Come sviluppare un piano per l'outsourcing

Un sacco di discussioni sull'esternalizzazione nei media lo fanno apparire complesso, ma è abbastanza semplice. Anche nelle nostre case, "esternalizziamo" molti compiti: cucinare, mantenere i nostri prati e la cura dei bambini, solo per citarne alcuni. Quando non abbiamo il tempo, l'obiettivo o le capacità per fare da soli il lavoro, cerchiamo qualcuno che possa, e qualcuno che faccia il lavoro a un prezzo che possiamo permetterci di pagare. Le aziende funzionano allo stesso modo, anche se le loro decisioni possono coinvolgere più fattori e decisori.

Processo di sviluppo

Ma proprio come le famiglie prendono decisioni diverse, le aziende possono arrivare a decisioni sorprendentemente diverse sull'outsourcing.Non esiste un modello che funzioni per tutte le aziende, ma esiste un processo che tutte le aziende devono prendere in considerazione:

Realizzazione

In passato, molte aziende potrebbero non aver nemmeno saputo cosa fosse l'outsourcing. Oggi conoscono l'outsourcing, ma potrebbero non rendersi conto di quanti programmi di outsourcing (e di outsourcing) funzionano già: centri di copia, sale di posta, facility management, IT e persino parti di un dipartimento legale aziendale. L'outsourcing potrebbe non risolvere ogni problema, ma conoscere la precedente generazione di contratti identificherà nuovi progetti e fornirà informazioni preziose.

Impostazione degli obiettivi

Per avere successo nella creazione di un programma di outsourcing, è necessario definire obiettivi specifici, ad esempio ridurre i costi aziendali complessivi del 5%, concentrarsi sull'efficienza per una singola sede o esaminare solo le funzioni eseguite in una business unit. Gli obiettivi non hanno bisogno di dettagli tremendi. Con l'aumentare della tua esperienza di outsourcing, le definizioni cambieranno.

Partecipazione

È necessario che i partecipanti di molte aree di competenza forniscano input al piano, per verificare le ipotesi e fornire un giudizio esperto. Quando passi da un piano generale a progetti specifici, ripeterai questo processo e creerai sottogruppi con conoscenze ancora più specifiche.

Identificazione

Ora che hai obiettivi ed esperti per identificare e interpretare le informazioni, è il momento di identificare progetti specifici per il tuo programma di outsourcing. Ogni azienda sviluppa criteri diversi ed è guidata dalla cultura tanto quanto dall'analisi finanziaria o operativa, ma ci sono criteri comuni da considerare:

• Decisioni precedenti: Probabilmente la vostra azienda ha preso decisioni precedenti sull'uso di non dipendenti, come lavoratori temporanei o contratti di servizio. Lavora con Procurement e il tuo PMO (Project Management Office) per i dettagli. Guarda come hanno affrontato i problemi di questo elenco e compilare le lezioni apprese.
• competenza: Stai svolgendo funzioni o producendo prodotti senza sufficiente esperienza o hai problemi nel mantenere i manager? La direzione attuale ha un piano per affrontare questi problemi? In caso contrario, questo potrebbe essere un buon progetto di outsourcing.

• Qualità: Anche se una funzione ha persone con le giuste competenze e manager esperti, potresti non ottenere il livello di servizio che ti serve. Il gestore conduce sondaggi con i clienti? Cosa dicono i clienti di prodotti o servizi? Un divario nella qualità o una mancanza di interesse nel servizio clienti è un'altra bandiera per l'outsourcing.
• Costo: Un servizio di altissima qualità non è necessariamente un buon valore. Come si confrontano i costi con i concorrenti? La funzione produce report mensili: costi unitari, costi operativi, trend dei costi pluriennali? Se questa funzione non è in grado di produrre questi report, un servizio in outsourcing potrebbe fornire maggiore trasparenza nelle operazioni.

• Scala: Quando esaminate la vostra intera azienda, farete molte scoperte inaspettate. Rimanere concentrato! Un grande progetto è un candidato migliore per l'outsourcing rispetto a una serie di progetti più piccoli. Quel singolo grande progetto richiederà molto meno risorse amministrative e gestionali. Mantieni un elenco completo, ma seleziona solo i candidati che hanno un grande impatto nella tua prima ondata di progetti.
• Sicurezza: Ora hai una buona idea di potenziali progetti. È ora di filtrarli in base agli standard di sicurezza. La sicurezza è un argomento complesso e controverso. Standard diversi si applicano a diversi settori e alcune aziende sono più attente alla sicurezza rispetto ai loro concorrenti. Comprendere gli standard interni e di settore e limitare di conseguenza i progetti di outsourcing. Includere le questioni legali, IT, sicurezza aziendale, conformità (se applicabile) e eventuali dipartimenti "a rischio" nelle discussioni.

• Definizione delle priorità: Ogni articolo sopra (e forse altre caratteristiche) deve essere valutato, e quindi a ciascun progetto dovrebbe essere assegnato un totale "valore di esternalizzazione". Indubbiamente, ci sarà molto dibattito su quali sono le caratteristiche più importanti, se i loro punteggi sono accurati e se altre caratteristiche dovrebbero essere considerate. Non essere sorpreso se questo processo dura per mesi o addirittura anni.
• Comunicazione: Nel momento in cui hai privilegiato i potenziali progetti, hai tenuto molti incontri e parlato con molte persone. Aspettati che queste discussioni siano informazioni pubbliche nei dipartimenti che hai scelto come outsourcing. Presuma sempre che queste discussioni arriveranno alla tua popolazione di dipendenti, spesso in tempo reale. Le comunicazioni aziendali attentamente ponderate devono essere preparate e pronte. Non lasciare mai che le voci diventino una fonte d'informazione migliore dei fatti.

Esecuzione

Alla fine di questo processo, avrai il tuo piano di outsourcing iniziale. Ci sono molti altri passaggi quando si esegue questo piano: conferma dei dati, creazione di sottocomitati per progetti specifici, identificazione di fornitori, esecuzione di progetti pilota, assegnazione di contratti e così via. Tuttavia, lo sviluppo del piano ti offre i primi e più importanti passaggi.