Risposte per domande di intervista sulla gestione di un volume di chiamate elevato

Quando si sta candidando per una posizione amministrativa o di ufficio, una tipica domanda di colloquio di lavoro sarà "Sei a tuo agio nell'usare un sistema telefonico con più linee e gestire un elevato volume di chiamate telefoniche?"

Chiaramente, vuoi esprimere che sei a tuo agio con più linee telefoniche. È più semplice se hai già gestito volumi elevati di chiamate in passato, ma anche se non hai avuto quell'esperienza, puoi comunque rispondere alla domanda in modo sicuro.

Esempi delle migliori risposte

Ecco le risposte alle interviste campione che puoi modificare per adattarle alle tue esperienze personali e al background:

• Sì, mi sento a mio agio nell'utilizzare più linee telefoniche con un volume elevato di chiamate e l'ho fatto in passato. Sono in grado di mantenere separate le conversazioni e di trattare i clienti in modo amichevole ed efficiente.
• Non ho gestito direttamente più linee telefoniche, ma capisco l'importanza di essere cortese ed efficiente, e sono uno studente veloce.
• Capisco che il contatto telefonico è spesso la prima interazione che un cliente ha con l'azienda e la prima impressione è estremamente importante. È fondamentale mantenere sempre un modo amichevole e professionale al telefono.

Comporre le tue risposte sui sistemi telefonici

Inizia esaminando la descrizione del lavoro della posizione per cui hai fatto domanda e facendo corrispondere le tue qualifiche al lavoro. È in grado di consegnare un volume elevato chiamando uno se i requisiti? Se è così, puoi essere sicuro che l'intervistatore ti chiederà della tua capacità di gestire tutte quelle chiamate. Anche se i requisiti non stabiliscono esplicitamente la capacità di gestire un numero elevato di chiamate telefoniche, è possibile scommettere che si presenterà comunque durante l'intervista.

Guarda i tuoi lavori attuali e precedenti e fai un elenco dei sistemi telefonici che hai utilizzato. Pensa anche a qualsiasi lavoro non retribuito o volontario, ai lavori degli studenti e ai lavori di formazione che hai svolto nel luogo in cui hai risposto al telefono. Potresti voler prendere appunti sui telefoni per ciascun articolo del tuo curriculum per aiutarti a guidare le risposte del tuo colloquio.

Quale sistema telefonico utilizza il lavoro?

Potresti voler fare una piccola ricerca prima dell'intervista per vedere quale sistema telefonico viene utilizzato in ufficio. Questo può aiutarti a preparare una risposta alla domanda. Se non hai usato quel particolare sistema, il fatto che hai esplorato come funziona dovrebbe comunque fare una buona impressione sull'intervistatore.

Ma come fai a sapere che sistema usano? Potresti chiedere alla persona che organizza l'intervista con te. Si dovrebbe anche notare quali telefoni vengono utilizzati quando si arriva per l'intervista (se li si può vedere). Fai attenzione a come risponde il telefono se fai una telefonata per confermare il tempo e il luogo dell'intervista, che ti darà un'idea di cosa ci si aspetta.

Ecco un elenco di domande che ti puoi chiedere riguardo alle tue esperienze con i sistemi telefonici:

Quali sistemi telefonici hai usato?

Esistono diversi sistemi e potresti non ricordare quali sono stati utilizzati. Potresti contattare i tuoi precedenti datori di lavoro o colleghi e chiedere. Aspettatevi di essere chiesto una delle seguenti domande:

• Quali marchi erano?
• Quali modelli di telefoni hai usato?
• Quante linee telefoniche hai gestito su ciascuna?
• Qual era il solito volume di chiamate ogni giorno?
• Quante volte hai avuto più di un chiamante contemporaneamente?
• Hai usato un auricolare?
• Hai usato un vivavoce?
• Hai usato un sistema telefonico per conferenze?
• Hai usato un sistema di videotelefono?

Quali abilità telefoniche hai usato?

Potresti voler ritoccare il tuo curriculum per includere una di queste abilità, se ne hai. Inoltre, il tuo intervistatore potrebbe chiedere di queste abilità:

• Posizionamento dei chiamanti in attesa
• Lo screening richiede il supervisore
• Effettuare chiamate per supervisore
• Trasferimento e inoltro di chiamate
• Chiamate in conferenza: impostandole, posizionandole, gestendole, partecipandovi
• Gestione della posta vocale
• Prendendo messaggi

Le abilità del telefono del servizio clienti che hai utilizzato

Gestire un volume elevato di chiamate include più che premere i pulsanti giusti. Avrai bisogno di esprimere quanto bene puoi gestire anche i chiamanti. Pensa a queste capacità del servizio clienti prima di andare alla tua intervista:

• Trattare con chiamanti arrabbiati o frustrati
• Risposta del telefono in prima linea per un ufficio di grandi dimensioni, trasferimento dei chiamanti ai contatti previsti
• Usando le buone maniere d'affari e la lingua al telefono
• Gestione cortese e rispettosa delle chiamate da e verso dirigenti e clienti di livello superiore