Assistente amministrativo Intervista Domande e risposte

Quando intervisti per un lavoro di assistente amministrativo, l'intervistatore vorrà sapere qual è la pertinenza delle tue qualifiche per la posizione e il modo in cui ti adatti alla compagnia e al dipartimento.

Poiché il lavoro richiede competenze sia amministrative che interpersonali, i responsabili delle assunzioni chiedono spesso quali sono gli attributi specifici che ti qualificano per la posizione, così come le tue abilità di persone meno quantificabili.

Suggerimenti per la gestione dell'intervista

È importante essere consapevoli che la discussione probabilmente andrà oltre le soft skills, come le capacità comunicative, le capacità organizzative o la tempestività. Dovresti essere pronto a parlare anche di abilità difficili.

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Guarda ora: Come rispondere a 4 domande comuni per i lavori amministrativi

Preparati a discutere dei programmi software

Poiché molte posizioni di assistente amministrativo richiedono l'uso frequente di software specifici, potrebbe essere necessario discutere i vari programmi con cui hai lavorato, come hai utilizzato questi programmi e il tuo livello di esperienza.

• Risposta del campione:Mi piace usare la tecnologia e conoscere nuovi programmi. Ho anche un talento per insegnare ai colleghi che potrebbero non essere così esperti nell'uso dei sistemi. Nel mio ultimo lavoro presso Kent Associates, mi sono offerto volontario per rivedere i sistemi di gestione dei progetti per il team di professionisti che ho supportato. Il mio capo ha approvato la mia raccomandazione e abbiamo introdotto un sistema basato sul web, Asana, che ci aiuta a tenere traccia dei progetti e a condividere le informazioni su una piattaforma web.
• Risposta del campione: Sono la persona giusta in ufficio per le diapositive di PowerPoint e mi piace aiutare i nostri addetti alle vendite a stupire i clienti con le loro presentazioni. Sono anche un utente avanzato di Excel e creo macro complessi per preparare le proiezioni di budget per le proposte di progetto.

Sii pronto a discutere i processi amministrativi

Dovresti essere pronto a discutere del tuo flusso di lavoro e dei processi amministrativi nelle posizioni precedenti. Come professionista amministrativo, non ci dovrebbe essere dubito che tu sia organizzato e orientato al dettaglio. Il tuo intervistatore vorrà sapere Come manifesti queste qualità nel tuo flusso di lavoro quotidiano.

• Risposta del campione:Le capacità organizzative e l'attenzione ai dettagli sono tra i miei punti di forza. Ho prosperato in situazioni in cui posso portare ordine a progetti complessi. Ad esempio, in precedenza ho supportato otto professionisti che stavano pianificando eventi promozionali per i clienti. Ho sviluppato un modello per tenere traccia degli obiettivi e dei progressi di ogni progetto e impostarlo su un'unità condivisa in modo che tutti i membri dello staff coinvolti potessero tenere traccia dei loro progressi in merito ai progetti e agli eventi del team.
• Risposta del campione:Quando lavoravo per il gruppo Alfred, ho creato un manuale delle procedure che illustrava i passaggi necessari per elaborare le richieste di prestito, quindi lo ho caricato online in modo che tutti i funzionari di prestito potessero seguire le stesse procedure.

Rispondere sempre positivamente

Sii consapevole del tuo comportamento durante l'intervista.

Poiché gli assistenti amministrativi spesso si interfacciano molto strettamente con le persone per le quali lavorano, è essenziale essere sempre positivi, professionali ed educati.

Avrai voglia che l'intervistatore non abbia dubbi sul fatto che lavorare con te sarebbe un'esperienza piacevole.

• Risposta del campione:Ho lavorato alla reception nella nostra agenzia, ed è stato fondamentale che ho fatto una prima impressione positiva per i clienti attuali e potenziali. Sono una persona naturale "può fare" e le mie recensioni hanno lodato regolarmente il mio orientamento al servizio clienti.
• Risposta del campione:L'azienda esamina i clienti dopo le interazioni e il mio nome affiora costantemente come uno staff che è disponibile, piacevole e professionale. Il mio capo ha commentato quanto spesso i clienti mi chiedono quando si chiama l'ufficio per ricevere assistenza.

Prepararsi per l'intervista

Uno dei modi per prepararsi consiste nell'analizzare la descrizione del lavoro per cercare di capire se esiste una particolare serie di competenze su cui si concentra la posizione. Ad esempio, c'è un'enfasi sulla pianificazione del viaggio, il coordinamento del progetto, la programmazione giornaliera delle riunioni, l'assistenza personale o altro? In tal caso, assicurati di sottolineare la tua esperienza più pertinente quando rispondi a domande di interviste specifiche per il lavoro.

Fai una lista delle abilità menzionate nel post di lavoro e sentiti libero di aggiungere altri che ritieni siano applicabili. Quindi dai un'occhiata alle tue capacità amministrative e di ufficio e abbina le tue qualifiche al lavoro.

Questo ti aiuterà a personalizzare le tue risposte nel modo più pertinente alla posizione specifica.

Assistente amministrativo Intervista Domande e risposte

Durante la preparazione, può essere utile rivedere le domande che potrebbero essere poste e riflettere su come inquadrare una risposta, evidenziando esperienze e successi specifici da precedenti lavori.

• Quali competenze informatiche hai e quali programmi ti senti a tuo agio? - Le migliori risposte
• Sei a tuo agio nell'usare un telefono con più linee e gestire un elevato volume di chiamate telefoniche? - Le migliori risposte
• In questa azienda, ci piace pensare a noi stessi come a una squadra che lavora insieme per gli stessi obiettivi. Come ti senti a lavorare in un ambiente di squadra? - Le migliori risposte
• Come ti sentiresti a supervisionare due o tre altri dipendenti? - Le migliori risposte
• Qual è il tuo più grande punto di forza, e come potrebbe aiutare la tua performance in questa posizione? - Le migliori risposte

• Qual'è la tua più grande debolezza? - Le migliori risposte
• Come gestisci lo stress e la pressione? - Le migliori risposte
• Com'è stato lavorare per il tuo supervisore? - Le migliori risposte
• Cosa ti aspetti da un supervisore? - Le migliori risposte
• Preferisci lavorare in modo indipendente o in una squadra? - Le migliori risposte
• Lavori bene con le persone? - Le migliori risposte
• Fornire alcuni esempi personali di lavoro di squadra. - Le migliori risposte
• Domande dell'intervista del receptionist: - Elenco delle domande

Domande da porre all'intervistatore

Dovresti anche fare qualche ricerca sull'azienda ed essere pronto a porre domande pertinenti quando si presenta l'occasione. Può essere utile fare alcune domande prima del tempo che potresti chiedere o discutere ulteriormente, se non hai avuto la possibilità prima nel colloquio.

Spesso, questo sarà vicino alla fine dell'intervista, quindi è importante lasciare l'intervistatore (i) con una buona impressione. Un ottimo modo per farlo è mostrare il tuo interesse e la preparazione per il colloquio di lavoro legando le domande che ti sono state poste con alcune tue domande.

• Quali sono le responsabilità di questa posizione?
• Puoi descrivere una giornata tipo (settimana) in questo dipartimento?
• Quali sono i punti di forza in questo reparto? Quali sono i punti deboli?
• Cosa direbbero i tuoi assistenti del passato è stata la parte migliore del lavoro per te? Cosa direbbero che fosse il peggiore?
• In che direzione vedi la compagnia nei prossimi cinque anni? Pensi che ci siano delle minacce al suo successo?
• Perché il tuo ultimo assistente ha lasciato la posizione? Quali erano i suoi punti di forza? Quali erano le sue debolezze? Cosa sta facendo ora?
• Quali attributi ha il tuo miglior assistente? E il tuo peggior assistente?
• Con quale frequenza vengono eseguite le revisioni delle prestazioni? Chi li conduce?
• Quali sono le competenze più importanti per te in un assistente amministrativo?
• Come ricompensa e incoraggia le persone che lavorano nel tuo dipartimento?
• Ci sono problemi di produzione in corso in questo reparto?
• Come hai affrontato i problemi del personale in passato?
• Quali sono alcune delle più grandi sfide per una persona in questa posizione?
• Qual è l'aspetto più gratificante di questa posizione, secondo lei?
• La (azienda / dipartimento) supporta l'appartenenza ad associazioni professionali e lo sviluppo professionale continuo?
• Come descriveresti il ​​ruolo dello staff amministrativo in questo ufficio?
• Si prevedono ore straordinarie o di fine settimana?
• Cosa ti piace di più di lavorare per questa azienda? Ci sono cambiamenti che vorresti fare?
• Cosa ti piace di meno di lavorare qui?
• Incoraggia il dipartimento a lavorare come una squadra o a concentrarti maggiormente sui contributi individuali?

Preparati per altre domande sull'intervista di lavoro

Oltre alle domande di interviste specifiche per il lavoro, ti verranno poste anche domande più generali sulla tua storia lavorativa, istruzione, punti di forza, punti deboli, risultati, obiettivi e piani. Ecco un elenco delle domande più comuni per le interviste e delle risposte campione.