Ambito, rischio e presupposti nella gestione dei progetti

Il campo della gestione dei progetti, proprio come qualsiasi altra area di competenza, ha un vocabolario unico pieno di acronimi e termini specializzati. Tre termini e concetti essenziali che devi comprendere includono:

• Scopo
• Rischio
• ipotesi

Questo è uno schema di questi tre termini essenziali di gestione del progetto e include link e suggerimenti per ulteriori letture.

Scopo

Nella gestione del progetto, scope è l'insieme di limiti che definiscono l'estensione di un progetto. Lo scopo descrive cosa deve essere consegnato al cliente come risultato dell'iniziativa del progetto.

La comprensione dell'ambito consente al project manager e al team di progetto di capire cosa cade all'interno o all'esterno dei confini del progetto. Se qualcosa non è nel campo di applicazione, non è preso in considerazione nel lavoro di pianificazione del progetto. Le attività che rientrano nei limiti dell'istruzione dell'ambito sono considerate "nell'ambito" e sono contabilizzate nella pianificazione e nel budget. Se un'attività non rientra nei limiti, è considerata "fuori ambito" e non è prevista per.

Che tu sia un project manager o una parte del team di progetto, ti consigliamo di valutare se qualcosa è in ambito o fuori ambito mentre vai avanti. Ad esempio, immagina che un cliente ti abbia chiesto di creare un sito web. Mentre si delinea l'ambito (o si impostano i limiti) del progetto, si indicano i seguenti elementi come nell'ambito:

• Progettazione del sito e diagrammi wireframe
• Istituzione di un banco di prova
• Coding al wireframe approvato
• Sviluppo grafico per il tema del sito Web
• Test e debugging prima di rendere pubblico il sito

Durante il corso del progetto, il cliente ti chiede di includere una panoramica video dell'azienda. Il video non è specificato nell'ambito del progetto ed è quindi fuori portata. Anche se potresti essere felice di eseguire il video a un costo aggiuntivo, ciò richiederà una revisione dell'ambito e la stima dei costi e dei tempi per il progetto.

In assenza di un documento di accordo chiaro e concordato, il problema del video potrebbe essere diventato polemico tra il team e i rappresentanti del cliente. Una chiara dichiarazione sullo scopo ti ha permesso di disinnescare la situazione e affrontare un cambiamento in modo ordinato.

Quindi, come si determina ciò che è dentro o fuori portata? Prima di tutto, devi descrivere tutti i dettagli del progetto che conosci attualmente in base alle discussioni con il cliente o il proprietario del progetto. Quindi vorrai fare delle ipotesi chiave che guideranno ciò che è considerato dentro o fuori portata.

ipotesi

Ad un certo punto della tua vita ti è stato probabilmente detto, "Non fare mai ipotesi". Tuttavia, fare ipotesi nella gestione dei progetti è un'attività quotidiana. I presupposti ti aiutano a definire portata e rischi e ad affinare le tue stime per tempi e costi. Certo, è essenziale documentare e convalidare le tue ipotesi.

Considera qualcosa di semplice, come la creazione di un libro. Diciamo che il tuo amico ha un'idea per un coffee table book e ti ha chiesto di gestire il progetto. La sua prima richiesta è per un budget così da poter ottenere un finanziamento. Quando definisci l'ambito, è chiaro che il tuo amico non è sicuro su molti dettagli, inclusi il conteggio delle pagine, l'inclusione delle immagini, lo stile di copertina e il peso della carta da utilizzare per le pagine.

Poiché tutti questi fattori incideranno sulla complessità dei costi e della produzione, dovrai fare delle ipotesi sulle specifiche e convalidare tali ipotesi come accettabili o inaccettabili per il tuo amico. Dopo ulteriori discussioni, il tuo amico ti dice che prevede di includere 50 foto nel libro. Puoi basare la tua ipotesi sulle 50 immagini o, prevedendo che questo numero aumenterà nel tempo, puoi supporre che ci saranno tra 75 e 90 pagine con immagini.

Puoi vedere come anche le ipotesi influenzano direttamente il programma. Ad esempio, immagina di guidare un progetto in un parco che prevede la costruzione di uno swing set. Quando si imposta il progetto, viene assegnato il budget e i membri del team assegnati, uno dei quali è responsabile dei materiali. Quando crei il tuo programma, chiedi al responsabile dei materiali quando arriverà il cemento. Questa persona risponde che non è sicuro quando arriverà il cemento ma che crede che sarà tra l'1 giugno e il 10 giugno.

Man mano che si costruisce la portata e il programma, si presume che il cemento arriverà entro il 10 giugno. Questo esempio mostra due vantaggi per fare ipotesi.

Il primo vantaggio è che l'ipotesi di ricevere il cemento entro il 10 giugno consente di pianificare attività che dipendono dal cemento in arrivo. Il secondo vantaggio è che fornisce al responsabile dei materiali una scadenza per consegnare il cemento, che può quindi trasmettere al suo fornitore. Inavvertitamente ha stabilito una scadenza chiave per il progetto di andare avanti.

Fare ipotesi presuppone parametri di riferimento che vengono spesso rivisitati durante il progetto per aiutare il team del progetto a rimanere entro la portata, nei tempi e nel budget. Ma cosa succede quando le supposizioni sono sbagliate? È qui che entra in gioco il rischio.

Rischio

Una volta che hai costruito il tuo campo d'azione e identificato le ipotesi che stanno dietro l'ambito e le stime, vorrai iniziare a valutare le aree di rischio. Il rischio è lo stesso nel project management come nel mondo reale; è un rischio o una possibilità che può creare danni.

Tutti i progetti contengono rischi e se sei il project manager o il proprietario del progetto, non è solo la tua responsabilità anticipare i rischi, ma è anche il tuo compito comunicare il potenziale impatto di tali rischi al team di progetto e prepararti a mitigare i rischi.

Il rischio arriva in vari gradi. A volte il rischio può solo significare che il progetto verrà eseguito in modo leggermente diverso o prenderà una piccola svolta inaspettata. In alcuni casi, tuttavia, il rischio può portare a risultati catastrofici che trasformano il tuo progetto in testa.

Usiamo lo scenario del campo da gioco dell'esempio precedente di cemento. Uno dei rischi è che il cemento non arriva entro la data presunta del 10 giugno. Quali sono i potenziali effetti di questo rischio? Tutte le successive attività successive al versamento del cemento sono ritardate a causa di questo problema.

Anche i rischi possono essere positivi. Considerare l'impatto sul progetto se il cemento si presenta prima del previsto. Anche se questo sembra un risultato positivo, crea ancora un problema per il tempismo e il sequenziamento di tutti gli altri passaggi del progetto.

I project manager lavorano con i loro team di progetto per fare brainstorming e identificare potenziali rischi. Accelerano ulteriormente il processo e analizzano la potenziale gravità del rischio e la sua probabilità di accadimento. Inoltre, identificano le persone più adatte a identificare quando si verifica il rischio e sviluppano piani di mitigazione del rischio concordati.

Molte aziende hanno modelli di rischio dettagliati che hanno sviluppato nel tempo e dall'esperienza con altri progetti. Alcune industrie hanno compilato profili di rischio che sono utilizzati come punto di partenza per l'analisi del rischio. Molte industrie eseguono analisi statistiche molto dettagliate anche per la pianificazione del rischio.