Gestione di base del progetto 101: che cos'è?

La gestione dei progetti è una delle componenti più critiche di un'azienda di successo. Colpisce entrate e passività e alla fine interagisce con la soddisfazione e la fidelizzazione del cliente o del cliente. La tua azienda potrebbe avere un solo progetto nelle opere alla volta, mentre altre grandi società ed entità potrebbero destreggiarsi tra più progetti contemporaneamente. Per la loro stessa natura, i progetti sono temporanei.

I progetti sono un mezzo per raggiungere un obiettivo e l'obiettivo verrà alla fine raggiunto. La tua azienda potrebbe passare a un altro progetto … o no. Potrebbe essere stato un obiettivo una tantum.

I progetti suggeriscono un bisogno in crescita nel mondo del lavoro. Il Project Management Institute ha stimato che, durante il periodo 2010-2020, oltre 15 milioni di nuove posizioni di project management sarebbero state aggiunte in tutto il mondo.

Cos'è la gestione dei progetti?

La gestione dei progetti non è l'intera operazione della tua azienda. È solo un segmento, un progetto specifico con un piano dettagliato su come raggiungere l'obiettivo. È un piano dettagliato in una serie di passaggi, ognuno dei quali importante quanto gli altri. È necessario raggiungerne uno per passare correttamente al successivo.

Pensa alla gestione del progetto come a una scala che devi scalare. Non puoi saltare in alto. È necessario farlo suonare per la massima efficienza. Il tuo team deve applicare gli strumenti messi a loro disposizione così come le loro competenze e conoscenze per eseguire ogni passaggio e passare a quello successivo.

È abbastanza facile dire che vuoi arrivare alla casella A, quindi stai per fare 25 passi in quella direzione. Ma devi anche considerare le considerazioni sul tempo nel tuo piano di progetto e molto probabilmente devi lavorare con un budget. Potresti strisciare quei 25 gradini o potresti fare jogging. Dipende da quanto velocemente devi arrivare per completare con successo il progetto. Puoi risparmiare denaro viaggiando a piedi o puoi noleggiare un autista. Dipende dal budget che hai dedicato al progetto.

Non esiste un approccio, un sistema o un piano adatto a tutti. Molto probabilmente il progetto che affrontate voi e la vostra azienda avrà il suo calendario, l'obiettivo e il budget. Ecco perché è così importante avere un project manager esperto e talentuoso in grado di gestire lo spettacolo.

Gli elementi di un progetto

Un project manager di successo deve gestire simultaneamente quattro elementi di base di un progetto. Questi elementi sono correlati.

• Scopo: Ciò implica dimensioni, obiettivi e requisiti del progetto.
• risorse:Avrai bisogno di persone, attrezzature e materiali sul posto.
• Tempo: Questo non si riferisce solo al tempo complessivo del progetto. Deve essere suddiviso in durate delle attività, dipendenze e percorso critico.
• I soldi:Avere una solida conoscenza dei costi, delle contingenze e del profitto.

L'elemento più importante: portata

Lo scopo del progetto è la definizione di ciò che il progetto dovrebbe realizzare e i budget di tempo e denaro che sono stati creati per raggiungere questi obiettivi. Qualsiasi modifica all'ambito del progetto deve avere una variazione corrispondente nel budget, tempo, risorse o tutti e tre.

Se lo scopo del progetto è costruire un edificio per ospitare tre widget con un budget di $ 100.000, il project manager dovrebbe farlo. Se l'ambito viene modificato in un edificio per quattro widget, il project manager deve ottenere una modifica appropriata in termini di tempo, denaro e risorse.

risorse

Ci sono tre aspetti di comprensione e gestione delle risorse: persone, attrezzature e materiali.

Un project manager di successo deve gestire in modo efficace le risorse assegnate al progetto, inclusi i membri del team di progetto, il personale del fornitore e i subappaltatori. Deve assicurarsi che i suoi dipendenti abbiano le competenze e gli strumenti di cui hanno bisogno per completare il lavoro, e deve continuamente monitorare se ha abbastanza persone per completare il progetto alla scadenza. Il suo compito è garantire che ogni persona capisca il compito e le scadenze del progetto.

Il membro senior di ciascun gruppo di dipendenti riferisce al project manager quando gestisce i dipendenti diretti, ma i dipendenti potrebbero anche avere un manager di linea che fornisce indicazioni tecniche. In una situazione di gestione della matrice come un team di progetto, il compito del project manager è di fornire la direzione del progetto ai line manager. Gestire i subappalti di manodopera di solito significa gestire la guida del team per i lavoratori subappaltati, che a loro volta gestiscono tali lavoratori.

Un project manager deve spesso procurarsi attrezzature e materiali e gestirne l'uso in modo che il team possa operare in modo efficiente. È responsabile di avere l'attrezzatura e i materiali appropriati nella posizione corretta al momento giusto.

Tempo

I tre elementi della gestione del tempo di successo sono attività, pianificazione e percorso critico.

Costruisci la pianificazione del progetto elencando, in ordine, tutte le attività che devono essere completate. Alcuni devono essere fatti in sequenza mentre altri possono sovrapporsi o essere fatti in tandem. Assegna una durata a ciascuna attività. Assegna le risorse richieste. Determinare i predecessori: quali attività devono essere completate prima degli altri e dei successori, ovvero le attività che non possono essere avviate fino a quando non viene completata l'attività successiva. A volte questo aspetto della gestione del progetto viene definito come gestione delle cascate perché un compito segue l'altro in ordine più o meno sequenziale.

Il software di gestione dei progetti può semplificare il compito di creare e gestire la pianificazione del progetto.

Alcune attività hanno una certa flessibilità nelle date di inizio e fine richieste. Questo è chiamato "float". Altre attività non hanno flessibilità. Hanno zero galleggiamento. Una linea attraverso tutte le attività con zero float si chiama percorso critico. Tutte le attività su questo percorso - e possono esserci percorsi multipli e paralleli - devono essere completate in tempo se il progetto deve arrivare entro la sua scadenza. L'attività chiave di gestione del tempo del project manager sta monitorando il percorso critico.

I soldi

Le tre considerazioni nella gestione del denaro sono costi, imprevisti e profitto.

Ogni attività ha un costo, sia che si tratti delle ore di lavoro di un programmatore di computer o del prezzo di acquisto di un cantiere cubico di cemento. Ciascuno di questi costi è stimato e sommato al momento della preparazione del budget del progetto.

Alcune stime saranno più accurate di altre. Il budget del progetto dovrebbe quindi includere un'indennità di contingenza - denaro accantonato nel bilancio "nel caso in cui" il costo effettivo di un articolo sia molto diverso dalla stima.

Il profitto è il denaro che l'azienda vuole ricavare dall'attività. È messo in cima al costo.

Quindi il budget di un progetto è composto dal costo stimato, più la contingenza, più eventuali profitti. Il compito del project manager è di mantenere il costo effettivo pari o inferiore al costo stimato e di massimizzare il profitto che l'azienda guadagna nel progetto.

Project Management è un'arte e una scienza

La corretta gestione dei progetti richiede pratica. Queste idee possono darti una comprensione di base della gestione dei progetti, ma considerano solo un inizio. Se il tuo lavoro o percorso di carriera include la gestione dei progetti e se vuoi migliorare le tue capacità, parla con project manager, leggi e pratica con successo. La gestione del progetto può essere una carriera molto gratificante.