10 Tecniche di gestione del tempo senza tempo

Ognuno ha le stesse 24 ore al giorno, ma alcune persone sembrano essere molto più produttive di quel tempo rispetto ad altre. Se non ti senti produttivo, la solita soluzione che ti viene in mente è che devi gestire meglio il tuo tempo. Non puoi davvero "gestire" il tempo, però, perché ci sono 24 ore al giorno, 60 minuti in un'ora, 60 secondi in un minuto, e questo non cambia mai.

Puoi, tuttavia, controllare dove e come passi il tuo tempo e agire per ridurre o eliminare perdite di tempo. In realtà, gestire il tempo è davvero tutto sulla gestione di te stesso.

Di seguito sono dieci modi senza tempo per prendere il controllo del tuo programma ogni giorno per sfruttare al massimo il tempo che hai a disposizione.

1) Stabilire obiettivi prioritari

Senza obiettivi, potresti scoprire che tendi a inseguire ciò che sembra più urgente o ti fissa in faccia. È difficile non distrarsi dagli oggetti lucenti. Per evitare ciò, individua le tue vere priorità nella vita e spostati verso di loro impostando obiettivi annuali, mensili, settimanali e giornalieri o risultati desiderati. Classifica ciascuno di questi utilizzando il seguente sistema:

• Importanza: (A = alta, B = media, C = bassa)
• Urgenza: (1 = alta, 2 = media, 3 = bassa)

Lavora sempre sugli obiettivi e le attività più urgenti e importanti (A1), quindi prosegui verso il basso nell'elenco.

2) Segui la regola 80/20

La "regola 80/20", nota anche come principio di Pareto, afferma che l'80 percento dei tuoi risultati proviene dal 20 percento delle tue azioni. È un modo per visualizzare l'utilizzo del tempo, dare la priorità alle attività scelte rispetto agli obiettivi più importanti. Ti concentri sul 20 percento delle attività che producono l'80 percento dei risultati desiderati?

3) Impara a dire di no

Quando gli altri fanno richieste da parte tua, queste attività possono essere importanti per loro, ma sono in conflitto con i tuoi obiettivi più importanti. Soprattutto quando è qualcosa che ti piacerebbe fare, ma semplicemente non hai tempo, può essere molto difficile dire di no.

Mentre è bello essere un giocatore di squadra, è anche importante sapere quando e come essere assertivo e far sapere alla persona che non puoi gestire la loro richiesta al momento. Se accetti di assumere l'incarico, negozia una scadenza che li aiuti a raggiungere i loro obiettivi senza sacrificare la tua.

4) Superare la procrastinazione usando il sistema "4D"

• Cancellalo: Quali sono le conseguenze di non svolgere affatto il compito? Considera la regola 80/20; forse non ha bisogno di essere fatto in primo luogo.
• Delegalo: Se l'attività è importante, chiediti se è davvero qualcosa che sei responsabile di fare in primo luogo. Il compito può essere affidato a qualcun altro? Vedi "10 cose che un manager non dovrebbe mai delegare".
• Fallo ora: Rinviare un compito importante che deve essere fatto crea solo sentimenti di ansia e stress. Fallo il più presto possibile.

• Differire: Se l'attività è una che non può essere completata rapidamente e non è un elemento ad alta priorità, è sufficiente rimandarla.

5) Mangia la rana

Dal libro di Brian Tracey, Mangia quella rana "Se la prima cosa che fai ogni mattina è mangiare una rana viva, puoi passare la giornata con la soddisfazione di sapere che quella è probabilmente la cosa peggiore che ti accadrà tutto il giorno".

Le tue rane ogni giorno sono le attività che avranno il maggiore impatto sul raggiungimento dei tuoi obiettivi, e le attività che è più probabile procrastinare a partire.

6) Ridurre il numero di riunioni

Gli incontri scarsamente gestiti sono sprechi di tempo, moltiplicati per il numero di persone presenti all'incontro. Vedi "Come condurre una riunione di gruppo."

7) Il barattolo di vetro: rocce, ciottoli, sabbia e acqua

Categorizza le tue attività in questo modo, quindi affronta prima le "rocce". Se continui ad affrontare le piccole cose (la sabbia, i ciottoli e l'acqua), e non gli oggetti strategici importanti, le rocce, il tuo barattolo si riempirà rapidamente senza spazio per altre rocce.

8) Eliminare i perditempo elettronici

Ognuno ha alcune distrazioni che li interrompono e si prendono il loro tempo lontano dal loro lavoro. Il tuo è Facebook? Twitter? Email di controllo? Messaggi continui con amici e familiari? Smetti di controllarli così spesso raggruppando questi tipi di attività. Imposta un orario, quindi controlla e gestiscili tutti insieme. Datti 30 minuti e poi riprendi il compito. Raggruppali e prenditi una pausa una o due volte al giorno per rispondere.

9) Organizzati

Per gestire efficacemente il tuo tempo e essere produttivo ogni giorno, devi creare l'ambiente giusto. Eliminare la confusione inutile, creare un sistema di archiviazione efficace, disporre di una postazione vicina per tutti gli elementi di lavoro necessari frequentemente e utilizzare gli strumenti di gestione del flusso di lavoro per creare un ambiente produttivo.

10) Prenditi cura della tua salute

Una buona notte di sonno, un'alimentazione sana e l'esercizio fisico ti daranno l'energia, la concentrazione e la resistenza necessarie per ottenere il massimo dalla tua giornata. Potrebbe sembrare che il lavoro sia più importante e puoi sempre recuperare il sonno, il cibo e l'attività fisica in seguito. Se perdi la tua salute, però, non puoi lavorare o fare molto di qualcos'altro, quindi non lesinare sul prendersi cura di te stesso.