Best practice per i file dei dipendenti

È una buona idea per un datore di lavoro mantenere un file personale per ogni dipendente. La documentazione della storia lavorativa, i registri di contributi e risultati, i bandi disciplinari, le promozioni, i piani di sviluppo delle prestazioni e molto altro ancora, appartengono a un archivio personale. I datori di lavoro intelligenti conservano anche più di un file personale.

Il datore di lavoro ha buone ragioni per mantenere diversi file del personale, alcuni legali e alcuni per scopi di buone pratiche di lavoro. La documentazione è necessaria in modo che il datore di lavoro abbia una visione accurata della storia lavorativa di un dipendente. La documentazione supporta le decisioni del datore di lavoro e può proteggere il datore di lavoro in una causa - conservata correttamente.

I contenuti del file del personale forniscono una panoramica storica degli eventi importanti durante la carriera di un dipendente. Supportano le decisioni che vengono prese sul dipendente e sulla sua carriera. Dimostrano la logica del datore di lavoro dietro assunzioni, promozioni, trasferimenti, premi e riconoscimenti e decisioni di licenziamento.

Differenti linee guida sono associate a diversi tipi di file del personale

Poiché sono raccomandati diversi tipi di file del personale, diverse regole e linee guida sono associate a ciascun tipo di file del personale.

• Ogni tipo di file personale ha una ragione diversa per i contenuti esistenti e diversi, in base a tale motivo.
• Ogni tipo di file personale è memorizzato in modo diverso.
• L'accesso a un file del personale è limitato a determinati dipendenti nella maggior parte delle organizzazioni. Molte organizzazioni limitano l'accesso ai file del personale solo allo staff delle risorse umane. Diversi tipi di file del personale hanno linee guida di accesso diverse.
• L'accesso dei dipendenti al proprio file personale è consentito, ma la maggior parte dei datori di lavoro definisce le linee guida per l'accesso dei dipendenti con una politica di accesso ai file del personale nel manuale del dipendente. (Diversi stati e giurisdizioni hanno regole diverse, quindi tieniti aggiornato per la tua posizione.)

  La maggior parte delle organizzazioni non consente al manager del dipendente di accedere al file del personale complessivo. Si aspettano che i manager conservino la documentazione pertinente nel proprio file dei dipendenti di gestione che non è il file del personale ufficiale.

• Il dipartimento Risorse umane possiede ed è responsabile per i file del personale dipendente.

File del personale raccomandati

Ecco i tipi di file del personale raccomandati e ciò che devi sapere su come lavorare con loro.

File del personale dipendente

Questo è il file principale del personale che un datore di lavoro mantiene per ogni dipendente. Il file del personale memorizza la storia lavorativa di ciascun dipendente. Questo è ciò che devi sapere sul file del personale dipendente.

File medico

Il dossier medico del dipendente ha serie restrizioni legali che il datore di lavoro deve conoscere e prestare attenzione. Ecco cosa è necessario sapere sulla riservatezza e sui contenuti di un file medico di un dipendente.

File del libro paga

L'accesso dei dipendenti al file dei salari dei dipendenti è meno restrittivo dell'accesso al file medico o personale. Il file del libro paga contiene informazioni sullo stipendio, sulla selezione dei benefit, sulle variazioni del tasso di paga, sui garnishments e su altra documentazione legale che influisce sullo stipendio di un dipendente. Diverse figure contabili e risorse umane accedono alle informazioni contenute nel file del libro paga.

I-9 File di moduli per i dipendenti

A causa dei diritti di accesso di varie agenzie governative, si seguono le migliori pratiche mantenendo un file separato per tutti i moduli I-9 dei dipendenti. Scopri di più sulla memorizzazione dei moduli I-9.

Politica di accesso ai file del personale per i dipendenti

Si desidera consentire a ciascun dipendente di sapere cosa contiene il proprio file personale, ma è necessario controllare l'integrità, la completezza e la completezza del file. Il mantenimento della riservatezza dei dipendenti e dei datori di lavoro e l'accesso limitato sono assicurati da una politica di accesso ai file del personale.

Cosa non includere in un file del personale dipendente

Cerchi linee guida sul contenuto che non dovrebbe mai essere incluso in un file del personale dipendente? Ecco i miei migliori consigli sul contenuto che si desidera mantenere in una posizione separata, informale o non conservare affatto. La conservazione di documentazione non necessaria e puramente supponente può farti del male.

Documentazione

Sai cos'è la documentazione? La parola, la documentazione, affiorano frequentemente nel mondo del lavoro e delle risorse umane. Ma il significato della documentazione e il motivo per cui potresti voler documentare particolari eventi di lavoro sono trattati in modo approfondito, "L'importanza della documentazione nelle risorse umane". Dai un'occhiata perché la documentazione corretta è essenziale per i file di lavoro accurati.

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