Scopri come mantenere i verbali delle riunioni

I verbali delle riunioni sono le note dettagliate che servono come una registrazione scritta ufficiale di una riunione o di una conferenza. Il responsabile del raduno di solito chiede a uno dei partecipanti di occuparsi di questo compito. Un giorno, qualcuno potrebbe essere te! Anche se non è un lavoro terribilmente difficile, è importante. Poiché i verbali delle riunioni sono una registrazione ufficiale di ciò che è accaduto, è necessaria la precisione. Dovrai prendere appunti dettagliati sul fatto che le persone devono poter riferirsi più tardi, se necessario. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire questo compito con finezza.

Scopri cosa fare prima, durante e dopo l'incontro.

Prima dell'incontro

• Scegli il tuo strumento di registrazione: la prima cosa che devi fare è decidere come prendere appunti. Andrai a scuola vecchia e userai carta e penna o andrai in tecnologia e userai un computer portatile, un tablet o uno smartphone? Controlla con il tuo capo per vedere se lui o lei preferisce che tu usi un metodo particolare. È improbabile ma possibile.
• Assicurati che il tuo strumento di scelta sia funzionante e disponga di un backup nel caso in cui il tuo originale fallisca. Se porti un laptop, ad esempio, tieni anche a portata di mano carta e penna. Non vuoi dover interrompere la riunione mentre cerchi qualcosa su cui scrivere se il tuo computer va in crash.

• Leggi l'agenda della riunione prima dell'inizio della riunione. Ti consentirà di formulare una bozza per i tuoi minuti. Lascia un po 'di spazio sotto ogni voce e scrivi qui i tuoi appunti. Fare questo renderà il tuo lavoro un po 'più semplice, a patto che la persona che gestisce la riunione rispetti l'ordine del giorno.

Durante la riunione

• Passa un foglio di presenza e assicurati che tutti accedano. Dovrai includere un elenco di tutti i partecipanti nei verbali ufficiali della riunione.
• Assicurati di sapere chi sono tutti.In questo modo sarai in grado di identificare chi sta parlando e registrare correttamente tali informazioni.
• Annota l'ora in cui inizia la riunione.
• Non cercare di annotare ogni singolo commento. Va bene includere solo le idee principali. Fai molta attenzione a non lasciare oggetti con cui non sei d'accordo. I tuoi pregiudizi non dovrebbero influenzarti. Ricorda che questo è un account ufficiale e non la tua opinione su quello che è successo!

• Annota tutte le mozioni, chi le ha fatte e i risultati dei voti, se ce ne sono; non è necessario annotare chi ha appaltato una mozione. Naturalmente, le regole dell'organizzazione potrebbero essere diverse, quindi verificale prima.
• Se i voti su eventuali mozioni o discussioni sono rinviati alla riunione successiva, prendere nota di ciò.
• Registrare l'ora di fine dell'incontro.

Dopo l'incontro

• Digita i minuti il ​​prima possibile dopo l'incontro, mentre tutto è ancora fresco nella tua mente. Se trovi un errore nei tuoi appunti o se hai una domanda, puoi chiarirla rapidamente parlando con gli altri partecipanti.
• Sulla copia finale del verbale, includere il nome dell'organizzazione, il titolo del comitato, il tipo di riunione (giornaliera, settimanale, mensile, annuale o speciale) e il suo scopo.
• Dai i tempi in cui è iniziato e finito.
• Fornire l'elenco dei partecipanti e una nota su chi ha diretto la riunione. Puoi anche indicare qui che hai preso i minuti. Inserisci il tuo nome nella lista dei partecipanti e, tra parentesi dopo il tuo nome, dì che hai preso il verbale. In alternativa, alla fine del documento, puoi firmare scrivendo "Rispettivamente inviato da", seguito dal tuo nome.

• Correggi i minuti prima di inviarli. Chiedi a qualcun altro che ha partecipato di controllarli. Lui o lei sarà in grado di farti sapere se hai accidentalmente lasciato fuori qualcosa.
• Sottoponeteli alla persona che ha diretto la riunione a meno che non sia stato richiesto di fare altrimenti.