Scopri i minuti delle riunioni e perché sono importanti

I verbali delle riunioni sono la documentazione scritta o registrata utilizzata per informare i partecipanti e i non partecipanti su ciò che è stato discusso o su ciò che è accaduto durante una riunione. I verbali delle riunioni o le note vengono generalmente presi da un registratore dei minuti di riunione designato durante il procedimento, in modo che esista una registrazione accurata di ciò che è emerso durante la riunione.

I minuti solitamente includono:

• Nomi dei partecipanti
• Articoli dell'ordine del giorno coperti
• Le decisioni prese dai partecipanti
• Azioni di follow-up intraprese dai partecipanti
• Scadenze per il completamento degli impegni
• Eventuali altri eventi o discussioni degni di essere documentati per la revisione o la cronologia futura

Riunione dei verbali come documento storico

Come documento storico, i minuti sono utili per documentare le idee chiave oi punti di discussione che hanno portato a una decisione. Ad esempio, i verbali delle riunioni efficaci possono specificare le cinque alternative discusse dal team e il motivo principale per cui una è stata selezionata rispetto alle altre.

I verbali per il tipico incontro di lavoro non hanno bisogno di registrare ogni discussione o stato dettagliato che ha detto cosa. Naturalmente, questa regola è diversa per altri tipi di riunioni, come le udienze in tribunale e le situazioni in cui è in discussione un'azione legale. Questi tipi di riunioni richiedono una registrazione esatta della conversazione e delle dichiarazioni. Ma, a meno che le risorse umane non stiano discutendo una causa, la tipica riunione sul posto di lavoro non documenta ogni virgola.

Quando e come condividere i minuti di riunione

Idealmente, i verbali delle riunioni vengono registrati su un dispositivo elettronico, come un laptop o un iPad, e dopo una rapida revisione di ortografia, grammatica e chiarezza, distribuiti ai partecipanti alla riunione elettronicamente alla fine della riunione. In questo modo, i partecipanti hanno immediato avviso dei loro impegni e scadenze e possono sollevare domande o chiedere chiarimenti. Se ciò non è possibile perché il registratore vuole trascrivere i minuti o controllarli per eventuali errori, deve diffonderli entro 24 ore dalla riunione.

I verbali servono anche a ricordare gli impegni assunti dai membri del team durante la riunione e aiutano i partecipanti a trasferire questi elementi nei loro calendari e negli elenchi di attività giornalieri.

Il registratore dovrebbe sempre rivedere i verbali della riunione precedente all'inizio della prossima riunione in modo che le persone possano controllarli per la precisione e i passaggi successivi.

In che modo le organizzazioni gestiscono l'assunzione dei verbali delle riunioni

Fondamentali per il successo di una riunione, i minuti forniscono una cronologia registrata dell'incontro per i partecipanti e per i dipendenti che non hanno potuto partecipare. Senza i verbali della riunione, le prospettive di successo della riunione sono ridotte perché le persone, a conti fatti, non possono assorbire e conservare una grande quantità di informazioni contemporaneamente.

Il dipendente che prende i verbali della riunione è di solito un membro della squadra e prende appunti mentre partecipa alla riunione. Nelle riunioni che coinvolgono procedimenti legali o di governo o nelle riunioni del consiglio di amministrazione, un individuo non partecipante prende i verbali ufficiali e spesso registra i procedimenti.

Per registrare accuratamente le informazioni chiave, il registratore dei verbali della riunione deve avere un orecchio per i dettagli e la capacità di rimanere concentrato. Questo dipendente deve anche gestire in modo efficace il multitasking per poter partecipare alla riunione durante la registrazione dei minuti.

In alcune organizzazioni, lo stesso dipendente prende i minuti in ogni riunione. O la responsabilità può passare da un impiegato all'altro. Il ruolo del portatore di minuti crea capacità di leadership e comunicazione efficaci e può essere un lavoro ambìto.

Requisiti per un registratore di minuti di riunione

I requisiti per il registratore includono la capacità di:

• Registra accuratamente le decisioni, gli impegni e i principali punti di discussione presi durante una riunione
• Registrare gli elementi di azione e le date di scadenza a cui i membri della riunione si sono impegnati (gli elementi di azione hanno nomi allegati, ma i minuti non indicano chi ha detto cosa in riunioni di lavoro informali)
• Esaminare le principali decisioni e incarichi o impegni volontari e gli elementi di azione alla fine della riunione in modo che i partecipanti possano concordarli prima di partire
• Diventa un giocatore di squadra e sii flessibile perché i partecipanti possono aggiungere o correggere qualsiasi cosa con cui non sono d'accordo nei minuti

• Lavora opportunamente per distribuire copie dei verbali delle riunioni entro 24 ore dalla riunione