L'importanza della documentazione nelle risorse umane

La documentazione è la registrazione scritta e conservata degli eventi di lavoro. Questi registri sono costituiti da elementi governativi e obbligatori per legge, documenti richiesti dalla politica e dalla prassi aziendale, documenti suggeriti dalle migliori prassi in materia di risorse umane e registrazioni di registri formali e informali su eventi occupazionali.

Documentazione su un record di occupazione

Il registro di documentazione di un dipendente è un resoconto scritto delle sue azioni, discussioni, incidenti di coaching delle prestazioni, violazioni delle norme, azioni disciplinari, contributi positivi, ricompensa e riconoscimento, indagini, mancato raggiungimento di obiettivi e requisiti, valutazione delle prestazioni e altro.

Il mantenimento di questi record consente al datore di lavoro e al dipendente di conservare una cronologia scritta degli avvenimenti e delle discussioni che si sono verificati intorno a un evento specifico. La documentazione del rapporto di lavoro fornisce una registrazione scritta che potrebbe essere necessaria per supportare azioni quali la promozione dei dipendenti, l'aumento dei salari dei dipendenti e l'azione disciplinare, compresa la cessazione del rapporto di lavoro.

La documentazione sui dipendenti, quando necessario, è generalmente positiva e negativa. È reale, non giudicante. Descrive gli eventi nel momento in cui si verificano, non in base alle opinioni e ai pensieri dell'osservatore sull'evento. La documentazione descrive anche le azioni che sono state intraprese in casi importanti come il riconoscimento formale dei dipendenti o l'adozione di provvedimenti disciplinari.

Ricorda, è necessario creare la documentazione il più vicino possibile al momento in cui si verifica l'incidente, in modo che i registri siano tempestivi, dettagliati e accurati.

In un procedimento legale, la documentazione relativa alle prestazioni passate di un dipendente è spesso fondamentale per il risultato che il datore di lavoro ha vissuto durante l'evento. L'obiettivo è quello di fornire un'immagine chiara delle prestazioni del dipendente senza focalizzarsi esclusivamente sugli eventi negativi.

Tipi di documentazione

Le politiche, le procedure, il manuale del dipendente e i piani di sviluppo delle prestazioni sono anche forme di documentazione che registrano il comportamento previsto dei dipendenti e i requisiti sul posto di lavoro per mantenere un posto di lavoro ordinato e equo in cui i dipendenti sanno che cosa ci si aspetta da loro.

I registri sono anche le dichiarazioni scritte degli accusati, degli accusatori e dei testimoni di eventi sul luogo di lavoro ostili che riguardano comportamenti scorretti dei dipendenti come le molestie sessuali.

Questa documentazione include anche i documenti permanenti come la domanda di lavoro firmata, i riferimenti di lavoro scritti, i materiali di domanda come curriculum e lettere di accompagnamento e i controlli di background. Mantenuto da parte del file del personale dipendente, vengono mantenute anche altre pratiche burocratiche come il modulo I-9 (che verifica l'idoneità del dipendente a lavorare negli Stati Uniti), così come le cartelle cliniche, i record FMLA e così via.

La documentazione può anche essere informale come nel resoconto di un manager delle sue discussioni con un dipendente nel corso di un anno. È importante che i manager mantengano questa documentazione su tutti i membri dello staff che redige il report. Nessun dipendente dovrebbe essere individuato a causa delle prestazioni. Questo potrebbe essere interpretato come discriminazione in un secondo momento.

La documentazione può essere formale e conservata nel file personale del dipendente. I dipendenti devono firmare questa documentazione per riconoscere di aver ricevuto una copia e aver esaminato il contenuto nella sua interezza. Nota: la firma non significa accordo con le dichiarazioni nella documentazione.

Uso della documentazione

Si consiglia inoltre la documentazione degli incidenti critici, sia positivi che negativi, in modo che i manager abbiano una registrazione delle prestazioni dei dipendenti per un periodo di tempo.

Le organizzazioni possono utilizzare la documentazione che mantengono in altri modi. Questi possono includere le procedure, le istruzioni di lavoro e le istruzioni del software per nominarne alcuni, ma per gli scopi della funzione risorse umane, questi sono gli usi comuni della documentazione. La prossima sezione delinea le istruzioni su come documentare in modo appropriato.

Esempi di documentazione delle prestazioni

La documentazione sulla performance di un dipendente ti consentirà di disciplinare, terminare o promuovere, premiare e riconoscere i dipendenti in modo imparziale. Senza documentazione, creare un caso per una qualsiasi di queste azioni è difficile e potenzialmente rischioso per il datore di lavoro.

Il datore di lavoro deve evitare qualsiasi potenziale accusa sul trattamento discriminatorio dei dipendenti. A parte tutti gli aspetti legali, i buoni datori di lavoro vogliono creare un ambiente di lavoro che sia equo, coerente e di supporto agli obiettivi dei dipendenti e ai piani di carriera.

Questo ambiente è supportato dalla documentazione professionale del manager sulla performance dei dipendenti, sia per il comportamento ludico che per le azioni che necessitano di correzione o miglioramento. Come documentare questi è stato discusso in precedenza in dettaglio. Le seguenti situazioni forniscono ulteriori esempi di documentazione appropriata.

Documentare il ritardo e l'assenteismo

Sbagliato:

Mark di solito è in ritardo per lavoro. Mark manca troppo lavoro.

Destra:

1 aprile: Mark chiama in malattia e ha saltato otto ore di lavoro.

4 aprile: Mark è arrivato al lavoro alle 10 di mattina, con due ore di ritardo rispetto all'orario di inizio previsto.

6 aprile: Mark ha programmato un appuntamento con un medico e poi è rimasto a casa per installare un nuovo forno.

12 aprile: Mark chiama in malattia e ha saltato otto ore di lavoro.

Documentare le prestazioni

Sbagliato:

Mary è inaffidabile. Non fa quasi mai ciò che si è impegnata a fare.

Destra:

2 maggio: Mary ha promesso che la prima bozza della proposta di prodotto sarebbe disponibile per la revisione alla riunione settimanale di oggi. Mary non ha prodotto una bozza di documento come previsto. Disse che era stata troppo occupata e le persone di cui aveva bisogno l'aiuto non le erano tornate indietro.

Manager ha risposto: che aiuto avevi bisogno? Informazione? Chi non ti ha restituito e che cosa hai bisogno da loro?

Carl e Michael avevano bisogno di aggiornare Mary sui loro progressi.

Cosa ti sta rendendo così impegnato da non aver avuto il tempo di seguire il tuo impegno? Fa troppi impegni con un numero limitato di ore per soddisfarli.

Cosa posso fare per aiutarti?

Quando renderà disponibile la bozza del documento per la revisione?

Questi esempi forniscono una panoramica di come appare la documentazione efficace rispetto alla documentazione scritta in modo errato. Segui questo consiglio per documentare in modo efficace e legale le politiche, le prestazioni e gli eventi sul posto di lavoro.

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