Cosa deve sapere ogni datore di lavoro in merito ai requisiti del modulo I-9

Il modulo di ammissibilità I-9 è richiesto dall'Immigration Reform Act, che verifica l'identità di un dipendente e la sua idoneità a lavorare legalmente negli Stati Uniti. Se un datore di lavoro salta qualsiasi passaggio o dimentica di includere i documenti corretti, è a rischio di complicazioni legali possibili e abbastanza gravi, motivo per cui è così importante verificare ogni aspetto di un dipendente I-9.

Elenco A: documenti che stabiliscono l'identità e l'idoneità all'occupazione

Sull'i-9, c'è una lista richiesta di documentazione per dimostrare l'identità. Questi documenti stabiliscono l'identità e l'idoneità a lavorare negli Stati Uniti e sono considerati una prova accettabile di entrambi.

• Passaporto degli Stati Uniti (non scaduto o scaduto)
• Certificato di cittadinanza degli Stati Uniti (Moduli N-560 o N-561)
• Certificato di naturalizzazione (Forme N-550 o N-570)
• Passaporto straniero non scaduto con allegato Modulo I-94 indicando un'autorizzazione di lavoro non scaduta
• Carta di residenza permanente o scheda di registrazione registrazione aliena con fotografia (Modulo I-551)
• Resident Temporary Card non scaduta (Modulo I-688)
• Carta di autorizzazione all'impiego non scaduta (Modulo I-688A)
• Permesso di rientro non scaduto (Modulo I-327)
• Documento di viaggio per rifugiati non scaduti (Modulo 1-571)

• Documento di autorizzazione all'impiego non scaduto rilasciato dal Department of Homeland Security (DHS) che contiene una fotografia (Modulo I-688B)

Elenca i documenti B che stabiliscono l'identità

In assenza di uno dei suddetti documenti, un dipendente dovrebbe presentarne altri due, uno per la prova dell'identità e l'altro per la prova dell'idoneità all'occupazione. I seguenti documenti possono essere utilizzati per stabilire l'identità di un dipendente:

• Patente di guida o carta d'identità rilasciata da uno stato o da un possedimento periferico degli Stati Uniti, a condizione che contenga una fotografia o informazioni quali nome, data di nascita, sesso, altezza, colore degli occhi e indirizzo
• Carta d'identità rilasciata da agenzie o enti governativi federali, statali o locali, a condizione che contenga una fotografia o informazioni quali nome, data di nascita, sesso, altezza, colore degli occhi e indirizzo
• Carta d'identità della scuola con una fotografia
• Scheda di registrazione dell'elettore
• Carta militare degli Stati Uniti o bozza
• Carta d'identità del dipendente militare

• Merchant Mariner Card della guardia costiera degli Stati Uniti
• Documento tribale nativo americano
• Patente di guida rilasciata da un'autorità governativa canadese

Elenca i documenti C che stabiliscono l'idoneità al lavoro

Uno di questi documenti dovere essere presentato in aggiunta a un documento dell'elenco B se un dipendente non è in grado di fornire un documento dall'elenco A.

• US Social Security Card emessa dalla Social Security Administration, diversa da una carta che dichiara che non è valida per l'impiego
• Certificazione di nascita all'estero rilasciata dal Dipartimento di Stato (Modulo FS-545 o Modulo DS-1350)
• Copia originale o certificata di un certificato di nascita rilasciato da uno stato, contea, autorità municipale o proprietà periferica degli Stati Uniti con un sigillo ufficiale
• Documento tribale nativo americano.
• Carta d'identità dei cittadini degli Stati Uniti (Modulo I-197)
• Carta d'identità per l'uso di un cittadino residente negli Stati Uniti (Modulo I-179)

• Documento di autorizzazione all'impiego non scaduto emesso dal DHS diverso da quelli elencati nell'elenco A

Lista speciale per le persone minori

I dipendenti di età inferiore ai 18 anni e che quindi non sono in grado di presentare nessuno dei suddetti documenti possono invece fornire documenti adatti all'età, tra cui:

• Registro della scuola o pagella
• Clinica, medico o cartella clinica
• Record di asilo nido o scuola materna

Modulo aggiuntivo I-9 Responsabilità del datore di lavoro

Assicurati che i moduli I-9 siano compilati correttamente e che tu e il tuo dipendente seguiate esattamente le indicazioni. È necessario conservare il modulo I-9 di ciascun dipendente in archivio per almeno tre anni o per un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale periodo sia più lungo.

Conservare e fare copie dei documenti originali forniti dai dipendenti. Questo non è richiesto ma è consigliato. Conservare solo il numero minimo di documenti richiesti e conservare i moduli e le fotocopie dei documenti separati dai file dei dipendenti.

Se vengono apportate modifiche al documento del file I-9, modificarle nel modulo originale e inizializzare e datare le modifiche. Non compilare un nuovo modulo. Revisionare le autorizzazioni di lavoro in scadenza e non consentire ai dipendenti di lavorare se la loro documentazione è scaduta.

Assicurati di rispondere secondo le istruzioni e le linee guida temporali se ricevi una lettera di mancata corrispondenza dell'Amministrazione sulla sicurezza sociale che indica che un certo numero di dipendenti ha numeri di previdenza sociale non verificabili.

Ottenere informazioni sui moduli I-9 correnti presso la US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Ulteriori informazioni sono disponibili presso la Società per la gestione delle risorse umane.

Requisiti legali

Il modulo I-9 deve essere compilato per ogni nuovo dipendente, indipendentemente dalla sua origine nazionale o dal fatto che il dipendente sia un cittadino degli Stati Uniti. Un datore di lavoro ha violato la legge federale sull'immigrazione se non riesce a verificare l'identità e l'autorizzazione di un nuovo dipendente con un modulo I-9. Le penalità variano in modo sostanziale e si basano su un sistema di livelli, ma possono arrivare fino a quasi $ 20.000. Aumentano le penalità a partire da $ 548 per continuare a impiegare consapevolmente persone che non presentano moduli I-9 con la verifica appropriata.

Dichiarazione di non responsabilità: le informazioni fornite, sebbene autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali per assicurarti che la tua interpretazione e le decisioni legali siano corrette per la tua posizione.