questioni vitali.
• Quali cose speciali (scrivania, area di lavoro, attrezzature, istruzioni speciali) puoi fornire per far sentire i nuovi dipendenti a loro agio, benvenuti e sicuri?
• Quale esperienza positiva può fornire al nuovo dipendente che potrebbe discutere con la sua famiglia alla fine del primo giorno di lavoro? L'esperienza dovrebbe essere qualcosa per far sentire il nuovo dipendente apprezzato dall'organizzazione.
• In che modo puoi aiutare il supervisore del nuovo dipendente a essere disponibile per il nuovo dipendente il primo giorno per prestare attenzione personale e per trasmettere un chiaro messaggio che il nuovo dipendente è un'importante aggiunta al gruppo di lavoro?

Come mettere il piede migliore per un nuovo dipendente

Dal momento che le prime impressioni sono cruciali, ecco alcuni suggerimenti per mettere il piede in avanti. Divertirsi un po. Concentrati solo sugli argomenti molto importanti del manuale. Gioca con alcuni giochi: questo può aiutare le persone ad imparare. I giochi includono:

Photo Match: dopo il tour. Ogni dipendente riceve foto di altri dipendenti e un elenco di nomi. L'oggetto è abbinare il nome con la faccia.

Caccia alla firma: mentre i dipendenti visitano la struttura, fornire loro un pezzo di carta con i nomi di diversi soci che incontreranno. Viene quindi chiesto loro di ottenere le firme delle persone che incontrano. Il dipendente che ottiene il maggior numero di firme da una varietà di nuovi collaboratori ottiene un premio.

Altri giochi che riguardano ciò che il dipendente ha imparato durante l'orientamento sono anche assicurazioni efficaci che l'orientamento ha successo.

Passi per rendere benvenuto il nuovo noleggio

• Inizia il processo prima che la nuova persona inizi a lavorare. Invia un ordine del giorno al nuovo socio con la lettera di offerta in modo che il dipendente sappia cosa aspettarsi. Rimani in contatto dopo aver accettato la posizione per rispondere alle domande. Assicurati che l'area di lavoro della nuova persona sia pronta per il primo giorno di lavoro.
• Assicurati che i principali colleghi sappiano che il dipendente sta iniziando e incoraggiali a venire a dire "buongiorno" prima che inizi l'orientamento. Una nuova lettera di benvenuto dei dipendenti con un ordine del giorno consente ai colleghi di rimanere in contatto con il nuovo dipendente e il suo programma.
• Assegna un mentore o un amico, per mostrare la nuova persona in giro, fare le presentazioni e iniziare l'allenamento. Lascia che il mentore abbia un preavviso sufficiente in modo che possano fare i preparativi. La relazione di mentoring dovrebbe continuare per 90 giorni e potrebbe continuare ancora a lungo se la coppia fa una grande connessione. Molte relazioni vanno avanti per anni e potrebbero anche trasformarsi in sponsorizzazioni.
• Inizia con le basi. Le persone diventano produttive prima se sono saldamente radicate nella conoscenza di base di cui hanno bisogno per capire il loro lavoro. Concentrati sul perché, quando, dove e come della posizione prima di aspettarti che gestiscano compiti o grandi progetti. Non travolgerli con troppe informazioni.
• Fornire esempi su come completare i moduli e la descrizione del lavoro della persona con il pacchetto di orientamento.
• Divertirsi un po. Concentrati solo sugli argomenti molto importanti del manuale. Gioca con alcuni giochi: questo può aiutare le persone ad imparare.
• Fornire un elenco di domande frequenti con una persona di contatto e un numero di telefono o un'estensione.
• Pianifica di portare a pranzo il nuovo dipendente o chiedi ad altri di unirsi al nuovo dipendente nella sala mensa o in una sala conferenze con altri membri del dipartimento. Il primo giorno di lavoro non è il giorno in cui lasciare il nuovo dipendente da solo durante il pranzo.
• Questo è un buon momento per il supervisore per portare il dipendente a pranzo, includere altri colleghi e assicurarsi che l'impiegato sia a suo agio. È anche un ambiente eccellente in cui i dipendenti possono conoscersi e il nuovo collaboratore.
• Tieni a mente la famiglia della nuova persona. Un nuovo lavoro significa un adeguamento per l'intera famiglia, specialmente se si sono trasferiti. Fai ciò che puoi per facilitare la transizione e aiutarli a sentirsi a proprio agio nella comunità.
• Chiedi un feedback. Scopri dagli ex nuovi assunti come hanno percepito il processo di orientamento e non aver paura di apportare modifiche in base a tali raccomandazioni. È possibile inviare una valutazione due o quattro settimane dopo l'avvio del dipendente e chiedere: Ora che sei stato con la società per un po ', il nuovo orientamento dei dipendenti ha soddisfatto le tue esigenze?

  Dopo che il dipendente ha lavorato per te per un po ', e scopre cosa avrebbe dovuto imparare ma non all'orientamento. Nella contea di Mecklenburg, dopo il processo di riprogettazione, uno dei formatori, Allyson Birbiglia, ha dichiarato: "Riconosciamo che dobbiamo migliorare continuamente l'orientamento per soddisfare le mutevoli esigenze dei nostri clienti.Quali opere ora potrebbero non servire ai nostri dipendenti il ​​prossimo mese o il prossimo anno."

Un programma di orientamento efficace, o la mancanza di uno, determinerà una differenza significativa nella rapidità con cui un nuovo dipendente diventa produttivo e ha altri impatti a lungo termine sulla tua organizzazione. La fine del primo giorno, la fine della prima settimana, la fine di ogni giorno nel tuo impiego, è tanto importante quanto l'inizio.

Aiuta i tuoi dipendenti a pensare che vuoi che tornino il giorno successivo, e il prossimo e il successivo.

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Dr. Judith Brown è un Program Manager per Policy and Performance Management presso Naval Intelligence.