Errori comuni di fatturazione da parte di professionisti legali

01 Descrizioni di fatturazione vaghe

Le descrizioni complete, dettagliate e accurate delle attività sono il modo più semplice per impedire a un cliente di contrassegnare la fattura. Ogni descrizione del compito dovrebbe identificare l'attività con dettagli sufficienti per valutare la sua necessità e pertinenza rispetto al progetto. Insieme a una descrizione dettagliata dell'attività, ogni volta che la voce deve includere la data di esecuzione dell'attività, il cronometrista che l'ha eseguita, il tempo trascorso a svolgere l'attività e il costo totale.

02 Tempo di imbottitura

Per soddisfare i requisiti di fatturazione onerosi della tua azienda, potrebbe essere tentato di gonfiare o "tamponare" il tempo necessario per eseguire un'attività, in particolare se sei un lavoratore efficiente. Tali pratiche invitano all'esame e alle critiche di un cliente o di un revisore dei conti. È importante assicurarsi che il tempo di fatturazione per ciascuna attività rifletta accuratamente il lavoro svolto ed è commisurato all'importanza e alla complessità dell'attività.

03 esborsi

Poiché gli esborsi relativi alle controversie influiscono notevolmente sul budget totale di un cliente, è necessario considerare il costo del servizio relativo al suo valore per il cliente. Ad esempio, è necessario per Federal Express ogni pezzo di corrispondenza per il vostro esperto quando il processo è di sei mesi di distanza?

Dovresti anche essere a conoscenza delle politiche di fatturazione e dei contratti stabiliti dal nostro cliente. Il cliente richiede l'uso di un certo reporter di tribunale o venditore di fotocopie? Inoltre, alcune spese non dovrebbero mai essere fatturate al cliente e fanno parte del sovraccarico dello studio legale.

04 Lavoro amministrativo

La pratica della legge comporta inevitabilmente compiti amministrativi e di ufficio. La maggior parte dei clienti in questi giorni non pagherà le mansioni di segreteria (come la digitazione, l'archiviazione e la fotocopiatura) o le funzioni amministrative come la formazione, la preparazione delle fatture, il controllo dei conflitti o lo sviluppo del cliente. Nella misura in cui si è in grado, delegare funzioni di segreteria a un segretario, un archivista o altri membri dello staff legale.

05 Conferenze interoffice

I clienti spesso rifiutano di pagare per le conferenze tra il personale dello studio legale; essi considerano il coordinamento, la consultazione e la discussione di un caso o di un progetto tra professionisti dell'impresa come parte del business e quindi parte del sovraccarico dell'azienda. Le conferenze Interoffice possono anche diventare una spesa considerevole per il cliente poiché diversi professionisti fatturano contemporaneamente la stessa conversazione.

Pertanto, è buona norma evitare la fatturazione per discussioni di routine relative a un file con altri membri della propria azienda, a meno che tali discussioni non coinvolgano elementi di notevole importanza, coinvolgano un certo numero di parti esterne o coinvolgano ampi periodi di tempo.

06 Allenamento

Se sei nuovo in un compito o area legale, la tua inesperienza può richiedere più tempo per completare il progetto. I clienti stanno diventando sempre più intolleranti per l'inesperienza e sono meno disposti a pagare per i costi di formazione di un nuovo dipendente o di un professionista legale per "mettersi al passo con la velocità" su un file.

07 Fatturazione duplicata

Le voci di tempo duplicate sono una pratica comune tra gli studi legali, ma i clienti attenti ai costi sono meno disposti a pagare per la duplicazione degli sforzi. Più partner hanno partecipato a un'audizione?

Il paralegal ha partecipato a ogni deposizione? Quattro soci hanno contribuito a un brief? Questi oggetti possono alzare una bandiera rossa. Il cliente può rifiutarsi di pagare per tutto o parte del lavoro o, per lo meno, investigare ulteriormente la questione per determinare se fosse giustificata.

08 Fatturazione a blocchi

Il tempo di fatturazione per più attività in grandi blocchi è un'altra bandiera rossa per i clienti. È necessario classificare separatamente ciascuna attività con un tempo e un addebito corrispondenti per ciascuna attività. Le voci temporali dettagliate consentono al revisore di accertare meglio l'adeguatezza del tempo trascorso in relazione all'importanza e alla complessità dell'attività.

09 Revisione e revisione

Il tuo cliente potrebbe chiedersi perché hai addebitato 43,2 ore di revisione e revisione di un brief. Forse il riassunto era di 40 pagine e riguardava problemi molteplici e complessi e ricerche approfondite. Qualunque sia la ragione, termini vaghi e superficiali come "revisione e revisione" fanno ben poco per informare il cliente sul perché la recensione ha meritato una settimana di tempo. Invece di "rivedere", parole come "valutare", "analizzare", "valutare" o "ridisegnare" connotare attività più stimolanti, e quindi lunghe in termini di tempo.

10 attività delegabili

Quando si fatturano e si assegnano attività, è necessario assicurarsi che il progetto sia eseguito dal membro appropriato del team legale. I clienti possono rifiutarsi di pagare per le attività eseguite dai cronometristi senior che potrebbero essere stati delegati a un membro dello staff junior, meno costoso. Ad esempio, gli avvocati che digeriscono le deposizioni, i partner senior che eseguono ricerche di routine o documenti di archiviazione di paralegali possono alzare una bandiera rossa.