Quanto tempo le risorse umane devono conservare i file dei dipendenti

Una delle grandi cose delle Risorse Umane è che abbiamo tonnellate di documenti. Tonnellate e tonnellate e tonnellate. Certo, molti di questi sono elettronici in questi giorni, ma il principio rimane. HR tiene il registro. E abbiamo bisogno di conservare quei documenti, ma per quanto tempo?

Ecco le linee guida di base per la conservazione dei record delle risorse umane. Ricorda, tuttavia, che le leggi statali possono variare da queste linee guida. Se le leggi dello stato e le leggi federali sono in conflitto, tenere sempre i registri basati su qualsiasi requisito più lungo. È meglio mantenere qualcosa per troppo tempo che non abbastanza a lungo.

Record di assunzioni

È necessario salvare tutti i resumes, le note di interviste, le domande e le offerte di lavoro e anche un record delle ricerche attraverso il sistema di tracciamento del richiedente per un anno dopo che è stata presa la decisione di fare un'offerta di lavoro. Quindi, se intervisti un candidato, e l'intero processo si trascina per tre mesi, non è fino a quando non viene presa la decisione finale sull'assunzione che l'orologio inizi a ticchettare.

Perché devi farlo? Se qualcuno dovesse mettere in dubbio la tua decisione di assunzione, dovrai dimostrare che non stai discriminando illegalmente in alcun modo, forma o forma. Leggi come l'Americans with Disabilities Act, Title VII e molti altri richiedono che tu dimostri di essere conforme. Mantenere questi record ti aiuta a farlo.

Record dei test antidroga

Se hai bisogno di test anti-droga per il pre-impiego, è parte del record di assunzione e dovresti conservare una copia dei risultati per un anno. Se esegui ulteriori test anti-droga, a causa di un incidente sul lavoro o come parte di un controllo casuale, devi anche mantenere questi record per un anno. Tuttavia, se si è soggetti alle normative del Dipartimento dei trasporti, il periodo di tempo minimo per i record dei test antidroga è di cinque anni.

Payroll / Timecard, Etc.

La legge richiede che tu mantenga questi documenti per tre anni, ma recenti cause legali significano che sarebbe più intelligente per te mantenerli a lungo. Si desidera mantenere un registro di quanto ogni dipendente è stato pagato e quante ore hanno lavorato per tutta la durata della propria azienda. Conserva i tuoi documenti per almeno cinque anni dopo che il dipendente se ne va, indipendentemente dalla ragione.

Per i dipendenti esenti, ovviamente, non è necessario mantenere record di tempo, poiché la loro retribuzione è la stessa indipendentemente dal numero di ore lavorate. Tuttavia, se hai mai classificato erroneamente un dipendente come esente quando avrebbe dovuto essere non esente, queste ore lavorate in record possono aiutarti a pagare gli straordinari dovuti. Assicurati di includere il modo in cui la compagnia ha calcolato i salari. Ad esempio, è necessario tenere traccia della retribuzione, dello stipendio più una commissione, degli straordinari, del lavoro a cottimo o della retribuzione oraria regolare.

È necessario farlo non solo per le questioni fiscali e retributive, ma molte altre decisioni si basano sul numero di ore lavorate. Ad esempio, l'idoneità per FMLA dipende dal numero di ore lavorate in un anno. Se si dispone di un dipendente esente a tempo parziale, è possibile prendere in considerazione la possibilità di richiedere una registrazione temporale per determinare l'idoneità di FMLA. Devi anche essere in grado di dimostrare che hai pagato i tuoi lavoratori per tutte le ore in cui hanno lavorato.

Modulo I-9

Mantenere il modulo I-9 del dipendente, conservato separatamente dai record del personale, per tre anni dopo aver assunto il dipendente e per un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro, a seconda di quale data è successiva.

Informazioni sulle prestazioni sanitarie / pensionistiche

È necessario conservare i registri dei piani per tutti i benefici per un minimo di sei anni. I tribunali hanno affermato che se un dipendente ti fa causa, dicendo che merita una pensione più alta, ad esempio, è responsabilità del datore di lavoro dimostrare che non devono più, non la responsabilità del dipendente di dimostrare che lo fanno. Conserva tutte queste descrizioni del piano di riepilogo.

Se hai ex dipendenti che sono idonei per COBRA, estendendo i loro benefici per la salute, dovresti tenere quei record per sei anni solo per essere sicuri. La legge non specifica la conservazione, ma poiché potrebbe applicarsi ai sensi della legge sulla sicurezza dei redditi da lavoro dipendente (ERISA), questa legge richiede la conservazione per sei anni. Per essere sicuri, non buttare fuori quei dischi.

FMLA Records

Quando un dipendente richiede FMLA, è necessario mantenere quella traccia cartacea, anche se neghi il congedo per tre anni. Assicurati di tenere traccia del congedo di ogni dipendente - quando è iniziato e quanto tempo è stato utilizzato. Se il dipendente ha FMLA intermittente, assicurarsi di tenere traccia di ogni congedo e documentare il numero di ore utilizzate. Le date e il numero di ore dovrebbero essere documentati. Ricorda che il congedo intermittente può essere utilizzato per alcune ore al giorno o per alcuni giorni in una settimana. Documenta tutto e conserva quei record.

Ricorda, questo non è un elenco completo e si applica solo agli statuti federali. Potresti essere soggetto a ulteriori leggi sulla conservazione dei documenti se, ad esempio, sei un contraente federale o il tuo stato ha standard diversi. In caso di dubbio, non buttarlo fuori.

È possibile accedere a ulteriori risorse sulla tenuta dei registri e sulla segnalazione obbligatoria presso la Società per la gestione delle risorse umane (SHRM).

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, pur essendo autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito viene letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale, o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali, per accertarti che la tua interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Questa informazione è per guida, idee e assistenza.