La migliore formattazione per una lettera commerciale

Una lettera commerciale è un documento formale spesso inviato da un'azienda all'altra o da un'azienda ai suoi clienti, dipendenti e stakeholder, ad esempio. Le lettere commerciali sono utilizzate anche per la corrispondenza professionale tra individui. Sebbene l'e-mail sia diventata la forma di corrispondenza più comune, le lettere commerciali stampate sono ancora utilizzate per molti tipi importanti e seri di corrispondenza, tra cui lettere di referenze, verifica dell'occupazione, offerte di lavoro e altro ancora.

Scrivere una lettera commerciale efficace e lucida può essere un compito facile da seguire, a patto che rispetti le regole stabilite per il layout e il linguaggio. Renditi conto che il tuo destinatario legge una quantità significativa di corrispondenza su base regolare e favorirà le lettere ben eseguite che sono prive di refusi e errori grammaticali. Una buona regola è quella di rileggere due volte e poi farla revisionare da un collega per assicurarsi che nulla sia stato perso.

Sezioni di una lettera commerciale

Ogni sezione della tua lettera deve aderire al formato appropriato, a partire dalle informazioni di contatto e da quelle del destinatario; saluto; il corpo della lettera; chiusura; e infine la tua firma.

Formato lettera commerciale

Di seguito è riportato il tradizionale formato lettera commerciale, con suggerimenti su come inquadrarlo in base alla relazione con il lettore e quale è il risultato desiderato.

le sue informazioni di contatto:

Il tuo nome

Il tuo titolo di lavoro

La tua azienda

Il tuo indirizzo

Città (*): Stato (*): CAP

Il tuo numero di telefono

Il tuo indirizzo di posta elettronica

Data

Informazioni di contatto del destinatario:

Il loro nome

Il loro titolo

La loro compagnia

L'indirizzo della società

Città (*): Stato (*): CAP

Il saluto:

• Usa "A chi può interessare", se non sei sicuro in particolare a chi ti stai rivolgendo.
• Usa il saluto formale "Gentile Sig./Ms./Dr. Cognome, "se non si conosce il destinatario.
• Utilizzare "Gentile Nome", solo se si ha una relazione informale con il destinatario.

Il corpo

Nozioni di base sulla formattazione:

• Usa linee a spaziatura singola con uno spazio aggiunto tra ogni paragrafo, dopo il saluto e sopra la chiusura.
• Sinistra giustificare la tua lettera (contro il margine sinistro).

Colpisci il tono giusto:

Rendi chiaro lo scopo della tua lettera attraverso un linguaggio semplice e mirato, mantenendo breve il paragrafo di apertura. Puoi iniziare con "Sto scrivendo in riferimento a …" e da lì comunicare solo ciò che devi dire.

I paragrafi successivi dovrebbero includere informazioni che forniscano al lettore una piena comprensione dei vostri obiettivi, ma evitate frasi tortuose e parole inutilmente lunghe. Di nuovo, tienilo conciso per sostenere la loro attenzione.

Se il tuo intento è quello di persuadere il destinatario in qualche modo, che si tratti di investire denaro, darti un riferimento, assumerti, collaborare con te o risolvere un problema, creare un caso convincente per la tua causa. Se, ad esempio, vuoi che il lettore sponsorizzi un evento di beneficenza, identifica eventuali sovrapposizioni con gli obiettivi filantropici della compagnia. Convinci il lettore che aiutarti sarà vantaggioso per entrambe le parti e aumenterai le tue possibilità di ottenere il loro sostegno.

Mantieni il tuo paragrafo di chiusura a due frasi. Basta ripetere la ragione della tua scrittura e ringraziare il lettore per aver considerato la tua richiesta.

Chiudi gratuita:

Alcune buone opzioni per la chiusura includono:

• Distinti saluti,
• Cordiali saluti,
• Cordialmente,
• Rispettosamente,

Se la tua lettera è meno formale, considera l'utilizzo di:

• Ti auguro il meglio,
• Migliore,
• Grazie,
• Saluti,

La firma:

Scrivi la tua firma appena sotto la chiusura e lascia quattro spazi singoli tra la chiusura e il nome completo, il titolo, il numero di telefono, l'indirizzo e-mail e qualsiasi altra informazione di contatto che si desidera includere. Usa il formato seguente:

La tua firma manoscritta

Nome completo digitato

Titolo

Esempio di lettera commerciale

Puoi usare questo esempio di lettera commerciale come modello. Scarica il modello (compatibile con Google Documenti e Word online) o leggi la versione di testo di seguito.

Scarica il modello di Word

Esempio di lettera commerciale (versione testo)

Il tuo nome

Il tuo titolo di lavoro

La tua azienda

Il tuo indirizzo

Città (*): Stato (*): CAP

Il tuo numero di telefono

Il tuo indirizzo di posta elettronica

Data

Nome destinatario

Titolo del destinatario

Società beneficiaria

Indirizzo della società del destinatario

Città (*): Stato (*): CAP

Caro signor / m. Cognome, Vorrei invitarvi a partecipare al nostro imminente evento di networking per il lavoro nel dipartimento delle arti liberali. L'evento si terrà nel pomeriggio del 1 ° febbraio 20XX. Desideriamo offrire ai nostri studenti laureati l'opportunità di incontrare imprenditori in quest'area che potrebbero essere alla ricerca di nuovi assunti che abbiano una laurea in arti liberali.

L'evento si terrà presso il Cox Student Center presso la Northern State University e durerà circa 2 o 3 ore. Se sei interessato a partecipare o inviare un rappresentante dell'azienda per incontrare i nostri studenti, faccelo sapere al più presto e posso prenotare un tavolo per te.

Grazie per il vostro tempo e spero di sentirvi presto.

Rispettosamente, La tua firma (lettera cartacea)

Il tuo nome digitato

Il tuo titolo di lavoro

Se invii una lettera email, la tua firma sarà leggermente diversa. Piuttosto che includere le informazioni di contatto nell'intestazione della lettera, elencale sotto la tua firma. Per esempio:

L'invio di una lettera di affari e-mail

Cordiali saluti, Nome e cognome

Titolo

Il tuo indirizzo

Il tuo numero di telefono

Il tuo indirizzo di posta elettronica

Includi l'argomento di cui stai scrivendo nella riga dell'oggetto dell'email, in modo che il lettore sia chiaro sul motivo per cui stai inviando il messaggio.

Suggerimenti per la scrittura di lettere d'affari

Puoi trovare suggerimenti più dettagliati in queste linee guida su come scrivere una lettera commerciale, incluso scegliere un font, selezionare i margini e formattare correttamente la tua lettera.

È sempre utile guardare esempi per ottenere idee per la propria corrispondenza. Esaminare i campioni delle lettere, comprese le lettere di accompagnamento, le lettere di ringraziamento dell'intervista, le lettere di follow-up, le lettere di accettazione e di rifiuto del lavoro, le lettere di dimissioni, le lettere di ringraziamento e altri campioni di lettere commerciali e di lavoro.