La sorveglianza elettronica dei dipendenti non è positiva

La sorveglianza elettronica dei dipendenti aumenta di anno in anno, secondo l'Electronic Monitoring and Surveillance Survey, effettuata dall'American Management Association (AMA) e dall'ePolicy Institute ogni anno tra il 2001 e il 2007.

In un precedente articolo, Surfing the Web at Work, è stato esaminato lo stato del monitoraggio dei dipendenti e alcune delle ragioni per cui i datori di lavoro potrebbero voler monitorare l'uso di e-mail e Internet dei dipendenti. L'articolo ha anche esaminato le conseguenze che i dipendenti e i datori di lavoro hanno sul posto di lavoro a causa di un uso inappropriato di apparecchiature elettroniche, e-mail e Internet.

Ci sono pro e contro della sorveglianza elettronica dei dipendenti al lavoro. Questa revisione dei pro e dei contro della sorveglianza elettronica dei dipendenti al lavoro aiuterà i datori di lavoro a decidere cosa è meglio per la loro organizzazione. Non tutti i dipendenti, il posto di lavoro, la cultura del lavoro e l'ambiente sono candidati alla sorveglianza elettronica sul lavoro.

Infatti, in alcuni ambienti di lavoro, a seconda della cultura e dell'ambiente desiderati, la sorveglianza elettronica dei dipendenti danneggerebbe la fiducia, danneggerebbe le relazioni e manderebbe messaggi potentemente errati alla forza lavoro.

Professionisti della sorveglianza elettronica dei dipendenti al lavoro

Esistono valide ragioni per monitorare il comportamento online dei dipendenti sul posto di lavoro. Queste ragioni sono convincenti per molti datori di lavoro e comprensibili come le organizzazioni sono osservate.

Le organizzazioni cercano di proteggere se stesse e i loro dipendenti dalla distribuzione illegale, immorale e problematica dei contenuti e dalla visita di siti non lavorativi mentre i dipendenti lavorano.

Una piccola azienda manifatturiera, mentre utilizzava la sorveglianza elettronica dei dipendenti, ha scoperto che un dipendente stava guardando film pornografici sul posto di lavoro. Andò a piedi dal suo cubicolo alla sua macchina, solo trenta minuti dopo che l'HR scoprì come aveva trascorso il suo tempo al lavoro. (Le politiche appropriate che vietavano questo comportamento erano a posto e lui era stato addestrato).

In un'altra esperienza in una piccola azienda manifatturiera, i dipendenti si sono lamentati che il loro supervisore stava navigando sul web durante la maggior parte della giornata lavorativa. L'amministratore di rete ha confermato che il supervisore stava visitando i siti di bacheca, facendo servizi bancari online, facendo shopping, chattando e postando su bacheche, leggendo siti di ricette e trascorrendo ore nell'e-mail personale per oltre sei ore al giorno.

Come dovrebbe una società reagire al comportamento online problematico?

Il giorno in cui la società era pronta a licenziare questo dipendente, il dipendente ha dato preavviso e ha raggiunto con la società un accordo su una transizione ordinata e reciprocamente vantaggiosa.

In un'altra esperienza in una piccola azienda, è stato scoperto che un dipendente stava facendo la contabilità accessoria per la sua attività personale in orario aziendale e nel computer fornito dalla società. Il dipendente ha dato avviso ed è stato scortato dai locali. Successivamente, il dipendente ha chiesto di riavere questo materiale e il datore di lavoro ha gentilmente fornito i documenti.

Tenendo presente questi esempi, si noti che la sorveglianza elettronica dei dipendenti sul posto di lavoro può produrre risultati vantaggiosi per il datore di lavoro. Si noti inoltre che in nessuna di queste tre società è stata praticata la sorveglianza elettronica dei dipendenti. Ma è stato praticato un frequente intervento IT.

Il comportamento sospetto dei dipendenti in questione ha spinto la revisione dei record elettronici. Pertanto, molti datori di lavoro hanno la capacità di utilizzare la sorveglianza elettronica dei dipendenti, ma scelgono di non esercitare la sorveglianza elettronica.

Ulteriori informazioni sull'assunzione di dipendenti sotto sorveglianza

Esistono ulteriori motivi per collocare i dipendenti sotto sorveglianza elettronica al lavoro. Queste sono le ragioni principali.

• I problemi di produttività sono una preoccupazione del datore di lavoro.
• La natura dei siti visitati dai dipendenti riguarda i datori di lavoro a causa del loro potenziale di essere visti come la creazione di un ambiente di lavoro ostile. Lo stesso problema esiste con e-mail e barzellette inoltrate dai dipendenti. I datori di lavoro vogliono affidarsi ai propri dipendenti per praticare un buon giudizio, ma le loro esperienze indicano che non sempre esercitano un buon giudizio. I datori di lavoro sono preoccupati di creare un ambiente di molestie se i dipendenti navigano in luoghi inappropriati e condividono gli URL.

• I datori di lavoro sono preoccupati per la loro capacità di produrre e-mail e registrazioni web per difendersi dalle azioni legali. Hanno bisogno di documenti per difendersi dalle azioni legali.

Il contenzioso è un problema serio per i datori di lavoro, ha affermato Nancy Flynn, direttore esecutivo di "The ePolicy Institute" e autore di "The ePolicy Handbook", 2a edizione (AMACOM, 2008) e altri libri relativi a Internet. "La preoccupazione per le controversie e il ruolo svolto dalle prove elettroniche nelle cause e nelle indagini normative ha spinto più datori di lavoro a monitorare l'attività online", ha consigliato Flynn:

"L'e-mail dei lavoratori e altre informazioni memorizzate elettronicamente creano documenti aziendali scritti che sono l'equivalente elettronico delle prove del DNA." Flynn ha osservato che il 24% dei datori di lavoro ha ricevuto un'e-mail citata dai tribunali e dai regolatori e un altro 15% ha combattuto cause legali sul luogo di lavoro innescate dall'e-mail dei dipendenti, secondo la ricerca AMA / ePolicy del 2006 ".

Per aiutare a controllare il rischio di contenzioso, violazioni della sicurezza e altri disastri elettronici, i datori di lavoro dovrebbero trarre vantaggio dal monitoraggio e dalla tecnologia di blocco per combattere i problemi delle persone, incluso l'abuso accidentale e intenzionale di sistemi informatici e altre risorse elettroniche. "

Contro la sorveglianza elettronica dei dipendenti sul lavoro

Esistono forti motivi per cui un datore di lavoro potrebbe non voler utilizzare la sorveglianza elettronica dei dipendenti. Manny Avramidis, vicepresidente senior delle risorse umane globali per l'AMA, afferma che questa decisione dipende dall'azienda e dall'ambiente di lavoro che un datore di lavoro vuole creare:

"A seconda del livello di libertà consentito in un'azienda o del tipo di datore di lavoro, la sorveglianza elettronica dei dipendenti potrebbe non essere desiderabile. Le aziende che impiegano nuovi laureati, che hanno linee assolutamente sfocate e sono online tutto il giorno, ne sono un esempio., Il 99% della popolazione starà bene senza sorveglianza elettronica, meno dell'uno per cento dei dipendenti sta causando il danno che permette a tutti i brutti affari per i datori di lavoro di dare il calcio d'inizio ".

• Avramidis ha affermato che la sorveglianza elettronica dei dipendenti può influire sul rapporto di lavoro tra un datore di lavoro e un dipendente. "Per il dipendente che sta facendo la cosa giusta e concentrandosi sul lavoro e usando la tecnologia moderatamente per uso personale, la sorveglianza elettronica non avrà alcun impatto.Per i cattivi dipendenti, la sorveglianza elettronica metterà a dura prova il loro rapporto con il proprio datore di lavoro".
• Una delle principali preoccupazioni di alcuni datori di lavoro è il potenziale danno a una cultura del lavoro che promuove la fiducia e l'impegno e la motivazione dei dipendenti. La sorveglianza elettronica dei dipendenti appare incongruente con tale ambiente.
• Secondo Avramidis, "I dipendenti giudicati in base ai risultati del loro lavoro passano più tempo online a fare cose personali per gestire il business personale." C'è un crossover tra il lavoro che si allontana e il lavoro personale che inizia. quando un dipendente non raggiunge gli obiettivi o non è all'altezza delle aspettative ".

In effetti, per i dipendenti impegnati, c'è tanto scambio tra lavoro e affari personali quanto lavoro. Questo fa parte dell'energia discrezionale, l'energia che i dipendenti contribuiscono volontariamente al di sopra e oltre le aspettative, che i datori di lavoro sperano di guadagnare.

"In effetti, i dipendenti trascorrono in media 3,7 ore a settimana sul Web per attività personali al lavoro e 5,9 ore settimanali online a casa per svolgere mansioni lavorative, secondo uno studio della Smith School of Business dell'Università del Maryland e Rockbridge Associates., una società di ricerche di mercato con sede a Great Falls, in Virginia. "

La ragione ultima per cui i datori di lavoro potrebbero non voler utilizzare la sorveglianza elettronica dei dipendenti è la privacy dei dipendenti. Secondo Eric J. Sinrod, un partner nell'ufficio di Duane Morris a San Francisco, dove si è specializzato in questioni di tecnologia e contenzioso, le preoccupazioni dei dipendenti riguardo alla sorveglianza elettronica sono legittime.

"Tuttavia, i lavoratori hanno legittime preoccupazioni sul fatto che i loro diritti alla privacy potrebbero essere invasi.Lo statuto federale primario in questo settore è l'Electronic Communications Privacy Act del 1986 (ECPA).L'ECPA, codificato a 18 U.S.C.101 e segg., Esclude l'intercettazione intenzionale di qualsiasi filo, comunicazione orale o elettronica o l'accesso non autorizzato alle comunicazioni memorizzate.

"L'ECPA ha tre eccezioni, e se una qualsiasi di queste condizioni si applica, il monitoraggio può aver luogo in circostanze appropriate. Le eccezioni in genere consentono ai datori di lavoro di monitorare le telefonate legate all'attività commerciale, di monitorare le comunicazioni quando c'è il consenso dei dipendenti e di recuperare e accedere ai messaggi di posta elettronica memorizzati. "

Sintesi della sorveglianza elettronica dei dipendenti sul lavoro

Come vedi, ci sono molti pro e molti svantaggi per la sorveglianza elettronica dei dipendenti sul posto di lavoro. Pesare tutti questi fattori quando si decide come procedere con il monitoraggio dei dipendenti sul posto di lavoro.

Nella mia azienda, dove sviluppiamo software, abbiamo per lo più impiegati giovani laureati, che sono orientati agli obiettivi e tecnologicamente avanzati. Apprezziamo ogni grammo di energia discrezionale che contribuiscono al lavoro ea casa.

Una certa quantità di navigazione Web è necessaria per stare al passo nel nostro campo e ottenere informazioni competitive. La sorveglianza elettronica dei nostri dipendenti non è da nessuna parte sul nostro radar. Sarò sorpreso se è mai un problema.

In qualsiasi impostazione, tuttavia:

• sviluppare una politica per computer, internet e posta elettronica;
• formare regolarmente i dipendenti in modo che abbiano familiarità con le aspettative della vostra azienda;
• chiedere ai dipendenti di sottoscrivere la comprensione della politica;
• poi, fai un respiro profondo e, fidati di loro.