Come ridurre il rischio di furto dei dipendenti

Le strategie di sicurezza e sorveglianza sono migliorate enormemente negli ultimi anni a causa dei progressi tecnologici. Le apparecchiature di sorveglianza multiuso e le app di rilevamento delle tendenze meno evidenti sono più efficaci nell'individuare possibili falle nel sistema di sicurezza. Queste lacune offrono a ladri o malintenzionati opportunità di accesso non autorizzato alle casse e all'inventario della società.

Il furto dei dipendenti è in aumento

Secondo i dati della Camera di commercio degli Stati Uniti, il 75% dei dipendenti ha ammesso di aver rubato almeno una volta il proprio datore di lavoro e il 38% ha ammesso di aver rubato ai datori di lavoro almeno due volte. L'FBI si riferisce al furto dei dipendenti come il crimine in più rapida crescita negli Stati Uniti, costando alle imprese circa il 7% dei margini attesi. Il problema diventa così grave per alcune aziende colpite dal furto di dipendenti che circa il 33% viene spinto in bancarotta a causa di perdite da furti o frodi.

I rapporti raccolti da Statistic Brain indicano che oltre il 28% delle perdite aziendali varia da $ 100.000 a $ 499.000, e il 25% delle perdite ha superato $ 1 milione. Queste cifre sono inquietanti perché dimostrano che le perdite aziendali dovute al furto dei dipendenti non sono banali. Il valore mediano di denaro o beni rubati è stato collocato a $ 75.000.

Nel solo 2014, più di 1,2 milioni di taccheggiatori e dipendenti ribelli sono stati colti in flagrante, secondo uno studio condotto da Jack L. Hayes, una società di consulenza per la prevenzione delle perdite e di controllo delle differenze inventariali. Più significativamente, questi numeri sono stati generati da 25 grandi rivenditori, suggerendo che il problema è più diffuso e le perdite più consistenti se i piccoli e medi rivenditori fossero inclusi nel mix. Secondo diversi studi, le perdite dal furto dei dipendenti hanno superato le perdite dovute al taccheggio.

Metodi di furto dei dipendenti

Il furto dei dipendenti può essere difficile da rilevare perché il perpetratore è un insider familiare con il sistema. Inoltre, questi dipendenti hanno accesso alle chiavi del regno a causa delle loro posizioni e della loro reputazione come giocatori di squadra affidabili. Questi sono alcuni dei metodi comunemente usati per rubare dalla compagnia.

• Contabilità e finanza personale può reindirizzare gli assegni ricevuti ai conti personali. Poiché mantengono i libri mastri, possono coprire il furto alterando le voci.
• Con l'accesso al conto corrente aziendale, i dipendenti possono scrivere assegni per pagamenti fittizi che vengono trasferiti su conti personali.
• Il furto di denaro richiede una pianificazione poiché i cassieri devono bilanciare la loro cassa alla chiusura del turno. Possono risparmiare denaro deliberatamente sottostimando i cambiamenti ai clienti e mantenendo la differenza. Per le aziende che non eseguono la scansione, i dipendenti possono quotare un prezzo più elevato per merce non contrassegnata e intascare il saldo.

• Il furto della merce viene effettuato tramite l'uso surrettizio di bidoni della spazzatura, sistema di riciclaggio o sacchi personali per sottrarre i beni aziendali. Nella vendita al dettaglio, il processo di restituzione e rimborso offre molte possibilità di rubare dalla società con o senza l'aiuto di una terza parte.
• Il furto di forniture può sembrare insignificante, ma la somma si accumula rapidamente quando i dipendenti diventano più sfrontati con l'assunzione di forniture per ufficio per uso personale.
• Il furto del libro paga si riferisce al pagamento per il tempo non guadagnato e al rimborso per le spese non commerciali.

Capire le motivazioni dietro il furto dei dipendenti

Nella maggior parte delle aziende, i dipendenti sono sottoposti a un rigoroso processo di screening, inclusi controlli sui precedenti, curriculum professionale e controlli del credito. Il processo è progettato per escludere individui non idonei dal pool di candidati. È lecito ritenere che i dipendenti che superano gli ostacoli pre-assunzione siano qualificati, affidabili e affidabili.

In molti casi, i perpetratori sono dipendenti fidati di lunga data che passano da tipi laboriosi, impiegati del mese, a ladri furtivi che creano piani meticolosi per reindirizzare i fondi sui propri account o aiutarsi nell'inventario. Cosa potrebbe motivare queste persone a rischiare la loro carriera e il loro sostentamento per guadagnare qualche migliaio di dollari?

1. Cambiamenti drastici della vita: La perdita di una persona amata attraverso la morte, il divorzio o la separazione è uno sviluppo devastante per chiunque. Ciò potrebbe ridurre il flusso di reddito del dipendente e aumentare le spese. Di fronte a banconote di montaggio, il dipendente coglie l'opportunità di prendere piccole somme di denaro. Spesso credono di poterlo restituire senza essere scoperti.
2. Vivere oltre la loro scala salariale: Le maggiori perdite sono dovute tipicamente ai malversatori che cercano di vivere oltre i loro mezzi. Cercano di vivere la bella vita ma non sono in grado di permettersi i beni e le comodità da soli. I fondi rubati vengono utilizzati per acquistare auto costose, case e beni di lusso. Il dipendente può trascorrere vacanze costose e dedicarsi ad attività che costano più di quanto possono permettersi.

1. Opportunità: I dipendenti possono iniziare a rubare piccole somme perché l'opportunità si presenta. I clienti possono dimenticare di richiedere il loro cambiamento o i contabili possono trovare l'opportunità di adattare i libri senza essere notati. Approfittando di queste opportunità può diventare abitudine e presto fuori controllo.
2. dipendenze: Gli individui che si occupano di comportamenti compulsivi che costano denaro non sono buoni candidati per lavori che comportano il trattamento di cassa o la contabilità. Le compulsioni possono superare anche le migliori intenzioni e i dipendenti finiscono per incanalare i fondi aziendali per alimentare il gioco d'azzardo, la droga e altre dipendenze.

1. Avidità: Una buona avidità antiquata spinge i dipendenti di fiducia a sfruttare le opportunità per farsi carico di ciò che è stato loro affidato per motivi di lavoro. Il furto può assumere la forma di deviazione di fondi o appropriazione di attrezzature e altri beni per il proprio uso.
2. Mele cattive che hanno superato il processo di screening: Il processo di screening dell'occupazione dovrebbe escludere i candidati con precedenti penali, ma a volte alcuni passeranno il controllo a causa di inadeguate ricerche in background o problemi nell'elaborazione dei record. Situati in una posizione di fiducia, questi individui potrebbero tramare il loro piano per rubare alla società anche all'inizio.

1. Vendetta: Distorsioni percepite possono spingere i dipendenti a cercare la retribuzione rubando dalla società. Un individuo che viene passato per una promozione o un trasferimento laterale in un luogo preferito o qualcuno che prende personalmente una valutazione negativa può ritenere che stiano reclamando ciò che è stato loro negato rubando dalla società.

Strategie difensive per minimizzare il furto dei dipendenti

La migliore difesa è un approccio proattivo al problema del furto dei dipendenti. Gli esperti di sicurezza suggeriscono che i proprietari e i manager aziendali dovrebbero presumere che stia accadendo o che accadrà quando si presenterà l'occasione. Questo non significa trattare tutti i dipendenti con sospetto perché è il modo più rapido per affondare il morale. La strategia richiede una revisione completa dei sistemi per identificare le lacune nelle procedure amministrative e operative.

• Rafforzare il processo di screening pre-impiego per identificare le bandiere rosse.Le posizioni che forniscono l'accesso ai documenti contabili e finanziari dovrebbero essere soggette a controlli di alto livello, che coprano la storia del credito e tutti gli incontri con il sistema di giustizia penale. Gli incarichi di gestione del contante dovrebbero essere assegnati ai dipendenti stabiliti invece che ai nuovi assunti. Diffidare delle incoerenze nel curriculum o menzogne ​​palesi perché questo può essere un'indicazione di carattere discutibile.
• Stabilire un sistema di controlli e saldi in particolare per i dipendenti in posizioni sensibili con accesso a contante e altri conti finanziari. Implementa un sistema di amici che coinvolge almeno due dipendenti che lavorano insieme in ogni momento. Le procedure che richiedono l'annullamento delle vendite e l'emissione dei rimborsi dei clienti devono richiedere l'approvazione di un supervisore o di un responsabile. Nel reparto contabilità e contabilità, i registri dovrebbero essere gestiti da un team di dipendenti anziché affidare a una sola persona i libri. In nessuna circostanza dovrebbe essere affidata a una persona il controllo di tutti i registri finanziari, che dovrebbero essere soggetti a controlli non preannunciati da un professionista di terze parti.
• Utilizzare un contabile esterno per esaminare i record finanziari chiave. Le dichiarazioni bancarie, gli assegni emessi e gli assegni ricevuti, i registri per i debiti e i crediti devono essere verificati da una terza parte. Assicurati che i beneficiari siano verificabili e che le firme sugli assegni aziendali siano legittime.
• Installa un sistema di videosorveglianza come deterrente. Le persone hanno meno probabilità di intraprendere comportamenti disonesti se sanno che sono davanti alla telecamera. Le telecamere sono lì per scoraggiare comportamenti rischiosi prima che accada. Il monitoraggio video in tempo reale può essere utile in aree ad alto rischio e di alto valore come le sale di stoccaggio e il reparto vendite di beni di lusso.
• Stabilire le routine di rimozione della spazzatura. Eliminare tutte le possibilità di utilizzare il sistema di smaltimento e riciclaggio per rubare la merce per uso personale o per la rivendita altrove. Il processo può includere il disassemblaggio e l'appiattimento di tutte le scatole e casse, utilizzando solo sacchetti di immondizia trasparenti e garantendo l'accesso unidirezionale ai cassonetti per i dipendenti.
• Migliora il morale dei dipendenti. Costruire la fiducia è una strada a doppio senso. Conosci i dipendenti, stabilisci rapporti e costruisci relazioni perché le persone potrebbero essere meno inclini a cedere alla tentazione se sono felici nel lavoro e si preoccupano della loro carriera.
• Apri una riga di suggerimento per i dipendenti. In relazione al precedente suggerimento, i dipendenti fedeli all'azienda possono contribuire a limitare le perdite dovute a frodi e furti segnalando i loro sospetti in modo anonimo. Garantire la riservatezza di tutti i rapporti e investigare accuratamente ogni rapporto prima di agire.

Per perseguire o non perseguire

Le piccole e medie imprese sono sproporzionatamente vittime di appropriazione indebita e truffatori. Il 64% delle piccole imprese riferisce di essere stato vittima di un furto da parte dei dipendenti, ma solo il 16% lo riferisce sulla base di uno studio condotto da uno studente di dottorato in giustizia penale presso l'Università di Cincinnati. Spesso i proprietari di piccole imprese non fanno altro che licenziare il dipendente perché perseguire un contenzioso è costoso senza la garanzia che i fondi rubati saranno rimborsati. Altre società si astengono dal fare causa per evitare di esaminare i loro registri confidenziali.

Quando si parla di furto da parte dei dipendenti, la prevenzione è la migliore difesa. Esaminare i sistemi e le procedure per identificare le aree vulnerabili e apportare le modifiche necessarie. Può aiutare a lavorare con una festa neutrale con una nuova prospettiva per trovare le bandiere rosse. Quando si riscontrano episodi di frode e furto dei dipendenti, agire rapidamente, in modo deciso e deciso. Segui una politica di tolleranza zero per proteggere la tua azienda dall'incorrere in perdite sostanziali dovute al furto dei dipendenti.