Il ruolo di una commissione di progetto

Una bacheca di progetto può avere molti altri nomi, come il gruppo direttivo o il comitato direttivo. Se sei un project manager, scoprirai che può fornire il supporto gestionale per portare a termine il lavoro.

Chi è nel Consiglio

Il comitato di progetto è presieduto dallo sponsor del progetto e in genere include una serie di altri soggetti interessati senior e il responsabile del progetto. Queste sono le persone chiave che hanno la capacità di fare le cose sul progetto. Il loro compito è supervisionare il progetto e mantenerlo nella giusta direzione.

Le schede progetto vengono create all'inizio del ciclo di vita del progetto e funzionano fino al completamento. Ha quattro ruoli chiave.

Governance

Il comitato di progetto ha la responsabilità di supervisionare il lavoro che il team di progetto sta portando avanti. Garantisce che le politiche vengano rispettate a livello aziendale e a livello di programma.

I membri del consiglio sono responsabili per il successo della consegna del progetto. Questo ruolo di governance garantisce che il team di progetto agisca in modi etici e accettabili per l'azienda.

Direzione

Spesso ci sono decisioni da prendere su un progetto che non rientra nelle competenze del project manager. Questa decisione deve essere discussa con un numero di parti interessate. Il problema andrà alla bacheca del progetto.

Il ruolo del consiglio generale qui è quello di mantenere il progetto in corso, fornendo la direzione appropriata per la squadra. Contribuiscono a impostare la visione all'inizio del progetto e mantengono il progetto in pista.

Il project manager è la persona chiave che fornisce le informazioni necessarie. Il resto del consiglio è lì per fornire aiuto e supporto.

Il processo decisionale

Il comitato di progetto è principalmente un organo decisionale. Il loro ruolo è quello di far progredire il progetto risolvendo problemi che possono bloccare i suoi progressi e aiutare il project manager a vedere un percorso chiaro verso il completamento con successo.

Durante un progetto, il project manager può inviare raccomandazioni al consiglio di amministrazione. Questo potrebbe includere chiedergli di rivolgersi a:

• Rischi e potenziali sfide
• Problemi di risorse, come non avere i membri del team giusti disponibili
• Pianifica i ritardi
• Superamento del budget

Il consiglio di amministrazione può accettare la raccomandazione del responsabile del progetto. Oppure può venire con altri suggerimenti per una via da seguire. Il valore del consiglio è che i suoi membri collettivamente hanno il quadro generale.

Approvare la spesa

Il consiglio di progetto approva il budget complessivo. Di solito non richiede di vedere tutte le fatture, ma monitora le spese in corso per assicurarsi che rimanga in pista.

Il project manager va al consiglio quando sembra che sia il momento di immergersi in fondi di contingency o riserve di gestione. Il consiglio può autorizzare spese eccessive e accedere a fondi aggiuntivi quando può essere giustificato.

Nel complesso, il comitato di progetto fornisce una governance e una funzione di guida essenziali per il team di progetto. La sua direzione e i suoi consigli aiutano il project manager a far muovere il progetto nella giusta direzione, ed è perfettamente in grado di intervenire e aiutare se qualcosa comincia a andare storto.