Le pratiche di gestione delle riunioni contribuiscono a migliorare la produttività

Trascorriamo molte delle nostre vite lavorative in riunioni. In molti casi, le cattive pratiche di gestione delle riunioni portano all'uso improduttivo del tempo dei partecipanti. In un articolo correlato, offriamo indicazioni su come trasformare cinque scenari di riunione comuni in eventi produttivi. Ecco ulteriori idee per supportare il potenziamento dell'utilità, della produttività e dell'impatto delle riunioni.

Chiave gestione riunioni - Supporto PAT

Alcuni manager impiegano un P.A.T. approccio alle riunioni, richiedendo a PScopo, a UNgenda e a Timeframe. Armare i partecipanti con questi punti critici di contesto prima della sessione assicura che le persone si presentino pronte a partecipare e sostengano l'intento generale dell'incontro. Un chiaro P.A.T. il profilo aiuta a garantire una sessione produttiva.

Dovresti essere in grado di definire lo scopo dell'incontro in 1 o 2 frasi al massimo. "Questo incontro è per pianificare la nuova campagna di marketing" o "questo incontro è per rivedere la nuova politica di spedizione per la gestione dei resi". Lo scopo aiuta a garantire che tutti sappiano perché sono lì, cosa deve essere fatto e come guidare il progresso e guidare verso una conclusione.

Imposta un ordine del giorno. Elenca gli articoli che stai per rivedere / discutere / ispezionare. Ci piace assegnare un limite di tempo a ciascun elemento dell'ordine del giorno (vedi sotto) e identificare la persona responsabile della moderazione della discussione. Imposta un periodo di tempo; per lo meno impostare un orario di inizio e di fine. Si consiglia inoltre di impostare una durata per ciascun elemento all'ordine del giorno. Questi dovrebbero essere totali per il tempo complessivo della riunione.

Inizia le tue riunioni in tempo

Se lavori in una di quelle culture in cui le persone trascinano le riunioni fino a cinque o dieci minuti dopo l'ora di inizio pianificata, è tempo di iniziare una nuova tendenza. Una ditta incoraggia i suoi dirigenti a chiudere la porta all'orario di inizio previsto, e coloro che sono in ritardo non sono invitati a partecipare. Anche se questo potrebbe essere più drastico di quanto ti interessi agire, non dovresti avere scrupoli nel portare la riunione all'ordine, rivedere lo scopo e confermare aspettative e tempistiche.

Non aspettare che i ritardatari si presentino. Quando qualcuno arriva in ritardo, non tornare indietro e rivedere ciò che è già stato coperto. Continua con gli argomenti della tua riunione. Ciò sarà scomodo per il ritardatario e migliorerà le probabilità che lui / lei arrivi in ​​orario alla riunione successiva.

Se l'organizzatore / sponsor della riunione non si presenta in orario, considera la riunione annullata e torna al lavoro. Un periodo di attesa da cinque a sette minuti è ragionevole. Le probabilità sono che l'organizzatore della riunione si è imbattuto in una difficoltà inaspettata e preferirebbe che tu non sprecassi il tuo tempo ad attenderlo.

Mantieni la riunione sull'argomento

Una buona pratica è assegnare a qualcuno il ruolo di tenere tutti in pista durante l'incontro. Troppo spesso, le discussioni vanno alla deriva e poi si degradano in un turbinio di opinioni, idee, fatti ed emozioni. Invece, assegna il ruolo e informa tutti i presenti che questa persona interverrà se e quando la discussione vira fuori dall'agenda e da specifici argomenti di discussione. In alcune aziende, questo ruolo viene indicato come "Affare del traffico", in altri, "Custode degli argomenti". Indipendentemente dall'etichetta, il ruolo è estremamente utile per rafforzare l'efficacia e la produttività delle vostre riunioni.

Se sorgono argomenti aggiuntivi fuori dal programma, ma importanti da discutere, questi devono essere chiaramente catturati e inseriti nel "parcheggio" per future considerazioni e discussioni o per una riunione discreta. Il proprietario dell'incontro si riserva il diritto di consentire una discussione divergente minore se supporta lo scopo generale dell'incontro.

Conserva e distribuisci le note / i verbali delle riunioni

Qualcuno, oltre all'organizzatore della riunione, dovrebbe tenere i verbali della riunione. Una buona registrazione dei minuti includerà:

• Ora della riunione, data, luogo
• Descrizione dello scopo
• Copia dell'agenda
• Elenco dei partecipanti e un elenco di coloro che non hanno partecipato
• Un sommario dettagliato di conclusioni, azioni, responsabilità e date per il completamento. Molti notetaker usano l'agenda come guida per elencare le conclusioni e le azioni.
• Incontro di follow-up programmato se veramente necessario.

Idealmente, distribuire le note della riunione il più presto possibile dopo la conclusione della riunione e assolutamente entro un giorno lavorativo. I verbali e le note fungono da importante promemoria per i partecipanti, nonché una fonte di informazioni per altri soggetti interessati o, per coloro che hanno perso l'incontro. I minuti sono un ottimo strumento da sfruttare per ricordare alle persone e ai team le loro azioni di follow-up impegnate.

La linea di fondo

È possibile che un incontro si traduca in un risultato positivo, contribuendo a spingere i progetti e le persone in avanti, ma semplicemente non contare su di esso. Una certa diligenza e un deliberato rafforzamento delle tecniche di gestione delle riunioni miglioreranno le tue possibilità di ottenere un ottimo risultato.

Aggiornato da Art Petty