Piano di comunicazione dei benefici per i dipendenti aziendali

Secondo gli studi di ADP, uno dei principali fornitori di servizi di gestione delle risorse umane e dei salari, l'80% dei responsabili delle risorse umane ritiene importante che i dipendenti comprendano le loro opzioni di benefit complete. Sfortunatamente, stimano che solo il 60 percento dei dipendenti lo fa. Ciò indica una rottura tra le aspettative dei leader delle risorse umane e la realtà che molti dipendenti non capiscono il valore dei benefici sponsorizzati dal datore di lavoro.

I tuoi dipendenti sanno quali sono i vantaggi della tua azienda? Lo comunichi ai dipendenti esistenti o è qualcosa che vedono solo durante il reclutamento e l'inserimento? Avete un piano di comunicazione dei benefici per tenerli aggiornati in modo che non vengano attirati dai concorrenti?

Modifica di una varietà di vantaggi per i dipendenti

I datori di lavoro spendono una grande quantità di tempo e denaro per assicurarsi che i loro dipendenti abbiano i migliori benefici possibili. È tutto parte del fare in modo che i dipendenti siano felici e in salute per essere produttivi al lavoro. Sulla base della ricerca più recente, le organizzazioni negli Stati Uniti spendono circa $ 0,43 per ogni dollaro di stipendi solo per i benefici per i dipendenti, inclusi assicurazione sanitaria, dentistica, visione e prescrizione, assicurazione sulla vita, fondi pensione, opzioni su azioni, assenze retribuite e dipendenti programmi di assistenza.

Queste cifre non prendono nemmeno in considerazione i molti altri vantaggi e benefici che le aziende investono per migliorare il luogo di lavoro, come programmazione flessibile, programmi di sconti aziendali e abbigliamento da lavoro occasionale. E i benefici continuano ad aumentare. In una speciale edizione di 20 anni del suo rapporto di ricerca sui benefici per i dipendenti, pubblicato nel 2016, la Society for Human Resources Management ha rilasciato Rapporto di ricerca sui benefici per i dipendenti 2016, ha osservato che, rispetto agli anni '90, i datori di lavoro stanno offrendo un pacchetto di benefit molto più ricco ai dipendenti rispetto al passato, come risultato del tentativo di aumentare i tassi di ritenzione e migliorare gli sforzi di reclutamento in un mercato competitivo.

Comunicazione dei vantaggi per i dipendenti

Il problema è che le aziende non stanno facendo abbastanza per comunicare il valore dei loro programmi in modo che i dipendenti ne siano a conoscenza o comprendano le loro opzioni. Troppe aziende spesso limitano i loro sforzi di comunicazione a momenti specifici, come durante il reclutamento, l'inserimento a bordo o periodi di iscrizione aperti.

La buona notizia è che nel mondo attuale, guidato dalla tecnologia, ci sono molti modi per comunicare i benefici dei dipendenti con la tua forza lavoro. È importante notare che ogni datore di lavoro vorrà valutare come i dipendenti preferiscono essere informati e quindi sviluppare piani per attingere a queste risorse quando creano comunicazioni. Continuate a leggere per imparare alcuni dei diversi modi in cui i datori di lavoro condividono le informazioni sul piano di benefit con i dipendenti.

Materiali stampati

Dalle singole pagine stampate alle campagne di marketing su vasta scala, molte aziende si rivolgono alla documentazione scritta e stampata per condividere le informazioni sui benefici dei gruppi di dipendenti. Questo può essere molto efficace perché le informazioni possono essere rapidamente divulgate a tutti i dipendenti in qualsiasi momento dell'anno. Anche le comunicazioni di marketing possono essere potenziate durante le ore di punta, come l'iscrizione aperta e l'elaborazione degli ordini dei dipendenti. Inoltre, la documentazione scritta e stampata delle informazioni sui benefici può essere modificata man mano che i piani di benefit cambiano.

È importante notare che tutta la documentazione scritta dovrebbe includere l'accesso a una spiegazione dettagliata dei benefici fornita dagli amministratori del piano. Creare una serie di documenti di benefici stampati per i dipendenti che includono programmi di frequenza e importi di copertura e un insieme separato di documenti che sono progettati per fornire informazioni di beneficio di base ai candidati prima che vengano assunti per l'impiego. Se il tuo luogo di lavoro è multiculturale, potresti anche voler creare una serie di documenti tradotti in altre lingue per facilitare la comunicazione dei benefici a tutti i dipendenti.

Riunioni informative

Sia che vengano gestiti in modo informale o tramite sessioni formali facilitate dagli amministratori del piano di benefit, le riunioni di benefit possono essere un modo efficace per ottenere rapidamente le informazioni sul piano e le risposte alle domande. Stabilisci una politica che tutti i nuovi assunti abbiano la possibilità di parlare con un amministratore del piano di benefit prima di selezionare eventuali benefici per il prossimo anno.

L'amministratore dei benefit in loco può anche essere disponibile per pianificare riunioni con i dipendenti se hanno domande specifiche su come utilizzare i loro benefici. Questo può essere particolarmente importante se ci sono problemi di reclamo. Durante l'iscrizione aperta, assicurati che il tuo team amministrativo del piano sia anche disponibile per condurre colloqui per evidenziare aggiornamenti importanti del piano di benefit e incoraggiare più dipendenti a partecipare alle offerte di gruppo.

Metodi di comunicazione digitale

Ora viviamo in un mondo in cui la comunicazione digitale è diventata la norma. La comunicazione digitale include e-mail, messaggi di testo, messaggistica istantanea, app mobili e altro ancora. Considera come puoi ottenere informazioni sui benefici ai tuoi dipendenti su base regolare per ricordare loro tutti i vantaggi che hanno a loro disposizione.

Ad esempio, durante la prima parte dell'anno, molti dei tuoi dipendenti penseranno a stare in forma, a perdere peso o a sviluppare altre abitudini più sane. Utilizzare questa volta come un'opportunità per condividere informazioni sul programma benessere aziendale o su come l'azienda si impegna ad aiutare i dipendenti a smettere di fumare. Durante i mesi estivi, quando le attività all'aperto aumentano e i bambini non vanno a scuola, potresti voler fornire informazioni su come stare al sicuro sotto il sole e benefici familiari.

Una buona regola generale quando si utilizza la comunicazione digitale è quella di mantenere i messaggi brevi e concreti.

Vantaggi aziendali Portali e siti Web

I sondaggi di ADP indicano che nove su dieci grandi aziende e sette su dieci aziende di medie dimensioni dispongono di un portale dei benefici basato sul web per l'hosting di informazioni e risorse sui benefici per i dipendenti. Questo è un modo sicuro per i datori di lavoro di condividere importanti informazioni e istruzioni per l'iscrizione ai piani di benefit. I siti Web di benefici devono essere crittografati al livello più alto possibile e progettati con un processo single-sign-on per proteggere le informazioni sulla salute personale e altri dati, bloccati dietro le credenziali dell'utente.

Sfruttare al meglio un portale web per la comunicazione di benefici può includere:

• Impostazione di un sistema semplice per l'accesso al portale online e tramite dispositivi mobili
• Aggiunta di contenuti di valore che si riferiscono ai benefici e agli obiettivi di benessere dei dipendenti
• Fornire un numero di contatto centrale in cui i dipendenti possono ricevere assistenza dal vivo
• Condivisione di aggiornamenti e documenti del piano che è possibile scaricare su richiesta
• Collegamento del sito Web dei vantaggi all'intranet aziendale
• Garantire che il sito Web sia conforme a 508 in modo che tutti i dipendenti abbiano accesso
• Includi contenuti facili da tradurre in altre lingue
• Aggiunta di un glossario sulla terminologia dei benefit di base e una libreria di argomenti relativi ai benefici

Comunicazioni di rete sociale

Il social networking può anche essere un modo molto efficace per comunicare i benefici dei dipendenti. Molti dipendenti ritengono che questo sia un modo amichevole di trattare con le risorse umane. Ogni azienda dovrebbe avere accesso alla propria pagina aziendale o almeno crearne una allo scopo di comunicare aggiornamenti importanti, incluse informazioni sui piani di benefit.

Seleziona da una delle principali reti di social media come Facebook o Twitter per consentire la massima quantità di opzioni di condivisione e di contenuti. Assegnare un amministratore dei vantaggi e un membro del team di marketing a collaborare per creare messaggi di benefici che incoraggino la partecipazione ai piani di gruppo. Condividi consigli sulla salute e benessere, consigli sulla responsabilità finanziaria e aggiornamenti sui periodi di iscrizione. Includere storie di successo e immagini dei dipendenti che soddisfano i loro obiettivi di benessere.

Dichiarazioni di risarcimento totali

Al fine di avere un impatto maggiore quando si comunicano i benefici, si consiglia che la propria azienda invii almeno una dichiarazione annuale del compenso totale a tutti i dipendenti. Questo è un documento che è organizzato per stipendio, benefici e altri vantaggi che l'azienda offre ai dipendenti. È un documento scritto che mostra in bianco e nero quanto l'azienda investe in ogni dipendente.

Come evidenziato dalla ricerca, molti dipendenti non si rendono conto di quanto il posto di lavoro li benefici in modo che una dichiarazione di risarcimento totale possa creare un dialogo significativo tra te e i dipendenti.Se non sei sicuro di come creare un premio totale o una dichiarazione di compensazione, collabora con un fornitore di terze parti per organizzare tutti i tuoi dati in un unico documento centrale. Fornire una copia per posta ordinaria della dichiarazione di compensazione totale e una copia digitale che è possibile inviare per posta elettronica ai dipendenti.

Best practice aggiuntive

Quando si preparano i materiali, evitare il gergo. In effetti, non dare per scontato che i dipendenti comprendano anche la terminologia dei benefici di base. Quando comunichi con i tuoi dipendenti, mantieni le cose semplici e in termini comprensibili. Se ci sono concetti complessi che necessitano di ulteriori spiegazioni, utilizzare il proprio portale Web per creare un glossario terminologico che è possibile esaminare quando necessario.

È importante pianificare il prima possibile prima dei periodi di punta dell'iscrizione, al fine di aumentare le possibilità che i dipendenti comprendano i loro benefici. Usa una varietà di mezzi perché ogni generazione e cultura assorbono le informazioni in modo diverso.

Chiedete supporto al vostro amministratore del piano di benefit quando raccolgono materiali aggiuntivi, inclusi materiali di marketing e documenti di riepilogo del piano. Sii creativo e mantieni i benefici per i dipendenti amichevoli. Avrai più successo nel trasferire il valore dei benefici ai tuoi dipendenti in modo che possano trarre vantaggio da questi vantaggi di impiego.