Risarcimento delle miglia dei dipendenti

Il rimborso dei dipendenti per l'uso della propria automobile varierà in qualche modo dal datore di lavoro e dal settore, ma la maggior parte delle organizzazioni compensa i dipendenti approssimativamente alla tariffa standard del chilometraggio impostata dall'IRS o dalla tariffa di rimborso del veicolo di proprietà privata. Il tasso è fissato ogni anno dalla General Services Administration (GSA) sulla base di ricerche condotte da una società di consulenza indipendente per quanto riguarda i costi correnti per l'utilizzo di un veicolo.

Per il 2019, il tasso di percorrenza in miglia standard è fissato a 58 centesimi per miglio percorsa, in aumento rispetto a 54,5 centesimi per il 2018. Questa tariffa fissa standard include i costi di assicurazione, registrazione, gas, petrolio e manutenzione. Per qualcuno che guida molto per lavoro, questo può comportare una detrazione significativa.

Tariffe di rimborso chilometriche dell'azienda

La maggior parte dei datori di lavoro rimborserà al tasso IRS o GSA poiché possono dedurre fino a tale importo come spesa quando presentano la dichiarazione dei redditi delle società, sebbene esistano altre formule fiscali complesse che i datori di lavoro possono utilizzare. Quando i lavoratori qualificati sono difficili da trovare durante le espansioni economiche, i datori di lavoro hanno maggiori probabilità di fornire tassi di rimborso competitivi.

L'Internal Revenue Service richiede che i pagamenti dei rimborsi siano effettuati separatamente dallo stipendio, senza tasse trattenute. Alcuni datori di lavoro, quindi, elaboreranno i pagamenti delle spese attraverso il sistema di contabilità fornitori per tenerli separati dal libro paga e per mantenere la conformità con le leggi IRS.

Se il tuo datore di lavoro rimborsa in prossimità o vicino al tasso GSA o IRS, puoi sentirti sicuro che stai ricevendo un trattamento equo.

Rimborso dei dipendenti governativi

I dipendenti governativi saranno sempre rimborsati esattamente alla tariffa GSA se l'uso di un'auto di proprietà privata è autorizzato o quando non è disponibile alcun veicolo governativo.

Requisiti di rimborso delle spese automobilistiche

Dovrai fornire un registro delle miglia, le ricevute del gas e la documentazione di qualsiasi altra ricevuta di spesa relativa alla tua auto. Senza record dettagliati, la tua nota spese potrebbe essere respinta. O peggio, il tuo datore di lavoro potrebbe potenzialmente prendere provvedimenti disciplinari se pensa che il tuo reclamo possa essere fraudolento. Molti datori di lavoro richiedono la registrazione contemporanea, proprio come l'IRS. Non tentare di stimare il tuo chilometraggio in quanto ciò potrebbe violare le politiche del tuo datore di lavoro.

Mantenere carta e penna nella tua auto è un metodo, anche se noioso; una scelta migliore è un'app per il monitoraggio delle miglia che registra automaticamente i viaggi in un registro simultaneo che è possibile stampare o scaricare. È un modo efficace per tenere traccia del chilometraggio, dei punti di partenza e di arrivo e dello scopo commerciale del disco da includere nel rapporto spese.

I datori di lavoro di altri modi compensano i dipendenti per le spese di auto

Secondo la Society for Human Resource Management, queste sono alternative comuni al rimborso del chilometraggio come modi per i datori di lavoro di compensare i dipendenti per le spese di business-driving sono:

Indennità per macchina piatta.I datori di lavoro offrono ai dipendenti un'indennità per macchine flat, come $ 400 al mese, per coprire i costi di carburante, usura, pneumatici e altro.

Programmi FAVR.I datori di lavoro rimborsano i dipendenti con un programma di rimborso a tasso fisso e variabile (FAVR), in cui vengono rimborsati i dipendenti per i costi fissi (come assicurazione, tasse e spese di registrazione) e le spese variabili del veicolo (come carburante e manutenzione). I rimborsi sono esentasse per i dipendenti se sono soddisfatti determinati requisiti di contabilità delle spese.

Conseguenze fiscali per rimborsi miglia

I rimborsi delle miglia sono considerati esenzioni esentasse dai datori di lavoro a condizione che siano documentati e non superino le spese effettive. Tuttavia, il tuo datore di lavoro non può pagare direttamente i costi operativi come le riparazioni o la manutenzione della tua auto senza conseguenze fiscali. Altre spese come i pedaggi direttamente correlati al trasporto aziendale possono essere rimborsate senza tassazione a condizione di avere ricevute.

Alcuni datori di lavoro forniscono un'indennità mensile per le spese automobilistiche. Se i dipendenti sono tenuti a fornire registrazioni delle spese, saranno tassati solo per qualsiasi importo ricevuto in eccesso rispetto alle spese registrate. Se i datori di lavoro non richiedono la documentazione, l'indennità può essere soggetta a tassazione.

Spese automobilistiche non rimborsate

A partire dall'anno fiscale del 2018, con l'attuazione del Tax Tuts and Jobs Act, i lavoratori non saranno più in grado di detrarre le spese automobilistiche non rimborsate. Nel 2017 e negli anni precedenti tali spese erano deducibili nella misura in cui erano superiori al 2% del reddito lordo corretto. Quindi, i lavoratori che guideranno ampiamente come parte dello svolgimento delle loro mansioni lavorative dovrebbero valutare attentamente le politiche di rimborso delle società mentre esaminano le offerte di lavoro.

Se un datore di lavoro non rimborsa in genere le spese per l'auto, allora si potrebbe offrire di ridurre il salario in cambio di un rimborso poiché il rimborso sarà protetto dalla tassazione se le spese sono documentate in modo appropriato. In alternativa, è possibile negoziare uno stipendio più elevato per tenere conto del carico fiscale aggiunto ai sensi della nuova normativa fiscale.

Secondo l'IRS, nonostante la sospensione di detrazioni dettagliate varie, le detrazioni per le spese che sono deducibili nella determinazione del reddito lordo rettificato non sono sospese. Ad esempio, membri di una componente di riserva delle Forze armate degli Stati Uniti (Forze armate), funzionari statali o locali pagati a pagamento, e alcuni artisti esecutivi hanno diritto a detrarre le spese di viaggio dei dipendenti non rimborsate come adeguamento al reddito totale sulla linea 24 della Tabella 1 del Modulo 1040-3 (2018), non come una detrazione dettagliata sulla Tabella A del Modulo 1040 (2018), e quindi può continuare a utilizzare la tariffa del chilometraggio standard aziendale.

Le informazioni contenute non sono consigli fiscali o legali e non sostituiscono tali consigli. Le leggi statali e federali cambiano frequentemente e le informazioni potrebbero non riflettere le leggi del proprio stato o le più recenti modifiche alla legge.