Come sviluppare una politica sui social media

I tuoi potenziali, attuali ed ex dipendenti, clienti e fornitori sono tutti presenti su siti di social media come LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube e Flickr. È necessario monitorare i social media per sapere cosa condividono e condividono tutti questi stakeholder sulla tua azienda, i tuoi dipendenti e il tuo posto di lavoro.

Usa i social media a vantaggio della tua azienda. Shama (Hyder) Kabani, l'autore del Zen del social media marketing e il presidente di Click to Client, una società di marketing online a servizio completo, chiede: "Cosa stanno dicendo di te, della tua azienda e delle tue pratiche? Meglio ancora - come stai rispondendo?

Avere una politica sui social media in atto non significa che si possa dettare la propria immagine. Ma puoi interagire responsabilmente nella conversazione che forma la tua immagine. E puoi aiutare i tuoi dipendenti a fare lo stesso."

Perché è necessaria una politica sui social media e le migliori pratiche aziendali

Kabani afferma: "Il mondo sta cambiando velocemente e il modo in cui comunichiamo sta cambiando ancora più velocemente. Non è solo la Gen Y che fa blog e twitters: è un fenomeno in crescita abbracciato da tutte le generazioni. Ci sono grandi benefici per la tecnologia di oggi e il suo uso diffuso, ma ci sono anche alcuni rischi come sottolineato da Raj Malik di Soluzioni di rete.”

Scrive che "commenti o messaggi non autorizzati o inappropriati online possono:

• "Prendi l'azienda e tu, nei guai legali con gli Stati Uniti e altre agenzie governative, altre società, clienti o il pubblico in generale.
• "Diminuisci il marchio della società creando pubblicità negativa per The Company, proprietari e partner, nonché per te o il tuo team.
• "Causa danni all'Azienda rilasciando informazioni non di dominio pubblico o informazioni proprietarie.
• "Ci è costato la possibilità di ottenere brevetti o minare il nostro vantaggio competitivo.
• "Ti è costato il tuo lavoro in azienda."

Suggerisce che la maggior parte di questi non guasterà le aziende se i dipendenti usano il buon senso e il buon senso nella loro interazione online.

10 passaggi per una politica sui social media

Kabani, che è stata nominata una delle 10 donne più influenti e potenti dei social media, suggerisce questi dieci passi per creare le linee guida e la strategia della tua azienda sui social media.

Stabilisci dove si trova la tua azienda sui social media

Decidi dove si trova la tua azienda rispetto alla relazione desiderata con i social media. Devi anche decidere dove ti trovi rispetto al monitoraggio dell'uso dei social media da parte dei dipendenti. È necessario determinare fino a che punto la tua azienda vuole utilizzare i social media per il riconoscimento del marchio, coinvolgere i tuoi clienti e dipendenti nella conversazione e per incentivare le vendite.

Kabani chiede: "Sceglierai solo per comunicare in reazione a ciò che qualcun altro dice? Sarai proattivo nel coinvolgere la community (consumatori e blogger)?

Senza un modo globale di pensare ai social media, può essere molto difficile creare una politica ".

Determina ciò che costituisce i social media

Kabani afferma che ogni organizzazione deve definire per proprio uso ciò che costituisce i social media. "Mentre un blog e LinkedIn possono essere facilmente catalogati come social media - che dire dei video online? Che dire di Twitter?

Cosa costituisce veramente i social media? Devi avere la tua definizione (preferibilmente) scritta. Ciò è particolarmente vero perché nuovi siti Web e strumenti emergono continuamente. La mia definizione personale dei social media è qualsiasi sito web o supporto (incluso il video) che consenta la comunicazione allo scoperto."

Elettronica di proprietà dell'azienda fornita ai dipendenti

Come con qualsiasi contenuto offline o online scritto, usato, ricevuto, sviluppato o salvato in elettronica di proprietà dell'azienda fornita ai dipendenti, chiarire a chi appartiene cosa. Non c'è dubbio, ad esempio, su un blog personale, scritto da un dipendente, sul suo tempo. Se lascia il tuo impiego, il blog e il contenuto appartengono a lui.

Ma il contenuto del portatile e del cellulare della sua azienda e il contenuto che ha scritto per il sito web dell'azienda, probabilmente appartengono, per mezzo di una politica scritta, alla società.

Nei social media, la tua azienda ha un account Twitter o una pagina Facebook, come esempi? L'azienda deve assicurare che la proprietà di questi account di social media appartiene alla società, non al dipendente il cui incarico attuale include la pubblicazione e il monitoraggio di questi account. La tua politica deve coprire chi possiede cosa nella sfera dei social media.

Rispettare i diritti sulla privacy

Mantieni riservate le informazioni riservate e proprietarie. Rispetta i diritti sulla privacy degli altri dipendenti e dei tuoi clienti. Le politiche sui social media devono affrontare la questione della riservatezza delle informazioni proprietarie e personali.

Kabani dice: "A causa della natura casuale di questi siti, è più facile dare via le informazioni chiave senza rendersene conto. Persino i messaggi privati ​​non sono sempre sicuri. Ogni sito ha le sue proprie fallibilità. È meglio che i dipendenti non condividano mai informazioni riservate o proprietarie utilizzando i social media, sia pubblicamente che privatamente ".

Chi è il responsabile

Decidere chi è responsabile della gestione e partecipazione ai social media. È importante che tutti i dipendenti comprendano e aderiscano alla politica sui social media dell'azienda mentre si collegano in rete sui social media online. Tuttavia, un dipendente o una squadra deve assumere la personalità pubblica dell'azienda e gestire gli sforzi dei social media dell'azienda.

Vigilando a seguire e rispondere a commenti pubblici, lodi o lamentele sulla società, il dipendente o il team ha la responsabilità ufficiale di rispondere ai social media. Mentre tutti i dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a interagire e rappresentare il marchio aziendale, nei social media, questi dipendenti dovrebbero gestire in modo proattivo le query.

Kabani afferma: "Il modo migliore per trovare un sostenitore dei social media all'interno dell'azienda è cercare la persona o il gruppo di persone che sono più appassionate di comunicare con i clienti nei social media. Potrebbero già farlo senza che tu lo sappia. Cerca quelle persone e istruiscile bene per rappresentare il tuo marchio ".

Stabilire le regole di base

Stabilire regole di base per la partecipazione dei dipendenti nei social media. Cammini una linea sottile con i dipendenti. È necessario consentire ai dipendenti la libertà di impegnarsi nei social media, ma allo stesso tempo proteggere l'azienda. Kabani suggerisce di dare un'occhiata alla politica sui social media di Intel, che è completa. Il Dipartimento di tecnologia emergente dell'Aeronautica militare ha creato questo diagramma di flusso delle proprie linee guida sui social media e David Meerman Scott sottolinea la sua strategia sui social media nel suo post sul blog. Quindi, gli esempi esistono online.

Indirizzo di argomenti taboo

Mentre i tuoi dipendenti probabilmente già esercitano un buon buonsenso mentre partecipano online, la tua politica sui social media deve specificamente affrontare esempi di argomenti tabù. Le informazioni aziendali riservate, proprietarie e non pubblicate devono rimanere fuori dai social media. Le informazioni private e personali sul tuo lavoro e i tuoi colleghi e clienti non devono mai apparire online.

L'immagine pubblica dei tuoi dipendenti nei social media, se possono essere associati alla tua azienda, è importante. Cattiveria, offensività, commenti denigratori, affermazioni non veritiere, comportamento degradante e uso di sostanze illegali, sono tutti esempi di comportamento che la politica sui social media deve affrontare.

Monitora la sfera dei social media

Creare un sistema per monitorare la sfera dei social media. Kabani afferma: "Una politica sui social media non fa molto bene se non si controlla effettivamente lo spazio in cui si svolge la conversazione. Esistono molti strumenti gratuiti e a pagamento per monitorare i social media."

Allena i tuoi dipendenti

Rendi la formazione facilmente accessibile ai tuoi dipendenti che vogliono partecipare ai social media. Kabani suggerisce: "Pensa win-win. A nessuno piace essere comandato in giro - specialmente quando si tratta del proprio social networking. Tuttavia, la maggior parte delle persone è aperta a imparare come sfruttare meglio questi siti di social media per promuovere le proprie carriere e marchi. La maggior parte delle persone che commettono errori online non lo sanno.

Se si prevede che i dipendenti utilizzino correttamente gli strumenti di social networking, è necessario fornire formazione. Ciò che hanno pubblicato non è solo un riflesso dell'azienda; è anche un riflesso di loro. Fai una vittoria per tutti."

I social media si stanno espandendo con milioni di persone in tutto il mondo che interagiscono in modi che pochi hanno immaginato possibile solo poco tempo fa. I tuoi dipendenti stanno interagendo sui social media. La tua azienda dovrebbe interagire anche sui social media.

E le tue politiche e strategie sui social media hanno bisogno di sviluppo ora. Cogli l'opportunità di influenzare la conversazione che si sta verificando intorno alla tua azienda e al tuo marchio.

Non credere per un minuto che la conversazione non stia avvenendo. Salta sulla possibilità di influenzare la direzione - ora.