Come scrivere una lettera di riferimento

È importante sapere come scrivere una lettera di riferimento perché quasi a tutti viene chiesto di fornire un riferimento durante la loro carriera. Che si tratti di un dipendente, di un amico o di qualcuno con cui hai lavorato, è importante essere preparati a scrivere una lettera di raccomandazione efficace.

Leggi di seguito per suggerimenti su come scrivere una lettera di referenza, nonché quali materiali chiedere al candidato, e quando dire di no (e come dire di no) a scrivere una lettera per qualcuno.

Lettere di riferimento o lettere di raccomandazione

Una lettera di riferimento, nota anche come lettera di raccomandazione, è una lettera che parla dell'esperienza lavorativa, delle capacità, delle competenze, delle qualità personali e / o delle prestazioni accademiche di qualcuno. È scritto da un ex datore di lavoro, collega, cliente, insegnante o qualcun altro che può parlare positivamente di quella persona.

Quando hai bisogno di lettere di riferimento

Hai bisogno di lettere di referenza, in genere circa tre di loro, quando si applica a lavori, stage, posizioni di volontariato, scuole e programmi di scuola di specializzazione. Una lettera di referenza è un'approvazione positiva delle tue abilità e attributi, scritta da qualcuno che ha familiarità con il tuo lavoro, il tuo personaggio e le tue realizzazioni.

La lettera di riferimento spiega perché il lettore dovrebbe selezionare te e ciò che ti qualifica per l'opportunità che stai richiedendo. Le lettere possono essere richieste dall'organizzazione che sta valutando l'individuo per l'impiego o l'accettazione presso un'istituzione, oppure possono essere offerte dal candidato in cerca di lavoro o dal richiedente.

Cosa è incluso in una lettera di riferimento

Una lettera di referenza è un'approvazione positiva delle tue capacità e attributi. Spiega perché il lettore dovrebbe selezionare te e ciò che ti qualifica per l'opportunità che stai richiedendo.

UNlettera di referenza professionale di solito è scritto da un supervisore, un collega, un cliente, un insegnante o un professore che conosce bene i tuoi risultati in un ambiente di lavoro. In genere include una descrizione della tua posizione e responsabilità, la durata del tuo tempo in azienda e le tue abilità, qualifiche e contributi all'organizzazione.

Un personaggio olettera di riferimento personale può essere scritto da un amico di famiglia, un mentore o un vicino che può attestare i tratti che ti renderebbero un buon candidato per la posizione che stai cercando. Spiega come lo scrittore ti conosce e discute i tuoi attributi personali come si applicherebbero in un contesto lavorativo.

Cosa fare prima di scrivere una lettera di referenza

Pensa prima di dire "Sì".Prima di accettare di scrivere la lettera, assicurati di poter scrivere una lettera di referenza positiva per questa persona. Se non conosci bene la persona o non pensi di poter parlare molto delle capacità o delle abilità della persona, va bene rifiutare la richiesta di una raccomandazione.

È meglio dire di no a scrivere una raccomandazione piuttosto che scrivere un riferimento negativo per la persona.

Si può essere vaghi quando si rifiuta la richiesta, semplicemente dicendo "Non credo che sarei la persona migliore per scrivere una raccomandazione". Se possibile, suggerire qualcun altro potrebbe chiedere.

Richiesta di informazioni. È una buona idea chiedere alla persona una copia del proprio CV o curriculum, anche se li conosci da molto tempo. Possono avere nuovi accreditamenti o risultati e si desidera fornire quante più informazioni possibili. Questo ti aiuterà anche a darti delle linee guida da usare quando componi la lettera.

Se la lettera di riferimento è per un'opportunità di lavoro specifica, richiedi anche una copia della posizione di lavoro. Allo stesso modo, se la lettera di riferimento è per una scuola o un programma specifico, chiedere alcune informazioni sulla scuola. Più informazioni hai, più facile sarà scrivere la lettera.

Ottieni tutti i dettagli.Insieme a chiedere informazioni sul candidato, ottenere tutte le informazioni necessarie su come inviare la lettera. Chiedere a chi si dovrebbe inviare la lettera, al momento della scadenza, e in che formato deve essere la lettera. Chiedete anche se ci sono particolari che la scuola o il datore di lavoro vogliono che includiate nella vostra lettera.

Cosa includere in una lettera di riferimento

A meno che il candidato non ti dia un modulo su cui scrivere la tua raccomandazione, dovresti scrivere il riferimento come lettera formale. Una lettera di referenza dovrebbe iniziare sia con voi sia con le informazioni di contatto del datore di lavoro (nome, indirizzo, numero di telefono, e-mail) seguita dalla data. Se si tratta di un'e-mail anziché di una lettera vera e propria, includere le informazioni di contatto alla fine della lettera, dopo la firma.

Informazioni di contatto e saluto:Se stai scrivendo la lettera a un comitato individuale o di assunzione, includi le loro informazioni di contatto nella parte superiore della lettera e nel tuo saluto. Se stai scrivendo una lettera generale, potresti scrivere a "Chi può interessare" o semplicemente iniziare la tua lettera con il primo paragrafo.

Saluto: Inizia la tua lettera con "Gentile Signor / Signor Cognome." Se non conosci il cognome del datore di lavoro, scrivi semplicemente "Caro responsabile delle assunzioni". Se il candidato fa domanda per un programma accademico, puoi scrivere "Caro comitato di ammissione".

Introduzione: Spiega la tua relazione con la persona per cui stai scrivendo la lettera. Puoi includere per quanto tempo hai conosciuto la persona. Quindi spiega perché stai scrivendo la lettera. Assicurati di includere il nome dell'azienda, lavoro, scuola o opportunità per cui la persona sta facendo domanda. Ad esempio: "Sono stato il supervisore di James Smith presso la XYZ Company negli ultimi cinque anni e sono lieto di raccomandarlo per la posizione di capo contabile presso la ABC Company.

Panoramica del corpo:Nel corpo della lettera, includere informazioni specifiche sulle caratteristiche personali del candidato (creatività, pazienza, fiducia, ecc.), Abilità specifiche (eccellenti capacità comunicative, capacità organizzative, ecc.). Essere il più specifici possibile.

Primo paragrafo: Il primo paragrafo della lettera di riferimento spiega la tua connessione alla persona che stai raccomandando, incluso il modo in cui le conosci e perché sei qualificato per scrivere una lettera di riferimento per raccomandare un impiego o una scuola di specializzazione. Menziona la relazione (personale o professionale) che hai con la persona che stai raccomandando.

Secondo Paragrafo (e Terzo e Quarto)

I paragrafi centrali della lettera di riferimento contengono informazioni sulla persona di cui si sta scrivendo, incluso il motivo per cui sono qualificati e cosa possono contribuire. Se necessario, utilizzare più di un paragrafo per fornire dettagli. Sii specifico e condividi esempi del perché questa persona è un candidato qualificato. Se puoi, riferisci casi specifici in cui osservi la persona che usa con successo le abilità richieste per la posizione.

Cerca di descrivere qualità e abilità relative al lavoro, alla scuola o all'opportunità specifici. Ad esempio, se la persona sta facendo domanda per un posto di lavoro come manager, concentrati sulle capacità di leadership e comunicazione della persona.

Chiusura della lettera

Nel paragrafo conclusivo, offri di fornire maggiori informazioni e includi le tue informazioni di contatto (telefono ed e-mail) in modo che tu sia disponibile a dare una raccomandazione verbale, o rispondere ad ulteriori domande se necessario. Potresti anche reiterare che raccomandi questa persona "con tutto il cuore" o "senza riserva".

Firma: Termina la lettera con la tua firma, scritta a mano, seguita dal tuo nome digitato. Se si tratta di un'e-mail, è sufficiente includere il nome digitato, seguito dalle informazioni di contatto.

Lunghezza, formato e carattere della lettera di raccomandazione

Prima di iniziare a scrivere la lettera: Chiedi al candidato di inviarti il ​​suo curriculum, trascrizione, curriculum vitae o qualsiasi altro materiale che possa aiutarti a descrivere accuratamente la persona. Si può anche chiedere una descrizione della posizione per la quale si sta applicando e informazioni sulla società. Più informazioni hai, più facile sarà scrivere una raccomandazione forte.

Lunghezza: Una lettera di raccomandazione dovrebbe essere più di uno o due paragrafi; una lettera breve suggerisce che o non conosci bene la persona o non la approvi completamente. Tuttavia, si desidera mantenere la lettera concisa e concentrarsi su alcuni punti chiave, quindi evitare di scrivere più di una pagina. Tre o quattro paragrafi che spiegano come si conosce la persona e perché si consiglia di loro è una lunghezza appropriata.

Formato: Una lettera di raccomandazione dovrebbe essere interlinea singola con uno spazio tra ogni paragrafo. Usa circa 1 "di margini per la parte superiore, inferiore, sinistra e destra della pagina e allinea il testo a sinistra (l'allineamento per la maggior parte dei documenti).

Font: Utilizzare un carattere tradizionale come Times New Roman, Arial o Calibri. La dimensione del carattere deve essere compresa tra 10 e 12 punti, quindi è facile da leggere. La regolazione della dimensione del carattere è un buon modo per mantenere la tua lettera su una singola pagina.

Modificare:Assicurati di leggere la tua lettera prima di inviarla. Puoi chiedere a qualcun altro di modificare la lettera, ma nascondere il nome del candidato per preservare la sua privacy.

Esempio di lettera di riferimento

È possibile utilizzare questo esempio di lettera di riferimento come modello. Scarica il modello (compatibile con Google Documenti e Word online) o leggi la versione di testo di seguito.

Scarica il modello di Word

Esempio di lettera di riferimento (versione testo)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 settembre 2018

Jim Lee

Risorse umane

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Caro signor Lee, Sono entusiasta di raccomandare Sarah Jones per la posizione di direttore marketing digitale presso Sabre Marketing & PR. Come direttore marketing di A & B Media, ho avuto il piacere di lavorare come supervisore di Sarah quando è stata assunta qui come collaboratrice di marketing. Responsabile, puntuale ed estremamente brillante, Sarah è stata tra i migliori talenti di A & B Media, e approvo assolutamente la sua qualifica e il suo bagaglio di competenze.

Sono rimasto impressionato dalla conoscenza che ha portato al tavolo e dalla sua dedizione nel rimanere al passo con le ultime novità sul campo. Sarah combina una forte capacità di analisi con una forte intuizione, e ho sempre saputo di poter contare su di lei per rispettare le scadenze e superare le nostre aspettative. Durante i due anni trascorsi con noi, ha ottenuto numerosi successi, dall'aumento del coinvolgimento dei social media del 20%, all'abbassamento del 10% del tasso di rimbalzo del nostro sito Web, all'aumento del ROI sulle campagne digitali del 15%.

Mentre l'acume professionale di Sarah era immensamente prezioso per A & B Media, era anche una meravigliosa giocatrice. Ottimista, coinvolgente e di facile comprensione, Sarah è stata una vera gioia avere in ufficio e ha promosso molte relazioni positive all'interno del nostro dipartimento e in tutta l'azienda.

Detto questo, sono molto fiducioso nella mia raccomandazione e credo che Sarah sarebbe un'ottima scelta per Sabre Marketing & PR. Se desideri parlare ulteriormente della mia esperienza lavorativa con Sarah, scrivimi a [email protected] o chiamami al 555-555-5555.

Cordiali saluti, Melissa Bradley

Direttore marketing, A & B Media

Formattare la tua lettera

Se stai spedendo la lettera a un datore di lavoro oa una scuola, assicurati di seguire il corretto formato di lettera commerciale. Questo include l'elenco delle informazioni di contatto, la data e le informazioni di contatto per la persona che riceve la lettera (in genere, il responsabile delle assunzioni) nella parte superiore della lettera. Includere anche la tua firma manoscritta in fondo a una lettera fisica.

Tuttavia, se invii via email questa lettera, non è necessario includere alcuna informazione di contatto o la data nella parte superiore della lettera. Invece, elencare le informazioni di contatto dopo la firma e-mail. Assicurati anche di avere una riga chiara e concisa che elenchi il nome del candidato, il lavoro per il quale stanno facendo domanda (se applicabile) e lo scopo della tua lettera. Ad esempio, una riga dell'oggetto potrebbe contenere: "Raccomandazione per Nome Cognome - Lavoro per le risorse umane".

Utilizzare un modello di lettera di riferimento

Se non sei sicuro di cosa scrivere, usa un modello di lettera di riferimento e personalizzalo per includere le tue informazioni. Un modello è un modo utile per vedere come formattare la tua lettera e cosa includere nella lettera.

È inoltre possibile visualizzare più lettere di riferimento di esempio per idee su cosa includere nella propria lettera. Tuttavia, ricorda di cambiare la lettera in modo che si applichi alla persona specifica per la quale stai scrivendo la lettera.