Come ridurre il costo del viaggio d'affari dei dipendenti

Con una certa simpatia per i datori di lavoro che stanno cercando di controllare i costi di viaggio, chiedere ai dipendenti di condividere le stanze non è il punto da cui iniziare o finire.

Queste idee sono meno stressanti e offensive per il dipendente medio che viaggia per lavoro per il proprio datore di lavoro. I dipendenti sono normali esseri umani che vogliono solo un po 'di privacy e distanza dai colleghi durante un viaggio di lavoro, soprattutto se hanno passato la giornata con i colleghi. I datori di lavoro non hanno bisogno di chiedere ai dipendenti di condividere stanze.

Altri modi per risparmiare sul costo del viaggio d'affari dei dipendenti

• Richiedere ai dipendenti di viaggiare nello stesso giorno, quando possibile.
• Sviluppare e attuare una politica di viaggio ferma che fornisce dettagli specifici sui pagamenti giornalieri presso varie destinazioni, catene alberghiere preferite in cui il datore di lavoro può aver stabilito un tasso di sconto, rimborsi spese e limiti che richiedono la firma di un manager in anticipo se superati.
• Tenere dipendenti alla lettera della legge come indicato nella politica di viaggio senza previa autorizzazione delle eccezioni. Non rimborsare le spese non consentite dalla politica o dall'eccezione.

• Rinegoziare o negoziare tariffe aziendali con catene alberghiere comuni alle tue destinazioni. Cerca hotel che offrono servizi come una colazione gratuita, un cocktail hour gratuito, snack pomeridiani e stuzzichini e frigoriferi e macchine per il caffè nelle camere. Richiedere ai dipendenti di utilizzare questi hotel e servizi quando disponibili.
• Utilizzare una catena alberghiera meno costosa al momento della prenotazione. La maggior parte dei dipendenti regalerebbe una stella per una stanza privata. Non aspettatevi standard più bassi in aree come la pulizia e altri servizi di comfort per i dipendenti da hotel con meno stelle. Indagare i dipendenti che viaggiano periodicamente per assicurarsi che i luoghi selezionati soddisfino le loro esigenze.

• Utilizzare un servizio di prenotazione di viaggio coerente come American Express Global Business Travel per aiutare a controllare i costi. Ti aiuteranno a pianificare, adottare politiche, risparmiare sui costi e limitare la spesa dei dipendenti. Anche i servizi di viaggio locali possono aiutarti a risparmiare sui viaggi d'affari, ma il vantaggio per una compagnia American Express è la loro portata a livello nazionale e internazionale e i loro servizi online.
• Prendere accordi con una compagnia aerea per utilizzare i propri servizi quando possibile per ricevere uno sconto aziendale su ogni volo. Richiedere ai dipendenti di utilizzare il servizio di prenotazione della compagnia aerea, ad esempio Southwest Airlines Corporate Travel. I datori di lavoro possono anche risparmiare quando gli aerei vengono prenotati con largo anticipo.

• Rendere i dipendenti che prendono decisioni di viaggio dell'ultimo minuto ottenere l'autorizzazione. In un caso, in un'azienda cliente, un biglietto aereo che sarebbe costato $ 300 se prenotato alcune settimane in anticipo costa oltre $ 1200 quando il dipendente ha effettuato la prenotazione due giorni prima dell'evento. Questo dovrebbe accadere solo in caso di emergenza in quanto la maggior parte dei biglietti sono trasferibili anche se non sono rimborsabili.
• Ridurre i costi di viaggio in altre aree, come pasti e bevande alcoliche e trasporto. Varia i perems dal luogo. La città di New York è costosa rispetto a Las Vegas, ad esempio. Le aree più piccole e non resort sono ancora più accessibili. La tua politica di viaggio dovrebbe riflettere i costi che i tuoi dipendenti sperimenteranno viaggiando in diversi stati e località.

• Sperimenta riunioni virtuali, servizi come Skype for Business e video. Mentre inizialmente scomoda, le riunioni non di persona sono un'abilità acquisita. I dipendenti diventano più a loro agio quando utilizzano questi servizi nel tempo. I webinar funzionano bene per vari tipi di formazione, in particolare seminari che consentono a più dipendenti di partecipare.
• Richiedere ai dipendenti di utilizzare i servizi di trasporto pubblico e di navetta meno costosi, quando disponibili, piuttosto che i taxi, soprattutto quando i dipendenti viaggiano tra aeroporti e hotel. La maggior parte delle grandi conferenze offre un servizio navetta gratuito tra gli hotel e il centro congressi. Meno l'uso di taxi o il requisito che i dipendenti si radunano per pagare un taxi di gruppo può far risparmiare un sacco di soldi.

Chiedere ai dipendenti adulti di effettuare prenotazioni tempestive, spese di budget per i loro viaggi di lavoro ed esplorare opzioni diverse dai viaggi per riunioni e formazione è l'approccio giusto per semplificare i costi dei viaggi d'affari. Sono rispettosi dei dipendenti.

Vanno a vantaggio del datore di lavoro perché i dipendenti si sentono rispettati e interessati a ciò che produce morale positivo. Mantengono il ciclo positivo delle relazioni andando nella giusta direzione.

Che ne dici di viaggi in famiglia a basso costo?