10 abitudini di project manager di successo

Perché alcuni project manager portano i loro progetti in tempo, a budget e con clienti soddisfatti mentre altri hanno difficoltà? Diamo un'occhiata alle dieci abitudini che i project manager di grande successo condividono per scoprirlo.

Queste abitudini vengono ripetutamente menzionate nelle valutazioni delle prestazioni e nelle revisioni di fine progetto in cui il cliente, il team o lo sponsor offrono feedback al project manager.

Non è necessario avere dieci anni di esperienza per fornire con successo ogni volta. Modificando le tue abitudini e migliorando le tue abilità, puoi migliorare drasticamente le possibilità che il tuo progetto abbia successo e concedervi anche meno stressanti momenti di lavoro.

Usando la squadra giusta

I project manager più efficaci e di successo conoscono le capacità dei membri del loro team. Significa che possono assegnare il lavoro giusto alle persone giuste.

L'utilizzo della risorsa sbagliata in un'attività può comportare un tempo maggiore o una cattiva esecuzione. Aiuta a conoscere i punti di forza e di debolezza delle persone che lavorano con te in modo da poterli allocare al meglio alle attività di progetto.

Gestione dei problemi del progetto

Tutti i progetti riscontrano problemi di volta in volta. I project manager di successo non si preoccupano di loro. Conoscono i processi per la gestione dei problemi e anche il modo migliore di affrontare i problemi non appena si presentano.

Puoi farlo anche tu. Una volta che sai come valutare un problema del progetto, scoprirai che la gestione dei problemi diventa un'abitudine facile da incorporare nella tua routine settimanale. Metti un po 'di tempo da parte per passare attraverso il registro dei problemi ogni settimana, e scoprirai presto che è un compito facile rimanere in cima alla gestione dei problemi.

Affrontare le modifiche

I progetti sono progettati per cambiare le cose, ma quel tipo di cambiamento sta accadendo ad altre persone! È più difficile gestire il cambiamento che è mirato direttamente al team di progetto, sconvolgendo il programma dettagliato del progetto e creando nuovi lavori e un mucchio di aggiornamenti di documentazione.

I project manager di successo hanno un processo di gestione delle modifiche che seguono. Seguendo i passaggi definiti è più semplice trasformare qualsiasi azione in un'abitudine perché è strutturata e ripetitiva.

Il processo di gestione delle modifiche è simile a questo:

• Ricevi informazioni sul cambiamento.
• Valuta il cambiamento.
• Stabilire quanto lavoro sarebbe per fare il cambiamento.
• Preparare una raccomandazione per valutare se vale la pena andare avanti.

Una volta che hai preparato una raccomandazione, chiedi al tuo sponsor di prendere una decisione sul fatto che tu debba incorporare o meno la modifica. Puoi approvare alcune piccole modifiche da te, purché rientrino nei tuoi livelli di competenza e autorità. I project manager di successo sanno che affrontare i cambiamenti fa parte del lavoro e hanno un piano per affrontarli man mano che si presentano.

Gestione dei costi del progetto

È molto probabile che il tuo progetto debba sostenere dei costi, anche se non hai il pieno controllo dei cordoni della borsa. Essere in grado di gestire elementi finanziari nel controllo deve essere un'abitudine. Se non ti avvicini regolarmente e regolarmente, troverai che il lavoro diventa così grande che è impossibile fare bene.

I fantastici project manager si occupano delle spese con i sistemi di archiviazione che funzionano per fatture, preventivi e preventivi. Prendi l'abitudine di usare il tuo software di budgeting (anche se questo è solo un foglio di calcolo).

Non è possibile gestire i costi del progetto finché non si ha un piano di ciò che si intende spendere. Leggi questo su come creare un budget di progetto in modo da poter iniziare.

teambuilding

Il team di progetto potrebbe non funzionare direttamente per te. Quindi, perché il teambuilding fa parte delle abitudini dei project manager di successo? È perché hai bisogno che la tua squadra lavori insieme in modo efficace e hai bisogno che le persone coinvolte nel progetto raggiungano rapidamente il punto in cui si fidano l'una dell'altra. Lo ottieni attraverso la costruzione della squadra. Fai attenzione alle situazioni in cui la tua squadra sta cadendo a pezzi. Il comportamento bullismo, in particolare, è inaccettabile.

Comprensione dei processi

La sesta abitudine dei project manager di grande successo è che comprendono i processi che esistono all'interno della loro sfera di controllo. Ciò significa che sanno quali procedure di lavoro devono essere seguite. Non perdono tempo a cercare di capire come scrivere un business case perché sanno che esiste una procedura per questo e possono seguire i passaggi.

I project manager di maggior successo non sono schiavi da elaborare. Sanno quando la cosa giusta da fare è seguire il processo. Sanno quando è meglio modificarlo leggermente per rendere le attività complessive più facili per tutti. Un esempio potrebbe essere quello di rimuovere la burocrazia da un piccolo progetto adattando i processi di conseguenza.

Aggiornamento del programma

Gli orari del progetto non devono essere lasciati al caso. I project manager di maggior successo prenderanno l'abitudine di controllare regolarmente i loro programmi per verificarne l'accuratezza e aggiornarli.

Esistono molti modi per monitorare i progressi del tuo progetto. La cosa più importante è che tu lo faccia. Se stai lottando per rendere questa abitudine tua, quindi prenota una breve riunione nel tuo diario con te stesso e il tuo programma una volta alla settimana. Usa la stessa ora ogni settimana e impiega 30 minuti per verificare dove sei e dove devi essere. Apporta le modifiche necessarie, comunica al team e continua il progetto.

Se le modifiche alla pianificazione hanno un impatto sulla data di fine del progetto o sulla data di consegna per le pietre miliari principali, parla con il tuo sponsor. Non dovresti modificare i fondamenti del tuo piano di base senza passare attraverso un processo di approvazione formale.

Gestione del rischio del progetto

Sapere cosa includere nel registro dei rischi è una cosa, ma rivederla abitualmente e agire sui rischi che si presentano è qualcosa di diverso. Non è sufficiente utilizzare l'inizio del progetto per identificare i rischi e quindi non pensarci più. La gestione del rischio deve essere parte delle abitudini del tuo progetto, perché senza di essa scoprirai che i rischi si trasformano in problemi e creano problemi per te.

È un'altra area in cui i processi standard e la prenotazione di uno slot regolare per eseguire una revisione del rischio possono essere d'aiuto. Puoi includerlo come parte delle riunioni del tuo team. Prendi l'abitudine di rivedere i tuoi rischi con il team, chiudere quelli che non sono più una minaccia e pianificare azioni per quelli che vuoi mitigare.

Tempo di tracciamento

I project manager sanno molto sulla gestione del tempo del progetto, ma questo tende ad essere nel dominio della programmazione e della pianificazione. Quello di cui stiamo parlando è il monitoraggio del tempo su base giornaliera più regolare. Stiamo parlando di timesheet.

I team di progetto spesso non sono così desiderosi di utilizzare i timesheet se non lo hanno fatto prima. Molti strumenti software per la gestione dei progetti hanno un monitoraggio del tempo inerente al prodotto. Questo può rendere più facile introdurre il passaggio al monitoraggio del tempo come una squadra.

Indipendentemente dal fatto che tu tenga traccia del tempo della tua squadra (che è raccomandato) è importante che tu sappia dove va il tuo tempo in un giorno. Dovresti prendere l'abitudine di tenere una nota su come passi il tuo tempo. Ti aiuterà a capire se stai trascorrendo del tempo nelle attività di progetto prioritarie. Potresti pensare che lo sei, ma tu? I fogli di lavoro o la registrazione dell'ora di qualche modulo saranno utili, anche se si tratta solo di un registro orario su un blocco note.

Fornire cambiamenti aziendali

Infine, l'abitudine che rende i project manager di maggior successo è la loro capacità di equiparare i risultati del progetto ai risultati aziendali. Se gli utenti non usano il tuo prodotto o il software rapidamente non è aggiornato o i clienti non sono così stupiti come te, allora il tuo progetto è stato una perdita di tempo.

I team di progetto di maggior successo si assicurano che sappiano a quali risultati commerciali mirano. Costruiscono una soluzione che offre quel cambiamento di business in modo sostenibile. Ciò che consegnano al termine del progetto è completamente utilizzato e totalmente adottato dal cliente. È un successo perché è stato costruito per essere un successo fin dall'inizio.

Comprendere gli obiettivi di business è un criterio chiave per ogni project manager che vuole avere un impatto su clienti e stakeholder. Se riesci a dimostrare di avere consegnato qualcosa di valore, allora è facile dimostrare l'impatto che hai e il valore che porti all'azienda.

Prendi l'abitudine di chiedere ai tuoi stakeholder quale valore commerciale si aspettano e come vogliono usare qualunque cosa stia facendo il tuo progetto per loro. Parla loro di come definiscono il successo. Puoi creare questo in un processo ripetibile all'inizio di ogni progetto.