È possibile migliorare i tassi di partecipazione agli intervistati di uscita

Le interviste di uscita sono uno dei modi migliori per ottenere feedback veri e onesti dai dipendenti. Il rovescio della medaglia è che ci vuole del tempo per costruire una quantità significativa di dati dalle interviste di uscita. Aumentare il tasso di partecipazione, tuttavia, può aiutarti a ottenere maggiori quantità di informazioni utilizzabili più velocemente dalle tue interviste di uscita.

Ciò che è considerato un buon tasso di partecipazione per le interviste di uscita

La ricerca mostra che il tasso medio di risposta per le interviste di uscita carta e matita è approssimativamente del 30-35%. Ciò significa che un'azienda con 2000 dipendenti e un tasso di turnover del 15% si aspetterebbe di ricevere circa 100 interviste di uscita completate all'anno. A questo livello di partecipazione, l'organizzazione ottiene il feedback di uscita solo dal 5% della popolazione totale dei dipendenti.

Con solo un piccolo sforzo in più, dovresti essere in grado di raddoppiare quella percentuale di risposta. Il 65 percento o superiore è un buon obiettivo per la partecipazione al colloquio di uscita. È possibile realizzare questo con interviste di uscita carta e matita, interviste di uscita online basate sul web e interviste telefoniche di uscita.

Misurazione della partecipazione al colloquio di uscita

Per misurare il tasso di risposta, dividere il numero di interviste di uscita completate per il numero di dipendenti da cui è stato richiesto un colloquio di uscita. Idealmente, il secondo numero dovrebbe essere uguale al numero totale di terminazioni, ma per motivi pratici, questo in genere non è il caso.

Ad esempio, se hai completato 125 interviste di uscita da 300 persone a cui hai chiesto di completare un colloquio di uscita, il tuo tasso di partecipazione è 125/300 che equivale a.416 o al 41,6%.

È importante assicurarsi di avere un buon metodo per tenere traccia di questo tipo di partecipazione. Come minimo, si desidera tenere traccia del tasso di partecipazione all'inizio di un progetto di miglioramento e successivamente periodicamente.

Uno scenario ideale è quello di mantenere una media costante a cui è possibile fare riferimento regolarmente. Questo numero in tempo reale ti avvisa immediatamente di una diminuzione (o aumento) della partecipazione dei dipendenti nelle interviste di uscita. Un sistema di gestione delle interviste in uscita online dovrebbe farlo automaticamente.

Le grandi aziende potrebbero voler monitorare separatamente i tassi di partecipazione per le filiali, le grandi divisioni o le regioni geografiche. Le aziende di piccole e medie dimensioni possono generalmente beneficiare di un tasso di partecipazione totale per l'organizzazione.

Se si decide che il tasso di partecipazione nelle interviste di uscita potrebbe subire miglioramenti, il passaggio successivo è analizzare il processo di intervista di uscita corrente. Le due aree più importanti per la revisione sono:

1. Perché i dipendenti scelgono di non completare il colloquio di uscita?
2. Esistono problemi logistici che impediscono alle risorse umane di fornire le informazioni ai dipendenti in modo tempestivo ed efficace?

I dipendenti non completano la loro intervista di uscita

Alcuni dei motivi per cui i dipendenti scelgono di non completare le interviste di uscita sono:

• Il colloquio di uscita è troppo lungo.
• Le domande del colloquio di uscita sono confuse o personalmente invasive.
• Il dipendente non crede che il colloquio di uscita sarà letto o farà la differenza.
• Il dipendente ha paura delle ripercussioni.
• Il dipendente è arrabbiato con la compagnia.
• L'impiegato procrastina o dimentica.
• Il processo è difficile o scomodo.

Se stai utilizzando un sondaggio di uscita con domande classificate, 35-60 domande riguardano la lunghezza giusta del sondaggio. Più di 60 domande iniziano a sentirsi a lungo ea disagio per il dipendente. Se superi le 70 domande, dovresti essere preparato per un numero maggiore di interviste di uscita non completate.

Esamina le domande sul colloquio di uscita per semplicità. Mettiti nei panni del dipendente e chiediti come ti sentiresti a rispondere alle domande. Evita molte domande di interviste in uscita che chiedono sensazioni ed emozioni.

Molti dipendenti non sono in sintonia con i loro sentimenti (o se lo sono potrebbero non volerli condividere con te). È molto più facile per un dipendente valutare l'efficacia di un processo piuttosto che come si sentono riguardo al processo.

Esci Feedback intervista ignorati

I dipendenti non completeranno le loro interviste di uscita se ritengono che il feedback fornito non sarà letto o verrà prontamente ignorato. È importante far sapere ai dipendenti che apprezzi il loro feedback. Quando si apportano miglioramenti basati sui suggerimenti delle interviste di uscita, non aver paura di dire agli impiegati da dove è venuta l'idea.

Col passare del tempo, i dipendenti impareranno che ascolti. Una volta che diventa parte della cultura aziendale, puoi essere certo di molte idee, suggerimenti e critiche aperte e oneste.

Ripercussioni da feedback onesti

Inoltre, sii chiaro con i dipendenti che un feedback onesto non avrà ripercussioni. Le dichiarazioni rese in un colloquio di uscita non dovrebbero mai essere utilizzate per prevenire l'ammissibilità futura per il re-hire.

Ci sono molti presunti esperti che dicono ai dipendenti di non essere onesti nel loro modulo di colloquio di uscita o di non completarne uno affatto. Sostengono che le aziende utilizzano queste informazioni contro i dipendenti. I professionisti delle risorse umane sanno che questa è una sciocchezza, tuttavia, devono ancora combattere questa percezione infondata.

Angry Employee Feedback

I dipendenti che sono arrabbiati con la compagnia possono sentirsi non volersi aiutare partecipando al colloquio di uscita. Puoi incoraggiare questi dipendenti a sfogare la loro rabbia nel colloquio di uscita. Molti di questi impiegati arrabbiati sono entusiasti della possibilità di far sentire la propria voce, in particolare se sanno che sarà ascoltata dal senior management.

Anche un processo pulito e semplificato è importante. Che si tratti di web-based o di carta e matita, il modulo di intervista d'uscita dovrebbe essere presentato in modo gradevole con un modulo di sondaggio intuitivo e facile da capire.

I problemi logistici sono la seconda area importante per la revisione nel tuo processo di intervista di uscita. Esistono in genere collegamenti deboli in qualsiasi processo e le interviste di uscita non fanno eccezione. Il tuo esame dovrebbe includere l'intera catena di eventi che inizia quando un dipendente avvisa e termina quando il dipendente invia il colloquio di uscita.

Verifica il tuo processo di intervista di uscita

Puoi iniziare a controllare il tuo colloquio di uscita scoprendo le seguenti informazioni.

• In che modo i dipendenti in genere danno notizia del loro intento di cessazione?
• Chi è la prima persona notificata e quanto di solito viene data?
• Chi dice la divisione Risorse Umane e come? Quanto tempo dopo la notifica da parte del dipendente viene notificata l'HR? Chi è in prima persona informato?
• Chi è responsabile dell'avvio del colloquio di uscita? Quando viene notificata la / e persona / e delle cessazioni del dipendente?
• Come viene informato l'impiegato del colloquio di uscita? Da chi? Quale metodo? Quando?
• Esiste una chiara padronanza delle risorse umane nel processo di uscita dal colloquio? Le persone coinvolte nel processo comprendono l'importanza e l'urgenza delle interviste di uscita?
• Che cosa ha detto il dipendente sul colloquio di uscita? In che modo vengono incoraggiati a completare il colloquio di uscita? I dipendenti vengono raccontati più volte e in più di un modo?
• Il colloquio di uscita è facile da completare?
• Quando e dove il dipendente completerà il colloquio di uscita? C'è un facile accesso alle risorse necessarie?
• Il dipendente ha privacy con cui completare il colloquio di uscita se lo sta completando al lavoro?
• I supervisori e i manager sono favorevoli al processo di intervista di uscita? Hanno paura di ricevere feedback negativi dai dipendenti? Stai facendo affidamento su timorosi supervisori per trasmettere informazioni sul colloquio di uscita ai dipendenti?
• È facile per i dipendenti inviare le loro interviste di uscita?

Esaminare ciascuna delle domande di controllo sopra riportate e dare un'occhiata al processo di intervista di uscita. Determina cosa puoi fare per migliorare ciascuna di queste aree. Dopo aver completato la tua recensione, puoi iniziare a migliorare immediatamente.

Rimisurare il processo di intervista di uscita

Alcune delle modifiche apportate forniranno un notevole miglioramento dei tassi di partecipazione molto rapidamente. Altri richiederanno più tempo per pervadere efficacemente la cultura aziendale.

Ricalibrare i tassi di partecipazione a tre mesi, sei mesi, nove mesi e dodici mesi. Entro il segno dei dodici mesi, dovresti aspettarti di vedere un notevole miglioramento nei tassi di partecipazione al colloquio di uscita. Ciò significa che avrai più dati che possono essere utilizzati per limitare il turnover e aumentare la fidelizzazione dei dipendenti.

Conclusione

È possibile aumentare in modo significativo il valore delle interviste di uscita aumentando il numero di dipendenti in uscita che partecipano al processo di intervista di uscita. Esaminando e migliorando sia il contenuto che la struttura del colloquio di uscita, insieme ai tuoi processi interni, puoi ottenere un sostanziale aumento dei tassi di partecipazione.

Infine, considera la possibilità che un vero colloquio di persona con un membro dello staff delle risorse umane possa non solo migliorare i tuoi tassi di partecipazione, ma fornire informazioni migliori. Non puoi sottovalutare il valore delle domande di follow-up.

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Beth Carvin è l'amministratore delegato di Nobscot Corporation con un background nel mondo degli affari, imprenditorialità, risorse umane, reclutamento, vendite e sviluppo del business.