Politica di accesso ai file del personale e collegamenti agli esempi

Tutti i dipartimenti delle risorse umane tengono ampi registri. La legge richiede che le risorse umane mantengano molti di loro per determinati periodi di tempo. I dipendenti sanno bene che questi documenti esistono (e alcuni hanno l'impressione che il file li segua da una società all'altra, il che non è vero).

Poiché i dipendenti sanno che questi record esistono, vorranno vederli di volta in volta per vedere cosa contiene il file.

Al momento di decidere come fornire ai dipendenti (e agli ex dipendenti) tenere presente le leggi applicabili alla tua attività. Molti stati hanno leggi che richiedono a un'azienda di rendere specifiche parti del file disponibili per i dipendenti attuali e precedenti. Rivolgersi al proprio consulente per il lavoro per assicurarsi che la propria politica sia conforme a tutte le leggi.

La legge federale, ad esempio, richiede che le registrazioni relative all'Americans with Disabilities Act siano tenute separate dalle registrazioni del personale. Se la tua azienda è soggetta a HIPAA, assicurati che anche la tua documentazione medica sia conforme a tale requisito.

Potresti avere un buon margine di manovra in ciò che permetti ai dipendenti di vedere nel loro file. Tuttavia, tieni presente che anche se si stabilisce che un dipendente non può avere accesso a determinate informazioni, come i controlli di riferimento, nel caso di un'azione legale tali informazioni sono rilevabili.

Pertanto, istruisci il tuo staff a registrare le cose in modo accurato e seguire sempre la legge. I registri dei dipendenti non sono il posto giusto per scherzi o commenti burocratici. Questi non vanno molto d'accordo in un tribunale.

Come regola generale, avere un gatekeeper per i record garantisce che le procedure siano seguite e coerenti. Non si vuole un manager delle risorse umane che consenta alle persone di riportare i propri documenti alle proprie scrivanie mentre un altro rifiuta l'accesso.

Richiedere a tutti di passare attraverso un'unica fonte aiuta a mantenere le cose coerenti e legali. Le leggi riguardanti i registri e la conservazione e l'accesso ai record sono difficili. Assicurati di rimanere aggiornato.

La politica sottostante è un buon inizio per la tua attività, ma tieni presente che le leggi statali e locali potrebbero variare.

Esempio di politica di accesso ai record dei dipendenti

Tutti i dipendenti, ex dipendenti e rappresentanti dei dipendenti possono visualizzare determinati contenuti del proprio file personale con un preavviso al personale delle risorse umane. Possono essere visualizzati documenti relativi alle qualifiche del dipendente per il noleggio come l'applicazione, la promozione, l'azione disciplinare e il trasferimento. Inoltre, il dipendente può esaminare i moduli di firma delle polizze e i record di addestramento.

I documenti che il dipendente non è autorizzato a includere comprendono riferimenti o verifiche di riferimento, registrazioni di qualsiasi indagine intrapresa dalla direzione, documentazione medica, documenti relativi a un procedimento giudiziario, qualsiasi documento che possa violare la riservatezza di un altro dipendente e documenti utilizzati per la pianificazione dei dipendenti.

Procedura

Un dipendente che desidera esaminare i contenuti consentiti del proprio file personale deve contattare le Risorse umane con un preavviso di 24 ore (esclusi i fine settimana). Ex dipendenti, o persone sconosciute al personale delle Risorse umane, devono presentare un documento di identità e / o una prova di permesso per accedere al file personale.

I dipendenti devono rivedere i file del personale in presenza di una persona dello staff delle risorse umane.

I dipendenti non possono rimuovere dall'ufficio alcuna parte del file del personale.

Il dipendente può richiedere fotocopie del file o parti del file. All'interno della ragione, la persona dello staff delle Risorse Umane fornirà fotocopie. Per la copia estesa, il dipendente dovrà pagare le fotocopie.

Se il dipendente non è soddisfatto di un documento nel proprio fascicolo personale, in presenza della persona dello staff delle risorse umane, il dipendente può scrivere una spiegazione o chiarimento e allegarlo al documento contestato. In nessuna circostanza lo staff delle risorse umane o il dipendente modificheranno il documento effettivo.

Il dipendente può anche chiedere di rimuovere un documento dal file personale. Se la persona dello staff delle risorse umane è d'accordo, il documento può essere rimosso. Se la persona dello staff delle Risorse Umane non è d'accordo, la questione può essere impugnata secondo le modalità previste dalla Politica aziendale sulla porta aperta.

Si spera che tu abbia trovato questa politica utile mentre sviluppi la tua politica di accesso ai file personali per la tua organizzazione. Si prega di personalizzare la politica per soddisfare le esigenze e la cultura della vostra organizzazione.