Utilizzare le pietre miliari nella gestione dei progetti

Una delle caratteristiche distintive di un progetto è che dura per un determinato periodo di tempo. Ciò potrebbe variare da poche settimane a diversi anni, e in alcuni casi, per progetti di costruzione su larga scala o opere pubbliche, decenni.

Per monitorare i progressi lungo il percorso e garantire che i risultati chiave siano raggiunti in base alla tempistica, i project manager utilizzano le pietre miliari.

Una pietra miliare del progetto è un'attività con una durata pari a zero che indica il raggiungimento nel progetto. Sono usati come un modo per mostrare il movimento in avanti e il progresso e mostrare alla gente cosa sta succedendo, anche se non hanno una conoscenza dettagliata dei compiti coinvolti per arrivarci. A tale riguardo, sono molto utili per la comunicazione delle parti interessate e per la definizione delle aspettative.

Quando utilizzare le pietre miliari del progetto

Le pietre miliari nella gestione del progetto sono utilizzate per contrassegnare:

• L'inizio di fasi significative di lavoro
• La fine di fasi significative di lavoro
• scadenze
• Quando viene presa una decisione importante
• Altri punti fissi nel tempo che devono essere specificati

Quanto spesso mettere le pietre miliari nel tuo piano

Un corso di formazione potrebbe raccomandare di inserire le pietre miliari nel piano circa una volta al mese.Questo va bene e una buona regola generale, ma è necessario utilizzare il proprio giudizio professionale. Alcuni mesi potrebbero avere un sacco di attività con incontri importanti contrassegnati come pietre miliari, decisioni prese e la chiusura di una fase e l'inizio di un'altra.

Negli altri mesi potresti concentrarti sull'esecuzione, con pochissimo, se non altro, su cui puoi appendere una pietra miliare.

Per scopi di reporting, è utile creare un motivo per avere una pietra miliare almeno una volta in ogni ciclo di reporting.

Come sono rappresentate le pietre miliari sul tuo diagramma di Gantt

Le pietre miliari sono uno dei componenti di un diagramma di Gantt e sono mostrate sul grafico come un diamante. Non vengono visualizzati come attività normale perché hanno una durata pari a zero: in altre parole, non occupano alcun momento. Ai fini della pianificazione su un diagramma di Gantt, accadono semplicemente.

Se non si utilizzano i grafici di Gantt, è comunque possibile utilizzare le milestone. Ecco 5 alternative ai grafici di Gantt: puoi ancora incorporare le pietre miliari nel tuo piano usando queste.

Se vuoi rimanere organizzato personalmente e il tuo software di gestione dei progetti non è completamente integrato nel tuo calendario, puoi copiare e incollare le date chiave nel tuo diario. A seconda di come ti piace lavorare, questo ti può ricordare cosa dovrebbe succedere.

Come nominare le pietre miliari

Le pietre miliari dovrebbero avere una descrizione chiara sulla pianificazione del progetto, ma non quella che implica che siano un compito. Quindi non dovrebbero essere chiamati "Ottieni un accordo per passare alla fase 2", ma "La fase 2 inizia". Se si vuole riflettere lo sforzo di ottenere un accordo per passare alla Fase 2, quindi aggiungere un compito appena prima del traguardo per coprirlo.

Le pietre miliari dovrebbero descrivere il momento nel tempo che rappresentano in questo modo:

• Fase di test completata
• PID approvato
• Contratto firmato

Molti project manager scelgono di numerare le pietre miliari per facilità di riferimento. Se si utilizza una struttura di scomposizione del lavoro, è possibile utilizzare la numerazione da quella. Altrimenti, è bene usare M1, M2 e così via per chiarire a cosa ti riferisci. Una struttura di denominazione chiara diventa più importante con l'aumento del numero di traguardi, quindi pensa a come lo farai se il tuo progetto viene eseguito per diversi mesi.

Come ottenere le pietre miliari firmate

Le pietre miliari fanno parte del programma del tuo progetto, quindi quando il tuo programma è in programma, devi considerare le tue pietre miliari firmate.

Se è necessario modificare le date delle pietre miliari, utilizzare la procedura di controllo delle modifiche standard per apportare modifiche al piano. Questo potrebbe essere semplice come chattare con lo sponsor del progetto e far sapere loro perché le date devono essere modificate, o formali come mettere insieme un nuovo programma raccomandato e portarlo a un comitato di pianificazione per averlo ratificato.

La cosa migliore è capire quale sarà il tuo processo decisionale importante, se esiste, prima di doverlo usare, in modo da non perdere tempo quando devi apportare una modifica.

Utilizzare le pietre miliari per la comunicazione

Le pietre miliari sono utili per la comunicazione e la segnalazione perché rappresentano i punti di controllo minimi nel piano. In altre parole, se togliessi tutti gli altri compiti, potresti comunque vedere cosa stava succedendo e far progredire il progetto usando solo le pietre miliari.

Dovresti essere in grado di estrarre le pietre miliari e metterle in un cruscotto o in un rapporto di progetto. Dovrebbero raccontare la storia del progetto in modo sufficientemente dettagliato da soddisfare le persone a cui si riferisce, in genere lo sponsor del progetto o un altro gruppo esecutivo come il gruppo direttivo (o il comitato di progetto). Ogni mese o alla frequenza dei rapporti che utilizzi, puoi mostrare quali traguardi sono stati raggiunti.

Segnalare le pietre miliari è piuttosto semplice e spesso viene fatto come un tavolo. Elencate la descrizione della pietra miliare, la data in cui era dovuta e quindi la nuova data prevista. Quando il traguardo è raggiunto e può essere contrassegnato come completo, si aggiunge anche quella data. Si spera che sarà uguale alla data prevista, ma i progetti non funzionano sempre così.

Una tabella come questa rende evidente ciò che è stato completato e ciò che è eccezionale. Sarai in grado di pianificare la risposta alla domanda, "Perché non abbiamo raggiunto quel traguardo?" Prima di andare a incontrare il tuo sponsor o inviare il rapporto.

Quando il tuo piano di progetto è molto lungo e hai molte pietre miliari, troverai più facile eliminare le pietre miliari completate ogni ciclo di reporting. Riporta solo le pietre miliari in arrivo o completate in quel mese: il mese prossimo togli tutto ciò che è stato completato il mese scorso, quindi non aggiungi costantemente la lunghezza del rapporto raccontando alla gente del lavoro che sanno già essere finito.

Le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile per la pianificazione, la pianificazione e il reporting e sono facili da usare. Metti un po 'nel tuo prossimo piano di progetto, traccia contro di loro e ti troverai a scoprire quale frequenza funziona meglio per te.

Come per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, utilizzali in modo flessibile per fornire il risultato desiderato, utilizzando questi suggerimenti e linee guida per informare le tue decisioni.