Come condurre efficaci riunioni di gruppo

Gli incontri efficaci sono eventi interessanti ad alta energia in cui i membri del team lavorano insieme per prendere decisioni o risolvere problemi. Sfortunatamente, troppi degli incontri a cui partecipiamo sembrano essere esattamente l'opposto. Gli incontri peggiori portano il tempo a gattonare lasciando tutti mentalmente ed emotivamente esausti e più che un po 'frustrati. La differenza sta nel modo in cui gli incontri sono pianificati e gestiti.

I migliori manager capiscono l'importanza di questi eventi e capiscono che la realizzazione di un grande incontro richiede pianificazione e sforzi deliberati. Questo articolo offre dieci suggerimenti per aiutarti a sfruttare questo prezioso tempo di collaborazione con il tuo team. Ecco alcuni suggerimenti su come rafforzare le riunioni della tua squadra.

Avere un atteggiamento positivo sulle riunioni

È l'unica cosa più importante che un manager può fare come leader per migliorare le riunioni di squadra. È sorprendente come molti manager siano orgogliosi di proclamare la loro antipatia per gli incontri, ma per ottenere risultati significativi, risolvere problemi, prendere decisioni, informare, ispirare, collaborare e motivare, i manager devono lavorare con le persone.

Ciò significa occasionalmente riunire quelle persone in una stanza o in una conferenza telefonica e parlare con loro. Gestire non significa stare seduti in ufficio con la porta chiusa che invia email. Come leader, prova a considerare le riunioni come la manifestazione della leadership. È tempo di mostrare la leadership, non qualcosa da temere come un viaggio dal dentista.

Ricorda, sei il proprietario dell'incontro

Non delegare la pianificazione dell'ordine del giorno a un assistente amministrativo oa un altro membro del team. Come leader, lo è il tuo incontro per pianificare e correre. Per metterti nella giusta forma mentale, chiedi e rispondi alla seguente domanda: "Dopo questo incontro, cosa voglio che le persone abbiano appreso, raggiunto o risolto?"

Prepara sempre un ordine del giorno

Tutto ciò che leggerete su riunioni di lavoro efficaci include consigli sulla preparazione di un ordine del giorno. Eppure, ci siamo tutti fatti vedere in una riunione dove non c'è nessun ordine del giorno da trovare. L'atto di pianificare l'agenda aiuta a focalizzare e identificare gli argomenti prioritari per l'incontro.

Chiedi input sull'agenda

Sebbene sia responsabilità primaria del manager sviluppare l'ordine del giorno, i membri del team possono essere invitati a contribuire con gli elementi dell'agenda. Invia un appello per idee qualche giorno prima della riunione.

Rendere più interessante

Metti un po 'di varietà nel formato. Ecco alcune cose che puoi fare per rendere più vivaci le riunioni del tuo team:

• Invita oratori ospiti
• Festeggia qualcosa
• Conduci una "tavola rotonda sull'apprendimento" - chiedi ai membri del team di insegnare a vicenda qualcosa
• Guarda un Ted Talk che è rilevante per l'agenda della riunione
• Esegui un'attività di team-building
• Cambiare posizione (prendere in considerazione l'eventualità di portare la riunione fuori sede)
• Portare un po 'di cibo divertente o interessante
• Avere una riunione "agenda per articolo singolo"
• Richiedi aggiornamenti sul fulmine
• Coinvolgi la squadra nel brainstorming
• Scambia le sedie o cambia nulla per rompere la monotonia

Consenti ad alcuni "spazi bianchi" per la creatività spontanea e l'impegno

Non stipare tanti punti all'ordine del giorno che ti sforzi di completarlo. Invece, lascia un po 'di spazio alla fine per una discussione spontanea. Se l'incontro finisce presto, allora tutti vanno presto. Tutti apprezzano anche il tempo trovato.

Utilizzare le riunioni del team per collaborare

Invece di condividere semplicemente le informazioni, prova a risolvere un problema o a lavorare con il gruppo quando arrivi a una decisione. Sì, è impegnativo e può essere complicato, ma è qui che riceviamo il massimo valore dalle riunioni.

Illuminare

Essere il capo di un incontro non significa ostentare autorità o potere abusante. Chastising qualcuno per essere in ritardo davanti alla squadra è un esempio di fare questo. Mantieni il senso dell'umorismo e la tua umiltà.

Azione supplementare

Tieni traccia degli elementi di azione e assicurati che le persone facciano ciò che dicono di fare. È frustrante presentarsi alla prossima riunione e scoprire che metà della squadra non si è preoccupata di fare ciò a cui si sono impegnati nell'ultima riunione. Monitorare prima dell'incontro e ritenere i singoli responsabili dei propri impegni.

Diventa un leader del modello di ruolo

Le riunioni di gruppo non sono un momento per abbassare la guardia e respingere la squadra. Mantieni te stesso e la tua squadra secondo i più alti standard di condotta, il che significa che non ci sono barzellette off-color, cogliere membri del team, cinismo e sarcasmo, o colpire altri reparti o dirigenti. Pensa al leader gentile per il quale vuoi essere conosciuto e poi presentalo a ogni riunione essere quel capo.

La linea di fondo

Un'opportunità di incontrare e lavorare con la tua squadra è una cosa orribile da sprecare. È imperativo sviluppare la disciplina per pianificare e condurre le riunioni affinché le persone apprezzino e promuovano le iniziative.