Come guidare un progetto quando non sei il capo della squadra

Tornato a scuola, il progetto di gruppo non è stato sempre un'esperienza positiva. Inevitabilmente, in ciascun gruppo, alcuni hanno lavorato più duramente di altri, mentre altri non si sono mai presentati. Di conseguenza, potrebbe essere frustrante se sei uno dei membri del team che trasporta la maggior parte del carico.

È leggermente diverso nel mondo degli affari dal momento che ogni progetto ha un project manager e questa persona può distribuire conseguenze reali se i membri del team non completano i loro compiti. Anche se il project manager non ha autorità disciplinare sulla propria squadra, qualsiasi prestazione scadente da parte di un membro può tornare al proprio capo e riflettere negativamente sulla propria carriera.

È probabile che il project manager non possa scegliere i membri del team per il progetto e non avrà l'autorità per rimuovere un membro a causa delle scarse prestazioni. Come gestisci un progetto quando i membri del tuo team non ti segnalano?

Ecco sei suggerimenti su come condurre un progetto quando i membri del team non ti segnalano.

Chiarisci i tuoi limiti con il capo

Prima ancora di avere la tua prima riunione della squadra, siediti con la persona che ti ha assegnato a questo progetto e parla delle aspettative del management. Questo è il più semplice, naturalmente, se tu e tutti i membri del team fate rapporto nella stessa persona, ma anche se non lo farete, vorrete avere questa conversazione.

Queste sono domande che vorresti porre:

• Hai il potere di rimuovere e sostituire le persone nel team se non stanno lavorando?
• Questo progetto ha la priorità su altri progetti? Altrimenti, dove si colloca il tuo progetto nella gerarchia. In altre parole, puoi dire ai membri del tuo team che devono smettere di fare un progetto diverso per rispettare una scadenza?
• In caso di problemi con le prestazioni dei membri del team, il capo con potere disciplinare ti riaccenderà, o sei considerato equivalente ai membri del team?
• Se non lo hai già fatto, chiedi quali sono gli obiettivi per il progetto e i tempi previsti per il completamento.

Se hai stabilito i tuoi limiti prima dell'inizio del progetto, saprai quanto puoi andare lontano e cosa puoi chiedere ai membri del tuo team. Un capo che dice "questo progetto è la massima priorità" ma non ti sosterrà su questo, è lo stesso che il capo dice "questa non è la priorità assoluta".

Tuttavia, ottenere il consenso del tuo capo sul fatto che il progetto sia una priorità assoluta può aiutarti a influenzare i membri del club a lavorare il più duramente possibile. E non aver paura di essere diretto con il tuo capo menzionando che vuoi conoscere il livello di importanza del progetto in modo da poter comunicare quel messaggio alla squadra. Dovrai comunicare che tutti hanno lo stesso obiettivo, per far sì che il progetto sia completato correttamente e in tempo.

Inoltre, puoi seguire il tuo capo via e-mail chiedendo di confermare che il progetto è una priorità assoluta. Una volta ricevuta la conferma via e-mail, è possibile inoltrare l'e-mail al team, se necessario.

È importante ricordare che i membri del team possono avere altre responsabilità oltre al progetto. Di conseguenza, potrebbero non considerare il progetto come una priorità per loro all'inizio, ma non necessariamente perché non gli interessa o cercano di evitare di lavorare. È probabile che abbiano semplicemente altri compiti e responsabilità che devono essere completati quotidianamente. Ciò è particolarmente vero quando si lavora con colleghi di diversi dipartimenti.

Parlare con il tuo capo per chiarire l'importanza del progetto, gli obiettivi e la tempistica e comunicare tempestivamente tali informazioni con il team può contribuire a rendere il processo più fluido e meno stressante.

Parlate con il vostro team prima di effettuare le assegnazioni

Quando hai un team inter-organizzativo, è facile creare incarichi. Jane dal marketing gestirà le attività di marketing. Karen dalla finanza gestirà i finanziari. Ma anche quando le responsabilità sono chiare, parla prima con i membri del tuo team.

Potresti scoprire che sia Karen che Jane hanno chiesto di far parte di questa squadra per saperne di più su altre aree dell'azienda, quindi quando le assegni alle loro aree di competenza, possono diventare frustrate.

Questa conversazione è fondamentale per avere un ottimo rapporto di squadra.Anche se sei responsabile per il risultato finale del progetto, non otterrai grandi risultati senza i membri del team che sono a bordo. In breve, potenzia i membri del tuo team chiedendo il loro contributo e le loro preoccupazioni. Quando il progetto è completo e un successo, l'intera squadra può sentirsi orgogliosa sapendo che ognuno di loro ha avuto un ruolo attivo nel suo successo.

Doppio controllo con il capo

Se, dopo aver parlato con i membri del tuo team, stabilisci che l'unico modo per svolgere questo compito è dare incarichi che una o più persone troveranno spiacevoli, parlare con il tuo capo prima di effettuare i compiti.

Perché? Desiderate assicurarvi di avere il backup di cui avete bisogno e di non aver trascurato un'opzione che renderà i compiti più soddisfacenti per i membri del team.

Prenditi almeno un compito difficile

Tutti possono sapere che sei stato scelto per guidare questa squadra a causa della tua esperienza di successo, ma è anche importante rimboccarsi le maniche e entrare nel mix di cose.

Affrontare qualcosa di difficile o spiacevole invia il messaggio che sei parte della squadra e che ti importa dei tuoi compagni di squadra. Assegnando i compiti spiacevoli manda il messaggio che pensi di essere migliore dei tuoi compagni di squadra.

Questo non significa che devi fare tutti i compiti schifosi. Ma assicurati che siano equamente divisi tra i membri del team. Ciò che è spiacevole varia da squadra a squadra, ma ogni progetto ha qualcosa che nessuno vuole fare. Spesso ci sono numerosi compiti che tutti vorrebbero evitare. Assicurati che siano divisi equamente e tu prendi la tua parte.

Dare un feedback rapido

Ricorda che il feedback è più che dire "ottimo lavoro" o "cattivo lavoro" è "è stato un ottimo lavoro perché …" e "non è andato così bene perché …" Senza le frasi "perché" nessuno impara. E finché stai cercando di dare feedback, assicurati di accettare il feedback dei membri del tuo team.

Ancora una volta, li stai dando loro il potere di fare un ottimo lavoro e ricordare loro che il loro successo è il tuo successo e che ci sei dentro tutti insieme. Fornendo feedback e insegnando loro come fare un compito, specialmente se hai più esperienza, creerai un ambiente di lavoro positivo.

Mantieni tutti informati

In qualità di leader del team, segnalerai i progressi ai dirigenti e ai dirigenti senior della tua organizzazione. Assicurati di portare le informazioni da quelle riunioni alla tua squadra. Inoltre, fai sapere al tuo gruppo cosa stai per dire in questi incontri.

Inoltre, dare credito a tutti, specialmente quando sono coinvolte le lodi. Il progetto sta andando bene perché sei favoloso? Beh, certo, ma non dirlo. Dì che il progetto sta andando bene perché la squadra è favolosa. Tutti sapranno che fai parte del team.

Ma cosa succede se il progetto sta andando orribilmente? Condividi la colpa? Sì, ma solo in privato. Vai ai membri del team individualmente e lavora per aiutarli a cambiare direzione o contributo. Se ciò non funziona, vai dal tuo capo e affronta i problemi.

Se hai il potere di rimuovere le persone dal team, ora è il momento di farlo, ma se non lo fai, puoi parlare con la persona che lo fa. Ma qualunque cosa tu faccia, non iniziare a spettegolare o lamentarsi dei membri del tuo team. Distruggerà il loro morale e renderà tutto peggio.

Ricorda che un progetto di team guidato con successo può migliorare la tua carriera, migliorare la tua reputazione professionale e rendere il tuo lavoro visibile nella tua organizzazione. Il risultato potrebbe essere assegnazioni aggiuntive o una promozione.

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Suzanne Lucas è una scrittrice freelance che ha trascorso 10 anni in risorse umane aziendali, dove ha assunto, licenziato, gestito i numeri e ricontrollato con gli avvocati.